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Savoir " prendre de la hauteur ", même sous pression

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Savoir ' prendre de la hauteur ', même sous pression

Le monde de l'entreprise est soumis à des exigences croissantes et la vitesse des échanges ne cesse de s'intensifier. Le chef de projet, souvent l'objet de pressions importantes pour la livraison de ses projets, doit être capable, à tout moment, de savoir où il en est pour piloter et communiquer.

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La pression en milieu professionnel existe à tous les niveaux hiérarchiques et s'exerce de façons très diverses. Chacun d'entre nous y réagit différemment, en fonction de sa personnalité, de son vécu et de bien d'autres facteurs. Se trouver des méthodes pratiques et concrètes pour assurer de toujours être à jour sur ses projets est essentiel, surtout lorsque le chef de projet en gère plusieurs. Découvrez 4 astuces pour s'assurer de prendre de la hauteur sur ses projets, même sous pression !

1. Multi-projets - Mettre en place un tableau de bord

Dans la gestion d'un ou plusieurs projets - certains chefs de projets sont amenés à gérer jusqu'à plus de cent projets à la fois -, la mise en place d'un tableau de bord est primordiale. Il permet de faire le point régulièrement sur l'ensemble des projets, d'avoir une vision globale du périmètre et assure au chef de projet d'avoir à tout moment les indicateurs clés pour sa communication interne.

Quel que soit l'outil (outil de rapport, Excel ou un outil de gestion de projet) utilisé selon le nombre de projets suivis et les outils mis à disposition par l'entreprise, son efficacité dépend de sa rapidité de mise à jour (pas plus d'une demi-heure par jour). Pour cet exercice, on oublie les courriels, les demandes Teams ou Skype en cours et le focus doit être entièrement dédié à la revue.

Les éléments clés d'un tableau de bord sont :

# Titres des projets

Tout projet doit avoir un titre. Ainsi clairement identifiable, cela vous facilitera la communication interne. Dans certaines entreprises, les projets portent des noms amusants, ce qui contribue par ailleurs à diffuser les valeurs de l'entreprise.

# Descriptif des projets

Fournissant plus de détails sur l'objectif, les outils utilisés ou encore les services impliqués, le descriptif permet d'avoir le résumé du projet à disposition.

# Date de démarrage et Date de fin prévue

Les préciser est incontournable pour allouer correctement les ressources, définir le planning de livraison et planifier les nouveaux projets arrivant en cours d'année.

# État d'avancement

C'est un champ qui peut se présenter soit de façon standard, par exemple à l'aide d'une liste prédéfinie (À démarrer, En cours, Stand-by, Finalisé), soit sous la forme d'un texte libre sur les actions lancées et les prochaines à mener.

2. Lister les menaces et admettre leur existence

Les menaces font partie de la vie des projets. Elles peuvent survenir sous différentes formes : une erreur dans le code d'un développement, un désaccord avec les objectifs d'un autre service, un retard de prise en charge par l'équipe informatique, une modification des priorités, un problème de ressources humaines... Elles constituent souvent une source de stress. Il est important de se dire que " cela arrive à tout le monde, c'est la vie de tout projet ".

Cependant il ne faut surtout pas les ignorer. Bien au contraire ! Chaque menace doit être identifiée, comprise et une solution proposée ou en cours de recherche. En effet, connaître les menaces et les lister (au format le plus pratique - Word, OneNote ou le tableau de bord précédemment établi) permet de se mettre dans un état mental de " recherche de solution ", d'oublier la panique et de faire travailler pratiquement et positivement le cerveau. Il ne reste plus qu'à identifier les pistes de résolution, sans jamais craindre d'aller à la pêche aux informations à la fin du brainstorming.

L'objectif de cette étape n'est pas de se décourager, mais d'en ressortir en ayant transformé lesmenaces en solutions / évolutions du projet qui deviennent un atout pour son avancement. Parallèlement, l'exercice permet d'identifier les tâches à déléguer et à lancer, ce qui est très positif !

3. Lister les avancées

Dans tout projet, la communication est essentielle. La motivation aussi est indispensable, surtout dans un environnement au rythme de travail intense, avec des délais serrés. Pour apporter à la réflexion une touche de positivité lors des réunions, chaque avancée de la période étudiée doit être identifiée.

Il va sans dire qu'il est primordial de toujours voir les points positifs de chaque projet afin de soutenir la passion et le dynamisme des cadences - pour le chef de projet comme pour les intervenants. Chaque avancée identifiée permet, d'une part, de relever les bonnes pratiques et, d'autre part, de motiver les équipes qui interviennent dans le projet.

Astuce :rester le plus objectif possible et mettre en valeur l'équipe avant tout pour maintenir la cohésion d'équipe, notamment en gestion transverse.

4. Récapituler les décisions à prendre

Naturellement, l'ensemble des exercices précédents permet de clore le " tour d'horizon " en précisant les mesures à prendre. Dans chaque projet, il y a des aléas, des situations nécessitant des décisions rapides, et il est toujours important de récapituler celles restant à traiter et/ou les éléments nécessaires pour les finaliser. Cette liste est notamment essentielle opérationnellement pour ne pas laisser certaines équipes du projet en stand-by.

Un ordre de priorité peut être administré si la décision ne peut être prise directement. Dans ce cas, il est fortement conseillé de bien noter les données à obtenir pour la finalisation de la prise de décision.

Pour un chef de projet, " prendre de la hauteur " est essentiel afin de lui permettre de piloter tout en adaptant de façon optimale la solution de ses projets à la stratégie de l'entreprise et à l'objectif donné. Certains le font au calme, d'autres au coeur de la frénésie quotidienne. À chacun de trouver le bon moment pour le faire. En réalisant cet exercice à la fréquence la mieux adaptée au rythme du projet, le chef de projet arrive à identifier les priorités, à traiter les problématiques qui se présentent et à garder une image globale de l'évolution de l'ensemble de ses projets, quelle que soit l'intensité de travail.

Pour en savoir plus

Camille Delcour : Consultante Experte en analyse des risques et gestion de la fraude, Camille Delcour est la fondatrice de Cybooster, société spécialisée dans le contrôle de gestion, l'audit et le contrôle interne pour les PME

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