Notes de frais : comment clarifier les règles pour tous les salariés ?

Les notes de frais peuvent vite devenir un casse-tête pour les entreprises. Une bonne gestion passe par l'établissement d'une politique interne claire et solide. Une étape qui est parfois mise de côté. « De nombreuses entreprises n'ont pas de politique de dépense claire ou ne la mette pas à jour régulièrement », constate Kahina Belmiloud, directrice marketing produit chez SAP Concur. Résultat : il est difficile pour les collaborateurs de s'approprier la politique de dépense, dont les règles restent assez obscures. « Le document relatant la politique de dépense est souvent long et les règles peuvent être différentes selon le profil du collaborateur. Tout l'enjeu est de les rendre plus accessibles », souligne Kahina Belmiloud. En ce sens, il est conseillé d'éviter le jargon administratif et d'aller à l'essentiel. Les règles doivent être lisibles pour les salariés, qui doivent comprendre ce qui remboursé ou non et les plafonds.

Bien construire sa politique de dépense

De fait, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à structurer leur politique de dépenses pour en faciliter la compréhension. A l'instar de N2JSoft (entreprise spécialisée dans la gestion des dépenses professionnelles qui édite la plateforme N2F). « J'ai mis en place une politique de notes de frais fin 2023 car nous nous sommes aperçus que les règles n'étaient pas forcément claires pour les salariés et qu'il y avait beaucoup de questions », relate Virginie Duparay, responsable administrative et financière chez N2JSoft. Un an et demi après la mise en place de cette politique interne, le constat est positif pour la RAF. « La gestion des notes de frais est beaucoup plus sereine pour les collaborateurs mais aussi du côté de la comptabilité. Cela évite les tensions », explique-t-elle. Pour cela, la responsable a listé les catégories de dépenses les plus courantes et a fixé des barèmes. Il est aussi essentiel d'adapter les règles selon les profils des salariés. « Un commercial, qui se déplace fréquemment et amène régulièrement les clients au restaurant, n'aura pas les mêmes besoins en termes de dépense qu'une fonction plus sédentaire », note Virginie Duparay. Les entreprises doivent s'assurer que tous leurs salariés aient bien pris connaissance de la politique de dépense dès leur arrivée au sein de l'entreprise. Dans ce contexte, certains éditeurs offrent la possibilité de mettre en place un accusé de lecture. « Cela permet de vérifier si l'utilisateur a bien lu la procédure de notes de frais. La lecture de la politique de note de frais est d'ailleurs obligatoire au sein de notre entreprise, chaque nouveau collaborateur doit certifier l'avoir lu dans notre solution », explique Danielle Garrido-Moro, directrice Marketing chez Sages Informatique, entreprise qui édite la solution de dématérialisation et gestion électronique des documents Zeendoc.

Mettre à jour régulièrement

Une fois établie, la politique de dépense de l'entreprise doit vivre et prendre en compte l'évolution des besoins des salariés et de l'entreprise mais aussi de certaines réglementations. « Dans ce contexte, il peut être intéressant de réévaluer chaque année la politique de dépense, afin de vérifier qu'elle est toujours en adéquation avec les besoins actuels », indique Laurent Lassure, product marketing manager de Notilus, une solution de gestion des notes de frais et de mobilité éditée par Cegid. Par exemple, si de nombreux collaborateurs dépassent le montant maximum autorisé lors de déjeuners dans une zone géographique en particulier, il peut être opportun de relever le seuil de dépense dans cette localisation. « Cela permet d'éviter de créer de la frustration auprès des collaborateurs », souligne Laurent Lassure. Au-delà de rendre la politique de dépense plus compréhensible et adaptée aux besoins des salariés, il s'agit aussi d'un enjeu de conformité. Si une entreprise adopte une politique de dépense très souple, elle pourrait ne pas être en conformité avec les règles URSSAF. A l'inverse, si elle fixe des règles très strictes, cela pourrait avoir un impact négatif sur les utilisateurs. « Il est important d'assurer un équilibre entre expérience utilisateur et conformité », indique Kahina Belmiloud.

Des règles plus claires grâce à l'IA

Les nouvelles technologies tendent également à faciliter la compréhension des règles de dépense. A l'instar des chatbots, qui émergent dans les solutions de gestion des notes de frais. Basés sur l'intelligence artificielle générative, ces agents conversationnels sont capables de répondre de façon pertinente aux questions des collaborateurs sur la politique de dépense de l'entreprise. « Cela permet de retranscrire au collaborateur les informations dont il aura besoin, au bon moment. Le fait de traiter le sujet en amont permet d'éviter d'éventuels problèmes de remboursement et de gagner du temps », indique Laurent Lassure. Un salarié en déplacement pourra ainsi être épaulé en cas d'annulation d'un vol nécessitant de prendre un hôtel en dernière minute. « Il est aussi possible d'envoyer des notifications intelligentes en fonction des déplacements des salariés. Par exemple, si un collaborateur doit se rendre à San Francisco, il recevra instantanément des informations sur les dépenses qu'il sera autorisé à réaliser dans cette zone », explique Kahina Belmiloud. Grâce à ces outils intelligents, la gestion des notes de frais gagne en efficacité.