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Automatiser sans déraper : réussir l'intégration de l'archivage électronique
La digitalisation des processus financiers est un axe stratégique pour les directions administratives et financières. L'automatisation des flux, en particulier dans le cycle Invoice-to-Cash, répond aux exigences actuelles de conformité, d'efficacité opérationnelle et de maîtrise des risques. Dans ce contexte, l'archivage électronique devient un outil clé de pilotage et de sécurisation.
De la facturation à la traçabilité : les exigences du cycle Invoice-to-Cash
Le processus Invoice-to-Cash couvre l'ensemble de la chaîne allant de l'émission des factures à leur recouvrement. Dans un environnement où l'obligation de facturation électronique sera progressivement généralisée d'ici 2027, la mise en place d'une gestion documentaire conforme et efficace est une priorité.
Prévue initialement par l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, cette obligation a depuis été intégrée dans le Code général des impôts par la loi de finances rectificative de 2022, et précisée par plusieurs textes réglementaires (décrets et arrêtés d'octobre 2022, décret n°2024 266). Ces textes définissent notamment le rôle des plateformes de dématérialisation, les formats attendus et les délais d'application.
Les entreprises doivent produire des factures dans des formats structurés valides (Factur-X, UBL, CII), mais aussi assurer leur conservation dans un environnement qui garantisse l'intégrité, l'accessibilité et la valeur probante de ces documents. C'est ici que l'archivage électronique entre en jeu.
L'archivage électronique : bien plus qu'un dossier de sauvegarde
Un système d'archivage électronique (SAE), conforme aux normes de référence (NF Z42-013 / ISO 14641-1) et garantissant la valeur probante des documents, permet de structurer la conservation selon des critères de sécurité, d'intégrité et de traçabilité. Cet environnement constitue une protection contre les risques de contestation ou de litige et s'avère aussi très utile dans le cadre des audits financiers ou fiscaux.
L'archivage électronique permet également de fluidifier les interactions entre les différents systèmes d'information. Il facilite l'accès aux pièces justificatives dans les processus de validation, de contrôle ou de recouvrement. Il s'inscrit ainsi pleinement dans la stratégie de digitalisation de la direction financière.
Choisir et intégrer un SAE : une démarche transversale
La mise en place d'un SAE ne saurait se résumer à un choix technologique. Il s'agit d'une démarche de transformation transversale impliquant différents métiers : direction administrative et financière (DAF), direction des systèmes d'information (DSI), juristes, responsables qualité. Plusieurs critères doivent être analysés : la conformité légale (respect des décrets, RGPD, eIDAS...) ; l'interopérabilité avec les outils de facturation, ERP et solutions de recouvrement ; les coûts directs et indirects (TCO, ROI, exploitation et évolutivité) ; les modalités d'accès et de recherche (exigence d'audit et de contrôle).
La mise en oeuvre d'un SAE performant repose sur des principes fondamentaux, comme la gouvernance documentaire, la formation des utilisateurs et la définition d'une politique d'archivage claire. Ces leviers restent au coeur des bonnes pratiques observées sur le terrain.
Vers un pilotage financier renforcé
Intégrer l'archivage électronique dans un projet de transformation du cycle Invoice-to-Cash, c'est offrir à la direction financière une vision plus fiable, exhaustive et réactive des flux documentaires. Cela favorise une meilleure maîtrise des risques, réduit les délais de traitement et renforce la capacité à produire des indicateurs de performance exploitables.
La traçabilité complète des documents, la journalisation des accès et l'automatisation des durées de conservation contribuent à renforcer les contrôles internes, à faciliter les audits et à anticiper les échéances légales. Ce cadre structuré permet aussi de limiter les risques organisationnels (liés aux pertes de documents, aux doublons ou à la multiplicité des circuits informels), en instaurant des pratiques homogènes et conformes à la réglementation.
Loin d'être une fin en soi, l'archivage électronique dépasse sa fonction de stockage pour devenir un levier de performance.
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Par Eloise Cohen
5 min.Par Eloise Cohen
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