Facture électronique : quels impacts concrets sur les notes de frais ?
La généralisation progressive de la facturation électronique en France bouleverse les pratiques comptables des entreprises. Au-delà de la simple émission de factures, cette transition impacte directement la gestion des notes de frais en introduisant de nouvelles obligations.
Deux cas de figure selon l’émetteur de la facture
Lorsqu’un collaborateur engage une dépense professionnelle, deux situations se présentent selon que la facture est émise au nom de l’entreprise ou à celui du salarié :
1. Facture au nom de l’entreprise : une opération soumise à facturation électronique
Dans ce cas, la dépense est considérée comme une opération entre assujettis à la TVA. La facture doit donc comporter toutes les mentions légales obligatoires et transiter par un Portail de Dématérialisation Partenaire (PDP), conformément aux exigences de la réforme.
Le collaborateur peut toutefois avancer le paiement. Il sera alors remboursé sur la base de la facture électronique reçue. Ce fonctionnement crée un risque de doublon : l’entreprise peut, par erreur, rembourser à la fois le collaborateur (via la note de frais) et le fournisseur (via la facture transmise électroniquement). Une vigilance accrue dans le traitement des flux est donc indispensable.
2. Facture au nom du collaborateur : une opération hors champ de la facture électronique
Lorsque la facture est établie au nom du salarié, celui-ci est considéré comme un non-assujetti. Dans ce cas, l’opération échappe à la facturation électronique et relève du e-reporting, une autre modalité de transmission de données à l’administration fiscale.
Un exemple typique est celui des frais de restauration : une tolérance est prévue jusqu’à 150 € HT, permettant au restaurateur de facturer directement le salarié sans passer par la plateforme de facturation électronique.
Vers une gestion des NDF plus rigoureuse… mais plus complexe
La dématérialisation des factures améliore significativement la traçabilité et la transparence des dépenses. Elle permet également un meilleur contrôle interne, une réduction des erreurs et une simplification des audits.
Cependant, cette avancée technologique impose aux entreprises une révision de leurs processus internes, notamment pour éviter les doublons de paiement et assurer une bonne synchronisation entre les outils de gestion des NDF et les plateformes de facturation.
S’équiper d’un outil adapté devient essentiel
Face à cette complexité croissante, s’appuyer sur un logiciel de gestion des notes de frais devient un véritable levier d’efficacité. Ces outils permettent d’automatiser la collecte des justificatifs, de croiser les données entre factures électroniques et remboursements, et de s’assurer du respect des règles fiscales en vigueur. En centralisant les informations et en sécurisant les flux, ils réduisent les risques d’erreurs, tout en allégeant la charge administrative pour les collaborateurs comme pour les équipes comptables.
Conclusion
La réforme de la facture électronique ne se limite pas aux services comptables ou fournisseurs : elle touche aussi de manière directe les pratiques liées aux notes de frais. Pour en tirer pleinement profit, les entreprises devront adapter leurs outils, sensibiliser leurs collaborateurs et mettre en place des contrôles rigoureux, afin de concilier conformité réglementaire et efficacité opérationnelle.
