DossierQuand le Daf pilote la DSI

1 - Optimiser financièrement son SI...sans bug

Poste de coûts mais aussi et surtout centre de valeur ajoutée, le SI des entreprises gagne à être optimisé financièrement. Méthode ABC, Design to cost, Project portfolio management... Plusieurs méthodes permettent au Daf de contrôler financièrement le SI. Tout en lui faisant gagner en performance.

Combien coûte réellement votre SI ? Très peu d'entreprises sont capables de répondre compte tenu de la complexité. Et en avoir une vision juste est difficile. Or, le système d'information peut représenter jusqu'à 25% du CA, comme nous l'ont indiqué plusieurs experts interrogés. D'où un potentiel d'optimisation financière conséquent. Mais le SI est avant tout un moyen au service de la performance de l'entreprise, comme le résume Florent Teterel, Daf de la société Solmur : " Le SI est pour moi un centre de valeur ajoutée avant d'être un centre de coûts ". Une démarche d'optimisation financière du SI ne laisse donc pas de place à l'improvisation si l'on veut éviter le bug.

Identifier l'obsolète, l'inutile

Le SI suit le cycle de vie des entreprises. Ainsi en cas de croissance continue, le SI c'est toujours plus de postes de travail, de baies de stockage, de logiciels, de prestataires... Sans parler des acquisitions qui viennent ajouter à cette complexité : " Conséquence d''pérations de croissance externe, les entreprises présentes à l'international peuvent avoir une dizaine d'outils sur une même fonction, Il est important de rationaliser cela car au-delà des aspects financiers, cette hétérogénéité touche aux compétences du SI ", note Maxime Gardereau, senior manager CIO Advisory chez Provadys, cabinet de conseil en systèmes d'information.

En effet : combien de logiciels non utilisés, de baies de stockage ne servant qu'à moitié, de prestataires qui facturent exagérément... ? De ce que les différents Daf rencontrés nous disent, peu d'entreprises ont une vision claire de ce que leur coûte réellement leur SI. Un audit est donc bien souvent nécessaire. Nous avons déjà parlé de cette étape essentielle concernant les logiciels, le même travail peut être mené concernant les infrastructures ou encore les prestations de stockage.

Une étude en profondeur qui peut être réalisée par un cabinet expert - comptez 3-4% du budget SI pour une optimisation de 10 % - et/ou complétée par l'analyse réalisée par des logiciels spécifiques. L'installation d'une solution de Software Asset Management (Landesk ITAM par exemple) permet d'économiser en moyenne 30% des couts IT ; mais comptez environ 50 000€ d'investissement pour un tel logiciel.

Méthode ABC et catalogue de services

Première piste : établir un catalogue de services qui liste toutes les prestations proposées par la DSI avec, en face, le coût associé. " On calcule par exemple le coût moyen du service " avoir un PC ", incluant le prix d'achat et son amortissement, les logiciels, le réseau..., indique Alain Marbach, président d'Elée, société d'assistance aux responsables des systèmes d'information. Il est ensuite possible de faire du profiling et de réfléchir au comment limiter les dépenses pour chaque utilisateur ".

Autre piste : la méthode ABC (activity base costing ou comptabilité par activités). " Les coûts par activités, contrairement aux coûts par nature, permettent de savoir si les investissements sont efficaces opérationnellement ", souligne Joachim Treyer, associé au sein du cabinet de conseil en performance économique Cost House. Concrètement, cela permet de réaliser quelles activités coûtent le plus cher en maintenance ou en hébergement et de comprendre pourquoi. " Cela permet aussi de contrôler les dérives, " ajoute Joachim Treyer. Renaud Brosse, directeur associé de Timspirit, cabinet dédié à l'optimisation des performances des DSI, estime que cette méthode de contrôle des coûts permet 10% d'économies sur les coûts récurrents. " Sans impact et sans douleur, précise-t-il. A condition d'avoir associé les opérationnels à la démarche et de leur avoir laissé le choix des unités de coûts au lieu de les imposer. "

Ces deux méthodes peuvent être mises en place en interne et/ou avec l'aide de consultants externes et/ou de logiciels. Didier Cresp, président d'Acciod estime que son outil, la plateforme Kp-One, qui modélise chaque unité du SI pour donner un niveau d'allocation des coûts informatiques " permet de réduire ses coûts de 20% en se séparant d'actifs dont on ne se sert pas, en massifiant les achats... ". L'essentiel étant de procéder " ligne comptable par ligne comptable, projets par projets, comme le conseille Alain Marbach. " Il ne faut pas vouloir tout optimiser en même temps, cela ne serait pas tenable ".