Les e-factures impactent peu le SI et beaucoup le BFR

Productivité accrue, simplicité d'usage, qualité de services... Les commentaires positifs ne manquent pas pour qualifier un projet de dématérialisation des factures. Dans le même temps, les offres provenant des éditeurs basées sur le cloud/SaaS se sont multipliées depuis deux ou trois ans, et ont permis de faciliter le déploiement des projets dans les systèmes d'information. En effet, le temps où les offres propriétaires des éditeurs "régnaient" sur les solutions métiers est désormais révolu. Ainsi, le paramétrage nécessaire aujourd'hui ne peut plus être considéré comme un obstacle à la mise en place d'un tel projet. Reste qu'il convient d'ajuster au mieux le mode de déploiement (externe, développement spécifique, etc.) pour que la solution de dématérialisation s'intègre en toute transparence avec le système d'information de l'entreprise.

Le déclic grâce au SaaS

En évitant aux entreprises d'investir dans des solutions progicielles coûteuses, l'offre hébergée proposée par les éditeurs (en mode SaaS ou en cloud) garantit un avantage décisif pour les responsables des projets. " Depuis deux ans, les projets de dématérialisation sur les factures se succèdent au sein des PME, surtout grâce aux offres de cloud qui ne demandent pas d'investissement, ni de matériels ou de logiciels spécifiques à maintenir dans l'entreprise ", précise Jean-Michel Bérard, président du directoire chez Esker. Cette absence d'investissement se trouve renforcée par un paiement au forfait ou au volume, c'est-à-dire en fonction des factures traitées numériquement. Avec, pour autre avantage, une adaptation en fonction des besoins. " Sur une durée de cinq ans, une solution déployée en cloud coûte quasiment deux fois moins cher qu'un déploiement opéré en interne ", constate Magali Michel, directeur business unit de Yooz, l'entité spécialisée sur le SaaS créée par Itesoft.

Réputé pour son déploiement rapide, le mode SaaS (comme le mode licence) d'un projet de dématérialisation de factures n'a que très peu d'impact sur le système d'information de l'entreprise, surtout lorsqu'il s'agit d'un projet sur les factures sortantes. " Sur ce type de documents, seule une opération de récupération des factures imprimées, pour être converties en version numérique, est nécessaire ", constate Olivier Faura, directeur marketing et développement à l'international chez Everial. En revanche, pour les factures fournisseurs, les responsables de projets devront prévoir des interfaces avec le SI pour injecter les factures reçues, afin qu'elles soient "reconnues" par le progiciel de dématérialisation. En outre, prévoir l'intégration avec les ERP existants de l'entreprise est indispensable, notamment dans l'hypothèse où l'ERP n'est pas standard (et donc propriétaire). " Il faut, dans ce cas, mettre en place des "passerelles" spécifiques pour interfacer la solution de dématérialisation avec l'outil de gestion interne ", précise Jean-Louis Sadokh, p-dg d'Azur Technology, éditeur de solutions de ­dématérialisation.

Solutions packagées, développement spécifique, ou open source ?

Avant d'intégrer le projet de dématérialisation à son SI, il faut avoir une idée précise du type de déploiement requis. Le choix s'articule, grosso modo, autour de trois pistes. La première consiste à partir sur du développement spécifique, en s'appuyant sur les ressources internes déjà présentes au sein de son service informatique. " L'avantage est, certes, d'avoir une solution de dématérialisation sur mesure et parfaitement adaptée à ses besoins, mais le coût de développement peut souvent être perçu comme prohibitif pour certaines PME ", souligne Corinne Brizard, chef de produits solutions dématérialisations chez Prologue.

Deuxième option : se diriger vers des solutions de type open source. Attrayant au premier abord, puisque le coût d'investissement est très faible, il est nécessaire, en revanche, d'avoir les bonnes compétences en interne pour déployer les logiciels... Ce qui peut s'avérer coûteux sur le long terme.

Enfin, un éditeur de solutions packagées représente souvent le choix le plus sûr et le moins difficile à mettre en oeuvre. " Un projet de dématérialisation est complexe par essence, car il y a plusieurs technologies embarquées pour pouvoir exploiter l'ensemble des process : la numérisation, la reconnaissance optique des caractères, la reconnaissance intelligence du contenu, l'archivage, le workflow, etc. ", explique Éric Moulin, directeur général de Xsignin.

Quel que soit le type de déploiement opéré, il convient de déterminer "si le jeu en vaut la chandelle". Autrement dit : le volume de factures à traiter numériquement est-il suffisant pour investir dans un projet de dématérialisation ? Selon les acteurs interrogés, en dessous de 1 000 à 1 500 factures par mois côté fournisseurs, et 500 à 800 factures par mois côté clients, l'intérêt financier est quasi nul.

Le BFR retrouve des couleurs

En matière de factures clients, s'équiper en solution dématérialisée sous-entend que le client possède également les outils ­nécessaires pour gérer le workflow. " Or, les entreprises fonctionnant avec des factures papier restent encore très nombreuses, voire majoritaires, et le flux numérique représente, dans ce cas, un canal supplémentaire et une contrainte pour l'entreprise non équipée ", confirme Olivier Faura. En outre, sur le plan fiscal, il convient de mettre en place une certification électronique adéquate : une signature électronique de facture doit s'appuyer sur un certificat numérique délivré par un prestataire de services de certification, qui atteste de l'identité de l'auteur du document.

En conséquence, les projets portant sur les factures clients se contentent souvent d'une situation hybride : une partie gérée en facture électronique, et l'autre moitié en version papier en attendant de rendre le processus homogène. Une problématique qui n'apparaît pas pour les projets dédiés aux factures fournisseurs, lesquelles représentent la grande majorité des projets de dématérialisation aujourd'hui.

Les avantages conférés par un programme de dématérialisation sont nombreux. Outre les gains substantiels sur les consommations de papier, d'encre, de trombones, d'agrafes, sur l'espace occupé, etc., la productivité est souvent mise en avant, entraînant, dans de nombreux cas, une division par deux de l'effectif des services concernés. Et si la nouvelle "visibilité" (partage plus rapide des documents, etc.) apportée est appréciable, ses conséquences économiques le sont plus encore : les risques de perte de factures ne sont plus qu'un lointain souvenir, le classement automatique apporté par la solution permet une recherche plus efficace et donc un gain de plusieurs jours sur les délais de paiement, entraînant une réduction du BFR. Selon l'ensemble des acteurs interrogés, il n'est pas rare de voir ainsi des PME gagner près de 100 000 euros en trésorerie sur une année. Un surplus de cash apprécié dans un contexte économique très incertain.