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Méthodologie

La boîte à outils du Management transversal
Chapitre VIII : Le manager transversal à distance

Fiche 06 : Le reporting réciproque

  • Retrouvez 8 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 1 déc. 2017
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La boîte à outils du Management transversal

8 chapitres / 58 fiches

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Construire un reporting attractif

En résumé

Dans un contexte transversal, le reporting consiste à consolider des informations dispersées et utiles pour le manager transversal, les contributeurs et le commanditaire.

L'outil Le reporting réciproque donne du sens aux actions dans un contexte de distance si l'échange respecte les étapes suivantes :

  • demander ;
  • recevoir ;
  • faire un retour.

Le manager transversal fait un retour à ses différents interlocuteurs pour leur indiquer à quoi servent les informations partagées et ainsi montrer l'utilité du reporting. ll valorise ses demandes en offrant une vision globale à ses différents interlocuteurs.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Aborder le reporting comme un échange.

Inciter les acteurs à reporter au manager transversal.

Faire un retour aux acteurs afin de leur montrer tous les bénéfices de cet échange.

Contexte

Le besoin de consolider rapidement des informations clefs comme des données chiffrées, des informations techniques ou des avis d'experts.

Le manager transversal est dans une relation interdépendante avec ses interlocuteurs ; il doit donc inciter son entourage à distance à collaborer en lui transmettent des informations nécessaires.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Faire une demande de reporting attractive.
  • S'assurer de la réciprocité du reporting.

Méthodologie et conseils

  • Faire une demande de reporting attractive

Le manager transversal a intérêt à se poser 4 questions clefs comme cet animateur de réseau qualité qui a en charge la capitalisation de bonnes pratiques qualité dans les différentes usines qui fabriquent les composants électroniques.

  • De quelles informations ai-je besoin ?

    La capitalisation de bonnes pratiques qualités ; les comparaisons des progrès entre les différents sites de production ; les progrès identifiés en matière de production.

  • Quelles sont les données prioritaires à partager ?

    Il s'agit de décider des informations les plus utiles non seulement pour lui mais aussi l'ensemble des membres du réseau.

  • Quels sont les outils de reporting les plus adaptés ?

    Un arbitrage doit être fait selon les critères de simplicité et d'efficacité : les tableaux de bords envoyés par mail, le portail intranet ?

  • Quelle fréquence de reporting ?

    L'animateur qualité a constaté au début de sa mission qu'il demandait trop d'informations à son réseau ; il a donc rationalisé ses demandes et réduit la fréquence des sollicitations.

    • S'assurer de la réciprocité du reporting

    Le reporting est un échange. La réciprocité fait partie intégrante du reporting pour le rendre attractif et utile. Trois réflexes à avoir :

  • Faire un retour rapide

    Faire un retour des informations utilisées afin de rendre tangible les contributions des différents acteurs ; ce responsable formation dans une compagnie d'assurance prend le temps de faire part rapidement des informations consolidées à tous les correspondants formations.

  • Montrer les bénéfices des reportings sur l'activité

    Le responsable formation communique sur les conséquences du reporting sur le plan de formation en indiquant la cohérence des informations consolidées et valorise ainsi les contributions.

  • Questionner les acteurs pour les valoriser

    Cela permet de continuer à faire vivre les échanges et indique à l'ensemble de acteurs qu'ils sont utiles pour faire avancer les projets.

  • Avantages
    • Dynamiser et rendre motivants les reportings en montrant l'utilité des informations échangées.
    Précautions à prendre
    • Repérer les besoins d'informations réciproques à échanger.
    • Trouver le mode opératoire le plus adapté dans un contexte de distances et de temps souvent asynchrone.
    • Valoriser ce qui a été produit.

    Jean-Pierre TESTA, Bertrand DEROULEDE

    Camille George,<br/>rédactrice en chef Camille George,
    rédactrice en chef

    La Lettre de la Rédac

    Chaque semaine, l'essentiel de l'actu