FEC, ton univers Urssaf impitoyable

Loin est le temps où les documents papiers envahissaient, dans un flou artistique et désordonné, le bureau occupé temporairement par le contrôleur Urssaf dans l'entreprise.

Digital rime à présent avec contrôle de plus en plus efficace.

Et les croisements actuels de données facilitent d'autant plus les choses pour les contrôleurs Urssaf, lesquels peuvent désormais identifier de « mauvaises pratiques » auparavant quasi indétectables.

Les enjeux de la dématérialisation et le FEC

Limiter les risques des « régularisations » Urssaf, c'est aussi comprendre, et s'approprier, les effets de la dématérialisation.

Or, l'outil digital phare, le « super pouvoir » de l'administration pour opérer des contrôles optimisés se trouve être le Fichier des Ecritures Comptables (FEC).

Véritable mine d'informations, le FEC regroupe dans un document unique et informatisé le détail de toute la comptabilité de l'entreprise cotisante lors d'un exercice donné.

A défaut de conformité ou d'existence du FEC, la société encourt, sur le plan fiscal, une amende correspondant au montant maximum fixé entre un forfait de 5.000 € et une majoration de 10 % des redressements éventuellement notifiés par ailleurs.

L'URSSAF demande également communication de ce fichier incontournable en début de contrôle.

Les effets implacables du FEC dans le cadre des contrôles Urssaf

Quelle entreprise n'a encore jamais fait ou ne fera jamais l'objet d'un contrôle Urssaf ? Aucune !

Parmi les principaux motifs de régularisation, figurent en premier lieu, les rémunérations non soumises à cotisations sociales (et notamment les gratifications, frais non justifiés, indemnités des salariés, etc...)

Les enjeux financiers sont décuplés par l'exploitation du FEC par l'Urssaf.

A ce titre, l'utilisation des outils digitaux ressort clairement de la « convention d'objectif et de gestion » (COG) conclue entre l'Etat et l'ACOSS (devenue depuis Urssaf Caisse nationale), fixant les objectifs et moyens afférents.

Cette COG a confirmé ce virage numérique au titre de la période 2018-2022.

Il y est question de « développer de nouvelles méthodes d'investigation », d'effectuer auprès des contrôleurs une « Mise à disposition d'outils sur l'audit des systèmes d'information des entreprises » ...

Comme en matière fiscale, le contrôleur Urssaf utilise le FEC pour :

• Effectuer des rapprochements avec les déclarations ;
• Identifier les sujets à risques, qui n'apparaissent pas nécessairement sur les bulletins de salaire et/ou dans les DSN ;
• Orienter ses axes de contrôle et cibler ses demandes sur les masses financières les plus conséquentes.

Les règles du jeu digital dont peuvent se saisir les entreprises

Il est clair que les entreprises n'ont pas aujourd'hui conscience que ces changements digitaux sont déjà effectifs !

Il est donc indispensable de prendre conscience des risques accentués encourus, de s'approprier les rouages de ces nouvelles règles numériques et d'anticiper les fragilités dont pourrait se saisir les administrations.

Il s'agira notamment d'identifier, et de classer précautionneusement, les pièces justificatives propres à objectiver chaque situation où des cotisations sociales pourraient être sollicitées a posteriori.

C'est ainsi que l'exploitation fréquente du FEC par les entreprises, en lien avec une gestion structurelle en amélioration continue, est indispensable pour oeuvrer en amont sur les sujets susceptibles d'être la cible d'un redressement.

A tout le moins, il est important de faire analyser son FEC à des moments clés (arrêté fiscal, restructurations, changements d'ERP, changement de DRH, de DAF, de responsable paye...).

C'est seulement à cette condition que les sociétés pourront retrouver la maîtrise des informations numériques transmises, en dépit du fait que celles-ci sont de plus en plus volumineuses.

Pour en savoir plus

Elodie Moroy est avocat associé au département droit Social de Fidal, et responsable adjointe du pôle paye national. Elle intervient en tant que conseil en droit social, avec une spécialité droit de la paye (stratégies d'accompagnement de situations individuelles, collectives, restructurations, rémunération, durée du travail, contrôles URSSAF, régime social, audits).