DossierGuide pratique de la DSN

1 Qu'est-ce que la DSN?

Déployée depuis 2013 sous la forme du volontariat, la déclaration sociale nominative (DSN) sera généralisée à l'ensemble des entreprises françaises à compter du 1^er janvier 2016, étant précisé que les entreprises déclarant plus de deux millions d'euros de cotisations et contributions sociales (ou un million d'euros pour celles ayant recours à un tiers déclarant) devaient établir leur première DSN en mai 2015.

Un projet majeur du "choc de simplification" (issu de la loi du 22 mars 2012) qui vise à transmettre chaque mois, de manière unique et dématérialisée, l'ensemble des données issues de la paie. À terme, la DSN doit accélérer, simplifier (réduction de 75% des données sociales demandées aux employeurs) et sécuriser le processus déclaratif en passant par un organisme collecteur unique.

2 Retard des entreprises

Fin juin 2015, seulement 30000 entreprises françaises (soit 7 millions de salariés) avaient franchi le pas de la DSN, selon les chiffres du GIP-MDS. Parmi elles, on compte plus d'un tiers de grandes entreprises, soumises à l'obligation anticipée au 1^er mai 2015. Le volontariat ne fonctionne donc pas et les 1,3 million d'entreprises que le législateur avait prévu d'atteindre début 2016 sont donc encore bien loin.

Autre explication: sur les 90 éditeurs de logiciels signataires de la charte, une quarantaine ne propose pas encore de solution compatible.

3 Comment ça marche?

Avec la DSN, les entreprises du régime général de la Sécurité sociale devront effectuer leur transmission mensuelle via le portail numérique net-entreprises.fr. Les employeurs sont également tenus de transmettre dans un délai de cinq jours les signalements d'événements générant des droits pour le salarié (maternité, paternité, arrêt ou reprise de travail après un congé maladie, fin d'un contrat de travail).

À terme, la DSN remplacera donc toutes les déclarations sociales: DSIJ, attestations d'employeur, DMMO, EMMO, DUCS, déclaration de cotisations MSA, CCVRP, DADS-U, formulaires de radiation des contrats en assurance complémentaire... "L'objectif du projet affiché par l'État est que la DSN apporte un gain de temps pour les entreprises et qu'elle puisse permettre au salarié de connaître ses droits plus rapidement", souligne Antoine Hermet, directeur de projet DSN chez Sage France.

Dans le cadre du "choc de simplification" voulu par le gouvernement, la déclaration sociale nominative (DSN) sera obligatoire à compter du 1er janvier 2016. Mais où en sont les entreprises?

4 L'impact de la DSN sur l'entreprise

5 Un coût lié aux contraintes techniques

La mise en place de la DSN amène les entreprises à repenser leur SI. Deux possibilités s'offrent à elles: faire évoluer leur logiciel existant, ou bien en acheter un nouveau. Sachant que "les éditeurs de logiciels peuvent éprouver des difficultés à proposer des solutions dans la mesures où la réglementation et les normes techniques concernant la DSN évoluent régulièrement", précise Christophe Milhem, vice-président de l'Ordre des experts-comptables région Paris Île-de-France.

"Concernant le SI, il faut disposer des données adéquates et détaillées au niveau du salarié, et les transmettre via un flux global automatisé et sécurisé vers l'organisme collecteur, détaille Julie Herfort, manager-conseil banque-assurance chez Sopra-Steria, conseil en IT. Le SI doit également prendre en compte des flux retours des organismes de protection sociale (OPS)."Ainsi, la mise en oeuvre de la DSN occasionne une série de coûts (directs et indirects) pour l'entreprise. Avec de fortes variations en fonction de son profil.

"Personnellement, je suis incapable de vous donner une fourchette de coût, reconnaît Corinne Branger, consultante paie chez Francis Lefebvre formation. Pour l'entreprise, tout dépendra de son outil de paie actuel et de son état d'avancement en matière de dématérialisation."

"Les éditeurs ont beaucoup tardé à proposer des solutions car ils cherchaient comment porter la DSN dans leurs offres, constate Elisabeth Humbert-Bottin, directrice du GIP-MDS, organisme en charge de la modernisation des déclarations sociales. Les entreprises doivent situer leurs réelles attentes de fonctionnement sur la DSN qui est un élément qui se "branche" derrière la paie. Il est inutile d'avoir des gestions de flux dans tous les sens, ce qui est essentiel c'est la qualité des données de paie." Un conseil qui se heurte à une réalité: avec la DSN, les entreprises sont entièrement dépendantes des capacités d'adaptation des éditeurs de logiciels.

6 Une évolution des délais de signalement

Au delà de ces contraintes techniques, la DSN amène également quelques contraintes pratiques. La principale est le changement en matière de délais de transmission des signalements d'événements. En effet, en cas de licenciement, de rupture conventionnelle, de démission ou d'arrêt de travail ayant une conséquence financière pour le salarié, le signalement doit intervenir dans un délai maximal de cinq jours ouvrés.

Contrairement à ce qui a pu être dit, le délai court à compter de la survenance de l'événement et non du moment où l'employeur en est informé. "Sachant que le salarié dispose de 48 heures pour transmettre l'information, il ne reste plus que trois jours à l'employeur pour signaler l'événement, constate Nicolas Gallissot, responsable du département droit social chez infodoc-experts. Si l'entreprise passe par un cabinet comptable, cela peut prendre encore plus de temps."

Autre souci: en cas de fermeture annuelle de l'entreprise au mois d'août, comment respecter le délai de cinq jours si le signalement intervient juste avant ou pendant les congés ? "Les textes ne prévoient pas d'exception", précise Nicolas Gallissot.

Précisons que les signalements devront se faire aux mêmes échéances que la DSN mensuelle pour les arrêts de travail avec subrogation, les arrêts de travail sans retenue de salaire (sur le mois où l'arrêt a débuté), les fins de contrats de mission des salariés des entreprises de travail temporaires, des contrats des saisonniers et des contrats des CDD d'usage.

7 Données personnelles

Autre contrainte pratique liée à la mise en place de la déclaration sociale nominative: l'information des salariés. Obligatoire, celle-ci doit être claire, systématique et individuelle. "La DSN contient des données personnelles (numéro de sécurité sociale, salaire, etc.) protégées par la loi informatique et libertés, le salarié doit donc avoir un droit d'accès", note Nicolas Gallissot.

Pour aider les entreprises, un courrier type à transmettre à chaque salarié est accessible via le site DSN-info.fr. Courrier, courriel, affichage dans l'entreprise avec mention sur la fiche de paie... "On peut tout imaginer, mais il faut pouvoir prouver que l'on a bien remis l'information aux salariés."

La mise en place de la DSN entraîne des contraintes à la fois techniques et pratiques pour les entreprises. Évolution du SI, des délais de signalement, information des salariés... Retour sur l'impact de cette réforme.

8 Exemples de solutions logicielles adaptées à la DSN

9 EBP

La plupart du temps, le passage de la DADS à la DSN ne nécessite pas l'achat d'une nouvelle version de logiciel. Sauf pour les rares entreprises qui n'ont pas investi dans une bonne solution de gestion des ressources humaines. Ainsi, chez EBP, les logiciels existants sont d'ores et déjà compatibles, la mise à jour étant incluse dans le contrat de maintenance habituel. "Certains éditeurs en ont profité pour vendre une nouvelle génération de logiciel, note Olivier Brunet, responsable marketing chez EBP. En ce qui nous concerne, nous avons décidé de ne pas créer de contrat spécifique à la DSN." L'éditeur propose toutefois une option de télédéclaration facturée 49 euros par an.

10 Cegid

Chez Cegid, il n'est pas non plus nécessaire de migrer vers une nouvelle solution. La mise à jour se fait sans coût supplémentaire. En revanche, l'éditeur lyonnais a mis au point DSN link, un outil de transmission permettant la gestion automatique des flux de données. Ce dispositif n'est pas proposé en option et est facturé à l'entreprise sous la forme d'un forfait mensuel (une dizaine d'euros par mois pour 100 salariés).

11 Meilleure gestion

Pour sa part, Meilleure gestion, qui se revendique comme le leader français du SIRH en cloud, fait valoir les atouts du mode Saas. "Le client achète une prestation, il n'a pas à gérer de problème de version de logiciel, explique Arnaud Benhamdine, responsable back-office chez Meilleure gestion. Pour disposer d'une solution compatible DSN, le coût est nul. De même, il n'y a aucun paramétrage supplémentaire à faire. Ce qui n'est pas le cas avec tous les éditeurs."

Découvrez quelques exemples d'offres proposées par les éditeurs de logiciels dans le cadre du passage à la DSN.

12 Le coût de la formation à la DSN

13 Minimum une journée de stage

Si le passage à la DSN ne nécessite pas systématiquement d'investissement logiciel, le coût des formations dispensées par les éditeurs n'est pas indolore. Et là encore, il convient d'être attentif. "Avec la DSN, les éditeurs ont eu des pratiques diverses; nous avons été alertés sur le fait que certains avaient chargé le coût de la formation", précise Elisabeth Humbert-Bottin, directrice du GIP-MDS. A minima, il faudra compter une journée de stage pour toute personne en charge de remplir la DSN.

14 Des offres de formation variées selon les éditeurs

Chez EBP, le tarif est de 800 euros la journée en individuel et 250 euros pour les formations de groupe. À cela peuvent s'ajouter des heures à la carte dispensées en ligne. Meilleure gestion facture pour sa part une journée obligatoire en présentiel à 700 euros.

De son côté, Cegid a mis en place un cursus mixte: une journée de formation suivie de modules réguliers en ligne (un à deux heures toutes les deux mois). "Ce que nous proposons, c'est une offre associant accompagnement et service en ligne, car la DSN ne se limite pas aux fonctionnalités et déclarations, elle impacte la manière de gérer les RH", souligne Jean-Michel Monin, directeur de la BU offres entreprises chez Cegid. L'éditeur lyonnais propose en outre un cursus optionnel d'un à deux jours d'accompagnement, notamment aux ETI et grands comptes, avec diagnostic et recommandations. Coût total de l'opération: entre 1500 et 2500 euros.

"D'après les premiers retours des entreprises pilotes, dans le cas d'une entreprise de moins de 200 salariés avec un logiciel de paie à jour, il faut compter de un à deux jours de formation et autant de journées de paramétrage", constate Élisabeth Humbert-Bottin. À cela s'ajoute le coût de l'apprentissage humain: "Il faut tabler sur deux à trois mois pour être parfaitement à l'aise avec la DSN. Bien sûr, cela dépend beaucoup du profil et de l'organisation de l'entreprise."

15 Quels gains espérer?

La question du coût de la DSN pose évidemment celle de son ROI. Une fois la DSN généralisée à l'ensemble des entreprises, le gain global serait de l'ordre de 2 à 3 milliards d'euros par an, selon les premières estimations de la DGFIP. "Pour beaucoup d'entreprises, le retour sur investissement se ferait en moins de six mois", juge Élisabeth Humbert-Bottin.

De son côté, Corinne Branger, consultante chez Francis Lefebvre Formation, anticipe une augmentation des coûts sur le long terme pour les TPE/PME: "Pour les petites entreprises y compris les cabinets comptables, la norme va engendrer une augmentation durable de la charge de travail et donc, de facto, des coûts associés."

En plus d'une évolution du système informatique, la mise en place de la DSN nécessite de mettre en place des formations pour les équipes qui seront amenées à l'utiliser.

16 [Témoignage] Isabelle Manfrini, responsable paie chez Erca: "La DSN ressemble à une mini DADS"

Si beaucoup d'entreprises y vont à reculons, Erca a choisi de prendre les devants. La société, filiale du groupe allemand Oystar (fourniture de machines pour l'industrie agroalimentaire), fait partie des entreprises-pilotes accompagnées par l'éditeur de logiciels Sage pour la mise en place de la DSN. La solution de transmission a été installée en mai 2015 pour une première déclaration en juin.

"Au départ, j'étais un peu inquiète, reconnaît Isabelle Manfrini, responsable paie de l'entreprise. Quand j'appelais la CPAM, les téléconseillers ne savaient même pas ce qu'était la DSN. Au fil du temps, j'ai pu avoir les bons interlocuteurs et ça a mieux fonctionné." Les premières tentatives sont jalonnées de tâtonnements. Des détails (fichier mal nommé par exemple) bloquent le dépôt de la DSN. La situation s'améliore en octobre avec une nouvelle version du logiciel.

Au final, pour cette structure de 170 salariés, la mise en oeuvre de la DSN n'a pas nécessité un lourd investissement temps. Isabelle Manfrini, qui dépend de la RRH et de la Daf, a géré le chantier seule. Un paramétrage du logiciel existant a suffi. "La formation n'est pas insurmontable, précise Isabelle Manfrini. La DSN ressemble à une mini DADS." À ce jour, la responsable paie transmet ses DMMO et ses arrêts de travail via la DSN. Elle souhaiterait passer rapidement à la phase deux qui étend cette possibilité notamment aux déclarations Urssaf.

En mars 2015, Isabelle Manfrini, responsable paie de la société Erca, revenait sur la mise en place de la DSN qui était en cours dans son entreprise. Retour sur ce témoignage.