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DossierLes outils pour bien gérer les documents et données

Publié par Morgane Coquais le

1 - La Ged s'étend à tous les services de l'entreprise

Longtemps associée à une simple numérisation de documents, la Ged s'inscrit aujourd'hui dans une démarche de mise à jour profonde du système d'information de l'entreprise. De nombreux gains existent... à condition de naviguer entre les écueils.

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Longtemps cantonnée à la numérisation et à l'automatisation de la saisie comptable des factures, la Ged s'applique aujourd'hui à l'ensemble du processus, de l'engagement de l'achat jusqu'au paiement, ou "Purchase to pay". Il s'agit donc d'une dématérialisation intégrant à la fois les flux fournisseurs et, dans une moindre mesure, les flux clients. En synthétisant ces data, l'objectif de la Ged est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, pour gérer leur cycle de vie, de leur création à leur éventuelle destruction.

De nombreuses raisons justifient le déploiement d'un projet Ged :

- un déménagement ;

- une mise à jour du système d'information, qui se traduit notamment par la dématérialisation des factures fournisseurs ;

- une volonté de partager plus efficacement les données entre les collaborateurs ;

- lorsque des documents sont amenés à être régulièrement consultés ou modifiés, notamment par des collaborateurs qui sont éloignés géographiquement ;

- la volonté de contrôler un flux grandissant de données, une option intéressante lorsque l'entreprise est en forte croissance.

En moyenne, une PME devra investir, en mode licence, entre 90 000 et 150 000 euros pour une centaine d'utilisateurs. Concernant les gains économiques, un projet Ged permet de réduire le coût de traitement des factures (de l'ordre de 40 à 50 %), des courriers entrants. Enfin, ce type de projet a un impact important en matière de relation client.

En raison de son fort impact sur l'organisation de l'entreprise, il est impératif de suivre des règles fondamentales. Primo, s'assurer de l'implication totale des utilisateurs en les intégrant au projet. Secundo, mettre en place des phases de testing. Par ailleurs, un projet Ged réclame la mise en place d'un socle référentiel commun à toutes les sources documentaires de l'entreprise et une réflexion sur la cartographie des flux et des stocks de documents à dématérialiser.

Enfin, concernant le mode d'hébergement et de facturation, les entreprises ont le choix entre l'acquisition d'une licence ou le mode locatif.

Vous pouvez consulter l'intégralité de l'article.

Cas pratique : Express Marée développe la Ged depuis dix ans

Société de transport spécialisée dans les produits de la mer, Express Marée est tombée dans la marmite GED en 2001, date à laquelle les photocopieurs ont été remplacés par des modèles laser Toshiba. L'entreprise en a alors profité pour s'équiper d'une solution GED estampillée Novaxel. " Nos premiers pas dans la GED se sont concrétisés par l'archivage automatique des factures générées par notre logiciel métier, qui sont ensuite reversées dans les dossiers clients ", souligne Stéphane Grignon, le directeur administratif et financier.
Séduite par cette première incursion, l'entreprise a, au fil des années, renforcé son programme de GED. À commencer par la dématérialisation des factures clients (signature et certification) en 2007, en passant par la numéri­sation et l'archivage des bons de transport en 2008, pour finir par l'archivage automatique des factures fournisseurs (grâce aux codes-barres type "QR Code") mis en place en 2011. " Sans oublier l'ensemble des documents liés aux ressources humaines (contrats de travail, bulletins de salaires, etc.) ", ajoute le Daf. Les gains sont multiples. D'une part, l'espace occupé par l'archivage physique s'est réduit. D'autre part, les managers ont insufflé une dynamique écologique à l'entreprise, avec la diminution de la consommation de papier et son recyclage. Enfin, le gain économique n'est pas négligeable puisqu'en 2005, il avait été chiffré à 60 000 € par an. En 2011, il est estimé à environ 100 000 €.

Pour aller plus loin, vous pouvez lire l'article suivant :

- 4 points-clés pour choisir le bon progiciel.

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