L'IA dans la paie : un gain de temps, de fiabilité... et de marge

L'intelligence artificielle dans le monde des ressources humaines et de la paie ne se résume plus à des chatbots. Alors que les discours foisonnent sur ses promesses, la réalité du terrain démontre qu'elle est encore largement sous utilisée.

Si 61 % des décideurs RH sont persuadés que l'IA aura un impact positif sur leur métier dans les cinq prochaines années, seulement 38% l'utilisent aujourd'hui ⁽¹⁾. Ce paradoxe révèle un manque de compréhension et de prise de conscience sur ce que l'IA peut réellement apporter, et appelle à un changement immédiat.

Un potentiel qui ne demande qu'à s'exprimer

La vraie force de l'IA réside dans sa capacité à traiter et interpréter des volumes massifs de données, un enjeu justement central dans le domaine de la paie, où législations et obligations évoluent sans cesse. Il est temps d'élargir le champ d'action et de répondre à des cas d'usage plus complexes : conformité réglementaire, détection proactive d'erreurs de paie, automatisation de tâches, etc. Bien utilisée, l'IA peut devenir un véritable copilote, en temps réel et partout dans le monde.

Malheureusement, la plupart des systèmes de paie n'exploitent pas encore l'IA de façon optimale. Pourtant, on imagine aisément les bénéfices qu'elle pourrait apporter, à l'entreprise comme aux employés. Prenons deux exemples courants que les gestionnaires de paie reconnaîtront.

1/ Écarts brut-net (Gross-to-Net, G2N)

Chaque mois, les écarts entre le brut et le net sont assez courants. Ils s'expliquent par des remboursements de frais, des primes ou commissions, des modifications d'avantages sociaux, ou encore suite à un changement de taux de change. Des écarts plus importants encore peuvent apparaître soudainement selon les pays et leur droit du travail.

C'est au gestionnaire de paie d'analyser ces écarts et si besoin, de les expliquer aux collaborateurs qui s'interrogent. Cette tâche, chronophage et de faible valeur, peut désormais être assurée par l'IA. Des modèles entraînés peuvent identifier et expliquer les raisons d'un changement sur un bulletin de paie, quel qu'en soit le facteur. Ainsi, l'entreprise est capable de fournir aux salariés les éléments détaillés de chaque variation, pour un reporting clair et précis, et éviter toute confusion.

2/ Gestion des notes de frais

Les frais professionnels sont souvent une source de frustration pour les gestionnaires de paie comme pour les salariés, surtout dans une entreprise internationale où les règles varient selon les pays.

Dans ce cas, l'IA peut jouer le rôle d'un assistant automatisé, réduire les erreurs et les risques de non-conformité. Elle est capable d'analyser les reçus et factures, vérifier leur conformité, et les comparer aux historiques de soumissions pour éviter doublons ou fraudes.

Du côté salarié, l'IA alerte lorsqu'une note de frais est irrecevable ou dépasse le plafond journalier autorisé. Elle peut même en expliquer les raisons et répondre aux questions du salarié.

Demain, les agents conversationnels seront intégrés partout dans les outils RH. Il ne s'agira plus d'accéder à un espace dédié, mais de poser directement et naturellement une question. « Quelle est la politique de congé parental en Espagne ? » ou « À quoi correspond cette déduction sur ma fiche de paie ? ». L'IA offrira un dialogue fluide, immédiat, personnalisé.

Cette transformation est essentielle car la paie demeure l'un des plus importants postes de dépense d'une entreprise. Mieux la gérer grâce aux capacités de l'IA, c'est non seulement réduire son coût mais aussi réduire les erreurs, sécuriser la conformité, accélérer les prises de décision, et offrir une meilleure expérience aux collaborateurs. C'est un levier de performance globale.

À condition de sortir d'une vision gadget de l'IA pour en faire un véritable outil métier. Un outil conçu pour résoudre les vrais problèmes rencontrés chaque jour par les professionnels de la paie et des ressources humaines.

(1) Etude YouGov et Deel, 2024