Managers et DRH : 7 étapes clés pour préparer au mieux les entretiens annuels

Un moment-clé pour faire le bilan

Même si l'entretien annuel d'évaluation n'est pas obligatoire selon le Code du travail, en pratique, 40 % des salariés en bénéficient (IFOP, chiffres 2023). En revanche, certaines conventions collectives d'entreprises prévoient d'organiser des entretiens annuels pour l'ensemble des salariés.

Ces entretiens annuels sont une occasion non seulement de faire le bilan de l'année écoulée et d'évaluer les performances d'un salarié voire d'évoquer des perspectives d'évolution ou de formation, mais également d'aligner les objectifs individuels avec ceux de l'entreprise et de renforcer l'engagement des salariés, enjeu stratégique ces derniers mois avec le phénomène de « quiet quitting » (démission silencieuse) qui prospère.

Directeur des Ressources Humaines, managers voici sept étapes clés qui vous aideront à vous préparer au mieux pour aborder sereinement cette période d'évaluation et faire de cet exercice un véritable succès. Une préparation rigoureuse, associée à une culture de feedback continu, transforme les entretiens annuels en un outil stratégique au service de la réussite collective.

1. Définir un cadre clair et structuré

Avant tout, le DRH doit s'assurer que les managers disposent d'un cadre clair pour mener les entretiens.
Cela peut être :

- un guide méthodologique expliquant les étapes de l'entretien
- des outils standardisés comme des formulaires d'évaluation et des grilles d'objectifs
- une communication claire des objectifs des entretiens : évaluation, développement, planification de carrière, etc.

2. Former les managers à la conduite des entretiens

Dans l'idéal, les responsables hiérarchiques doivent être bien formés à cet exercice. Cela suppose :

-une formation sur les techniques d'écoute active, de communication et de gestion des conflits
- la sensibilisation à l'importance de l'impartialité et de l'objectivité dans l'évaluation
- des sessions pratiques ou des jeux de rôle pour simuler des entretiens pour les managers qui en auraient besoin.

3. Centraliser les données nécessaires

L'entretien annuel doit être un moment d'échanger sur les données concrètes reflétant la réalité du travail du salarié. Afin de se prémunir de discussions trop subjectives, le DRH doit veiller à ce que les managers disposent :

- des indicateurs de performance de l'année écoulée
- des feedbacks collectés au cours de l'année (collègues, clients, partenaires)
- des objectifs fixés lors du précédent entretien

4. Instaurer une approche participative

Afin d'instaurer un dialogue constructif, le DRH peut demander aux collaborateurs de réfléchir à certains points :

- Préparer un bilan personnel de leur année
- Identifier leurs points de satisfaction, leurs difficultés et leurs aspirations
- Proposer des idées pour leur développement professionnel

5. Fixer des objectifs clairs et motivants

Plus le manager sera clair sur les objectifs attendus pour l'année prochaine, plus les chances d'adhésion avec le salarié seront de mises. Le DRH doit donc veiller à ce que les objectifs présentés soient :

-SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels
-Alignés avec la stratégie globale de l'entreprise
-Établis en concertation avec le salarié pour renforcer son adhésion

6. Intégrer un volet développement et formation

Au-delà de l'aspect purement performance, l'entretien doit être l'occasion de discuter de l'évolution du salarié. Le DRH doit encourager les managers à :

-Identifier les besoins en formation ou en développement de compétences
-Réfléchir aux perspectives d'évolution de carrière
-Mettre en place un plan d'action clair pour accompagner le salarié dans son développement

7. Assurer un suivi post-entretien

L'efficacité des entretiens annuels repose sur leur suivi. Le DRH doit mettre en place des mécanismes pour :
-Vérifier que les objectifs fixés sont bien suivis
-Évaluer régulièrement les progrès réalisés.
-S'assurer que les engagements pris lors des entretiens (formation, projets, mobilité) sont respectés.