DossierGuide pratique de la DSN

2 - L'impact de la DSN sur l'entreprise

La mise en place de la DSN entraîne des contraintes à la fois techniques et pratiques pour les entreprises. Évolution du SI, des délais de signalement, information des salariés... Retour sur l'impact de cette réforme.

Un coût lié aux contraintes techniques

La mise en place de la DSN amène les entreprises à repenser leur SI. Deux possibilités s'offrent à elles: faire évoluer leur logiciel existant, ou bien en acheter un nouveau. Sachant que "les éditeurs de logiciels peuvent éprouver des difficultés à proposer des solutions dans la mesures où la réglementation et les normes techniques concernant la DSN évoluent régulièrement", précise Christophe Milhem, vice-président de l'Ordre des experts-comptables région Paris Île-de-France.

"Concernant le SI, il faut disposer des données adéquates et détaillées au niveau du salarié, et les transmettre via un flux global automatisé et sécurisé vers l'organisme collecteur, détaille Julie Herfort, manager-conseil banque-assurance chez Sopra-Steria, conseil en IT. Le SI doit également prendre en compte des flux retours des organismes de protection sociale (OPS)."Ainsi, la mise en oeuvre de la DSN occasionne une série de coûts (directs et indirects) pour l'entreprise. Avec de fortes variations en fonction de son profil.

"Personnellement, je suis incapable de vous donner une fourchette de coût, reconnaît Corinne Branger, consultante paie chez Francis Lefebvre formation. Pour l'entreprise, tout dépendra de son outil de paie actuel et de son état d'avancement en matière de dématérialisation."

"Les éditeurs ont beaucoup tardé à proposer des solutions car ils cherchaient comment porter la DSN dans leurs offres, constate Elisabeth Humbert-Bottin, directrice du GIP-MDS, organisme en charge de la modernisation des déclarations sociales. Les entreprises doivent situer leurs réelles attentes de fonctionnement sur la DSN qui est un élément qui se "branche" derrière la paie. Il est inutile d'avoir des gestions de flux dans tous les sens, ce qui est essentiel c'est la qualité des données de paie." Un conseil qui se heurte à une réalité: avec la DSN, les entreprises sont entièrement dépendantes des capacités d'adaptation des éditeurs de logiciels.

Une évolution des délais de signalement

Au delà de ces contraintes techniques, la DSN amène également quelques contraintes pratiques. La principale est le changement en matière de délais de transmission des signalements d'événements. En effet, en cas de licenciement, de rupture conventionnelle, de démission ou d'arrêt de travail ayant une conséquence financière pour le salarié, le signalement doit intervenir dans un délai maximal de cinq jours ouvrés.

Contrairement à ce qui a pu être dit, le délai court à compter de la survenance de l'événement et non du moment où l'employeur en est informé. "Sachant que le salarié dispose de 48 heures pour transmettre l'information, il ne reste plus que trois jours à l'employeur pour signaler l'événement, constate Nicolas Gallissot, responsable du département droit social chez infodoc-experts. Si l'entreprise passe par un cabinet comptable, cela peut prendre encore plus de temps."

Autre souci: en cas de fermeture annuelle de l'entreprise au mois d'août, comment respecter le délai de cinq jours si le signalement intervient juste avant ou pendant les congés ? "Les textes ne prévoient pas d'exception", précise Nicolas Gallissot.

Précisons que les signalements devront se faire aux mêmes échéances que la DSN mensuelle pour les arrêts de travail avec subrogation, les arrêts de travail sans retenue de salaire (sur le mois où l'arrêt a débuté), les fins de contrats de mission des salariés des entreprises de travail temporaires, des contrats des saisonniers et des contrats des CDD d'usage.

Données personnelles

Autre contrainte pratique liée à la mise en place de la déclaration sociale nominative: l'information des salariés. Obligatoire, celle-ci doit être claire, systématique et individuelle. "La DSN contient des données personnelles (numéro de sécurité sociale, salaire, etc.) protégées par la loi informatique et libertés, le salarié doit donc avoir un droit d'accès", note Nicolas Gallissot.

Pour aider les entreprises, un courrier type à transmettre à chaque salarié est accessible via le site DSN-info.fr. Courrier, courriel, affichage dans l'entreprise avec mention sur la fiche de paie... "On peut tout imaginer, mais il faut pouvoir prouver que l'on a bien remis l'information aux salariés."