Pourquoi la fonction de consolidation est souvent externalisée dans les groupes de moyenne taille ?

Pour un Daf de groupe, le recrutement puis la fidélisation d'un consolideur sont des objectifs délicats à atteindre tant cette profession vit dans le plein emploi depuis son émergence. Par ailleurs, la consolidation des comptes étant, par essence, ponctuelle dans l'année, le coût significatif d'un consolideur est difficile à optimiser pour un groupe de petite ou moyenne taille.

Par ailleurs, la réalisation d'une consolidation nécessite des expertises connexes à celles du consolideur dont le groupe ne dispose pas forcément non plus :

• modélisation financière lors d'acquisitions ;
• techniques d'évaluation pour vérifier la réalité de la valeur comptable des actifs et des passifs ou apprécier la valeur d'engagements à long terme pris par le groupe ;
• connaissances fiscales, juridiques et comptables lors d'opérations complexes au sein du groupe ;
• maîtrise des normes comptables, notamment si le groupe a adopté les IFRS.

L'externalisation est ainsi une solution pour un Daf de s'assurer de la disponibilité pérenne de l'expertise nécessaire à la réalisation des comptes consolidés.

Se pose toutefois la question de la maitrise des données consolidées en cas d'externalisation. La modularité de l'externalisation, l'utilisation d'outils de visualisation des donnée et la rapidité de mise en place sont des éléments de réponse à ce risque.

La modularité de l'externalisation et les outils de visualisation des données

La crainte de ne plus maitriser ses données financières en interne est un élément de réflexion en cas de recours à l'externalisation. Cette crainte est parfois alimentée par les Commissaires Aux Comptes qui peuvent évoquer de façon légitime, notamment pour les groupes cotés, le risque d'une dilution de la responsabilité de l'établissement des comptes.

Il est donc nécessaire de clarifier le rôle que souhaite conserver le groupe dans l'établissement des comptes consolidés.

En effet, un processus de consolidation n'est pas monolithique : il peut se décomposer en plusieurs parties qui peuvent être externalisées ou confiées aux ressources internes en fonction de leurs complexités, des compétences des uns et des autres et du souhait de maîtrise et d'appropriation des données de consolidation par la direction financière.

L'exemple ci-dessous de décomposition d'un processus de consolidation et de ventilation des travaux montre l'imbrication possibles entre les ressources internes et externes tout au long de ce processus :

Par ailleurs, l'absence de maîtrise du système de consolidation par l'équipe de direction financière, parfois évoqué comme un écueil à l'appropriation de ses données, n'est aujourd'hui plus une difficulté. En effet, les outils de data visualisation actuels utilisés par les fonctions financières permettent de mettre à disposition du directeur financier, du directeur comptable, des contrôleurs de gestion ou des contrôleurs financiers, l'information de consolidation sans que ces populations soient des utilisateurs des systèmes de consolidation.

La direction financière peut néanmoins toujours craindre de se retrouver " pieds et poings liés " avec un prestataire disposant de l'expertise qu'elle ne détient plus en interne.

La facilité de mise en place et de réversibilité

Si un groupe étudie l'opportunité d'externaliser sa consolidation, une attention particulière, lors du choix du prestataire, doit être apportée sur la facilité de mise en place de l'externalisation et surtout, sur l'existence réelle de scenario de réinternalisation ou de changement de prestataire. Ainsi, l'utilisation de systèmes de consolidation propriétaires de certains cabinets de consolidation peut être une alerte pour un Daf à ne pas se retrouver captif de la solution.

Le recours de plus en plus fréquent aux logiciels réputés, disponibles en mode SaaS, ainsi que la démocratisation des espaces collaboratifs de partage de données offrent aujourd'hui une bonne garantie de disposer de ses données et rendent facile la mise en oeuvre d'une externalisation, mais également, la mise en oeuvre d'une réinternalisation.

Les exemples ne sont pas rares, de groupes de moyenne taille qui, au cours de la décennie passée, ont alterné les périodes d'internalisation et d'externalisation au gré, par exemple, du départ d'un consolideur unique, de l'arrivée d'un Directeur comptable ancien consolideur ou encore de l'évolution du consolideur interne à un autre poste dans le groupe.

Il est à noter que le passage par une période d'externalisation permet souvent au groupe de se doter d'outils méthodologiques qui simplifient et sécurisent le processus de consolidation, facilitant d'autant plus la réinternalisation de la consolidation auprès de ressources internes moins expertes mais guidées par un processus très abouti.

L'essentiel sera donc, pour un Daf, de collaborer avec un prestataire agile à se réadapter à ses besoins et à l'évolution des ressources dont il dispose en interne.

La plateforme de consolidation

La modularité possible d'une externalisation et la facilité, dans l'environnement technologique actuel, à installer une externalisation, à la faire évoluer ou à en sortir, ainsi qu'à partager les données de consolidation ont fortement atténué la frontière entre le renfort des services internes et l'externalisation.

Ainsi, un Daf souhaitant optimiser la fonction consolidation de son groupe recherchera, plutôt qu'une externalisation, la mise à disposition d'une plateforme de consolidation modulable, sur laquelle il viendra s'appuyer en fonction des besoins de son groupe tout en maitrisant la durée de cette solution externe.

Pour en savoir plus

Vincent Houlès accompagne les directions financières depuis plus de 25 ans sur leurs problématiques de consolidation. Fort de son expérience, il a oeuvré dans le développement de la plateforme de consolidation du cabinet BM&A, riche de 50 consolideurs et de 15 ans d'investissements dans les outils et les processus. Cette équipe est reconnue comme l'une des leaders dans le domaine de la consolidation.