Order-to-cash : la digitalisation qui paie

La digitalisation du cycle O2C représente un défi important pour les entreprises qui doivent sans cesse s'adapter aux évolutions réglementaires et technologiques. Selon l'étude Innovation Finance publiée par Eight Advisory fin 2023, la majorité des entreprises interrogées semble avoir progressé dans la digitalisation de leur processus transactionnel. En effet, 46 % des entreprises se situent à un niveau standard, 37 % se considèrent comme modernes ou visionnaires, tandis qu'environ 20 % reconnaissent être en retard dans cette transformation numérique.

Pour maintenir leur compétitivité dans un marché toujours plus volatil, incertain, complexe et ambigu (VUCA), les entreprises doivent saisir les opportunités offertes par la digitalisation. Les défis principaux à relever incluent l'adaptation aux nouvelles réglementations, comme la facturation électronique (dès 2026), la gestion optimale de la trésorerie en réponse à l'inflation et l'augmentation des taux d'intérêt, l'amélioration des relations avec les fournisseurs pour une gestion maîtrisée des risques d'approvisionnement, et enfin l'analyse de données pour optimiser la performance cash.

La digitalisation du processus O2C offre de nombreux avantages pour les entreprises

Elle améliore l'efficience opérationnelle en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée. Elle réduit les délais de paiement grâce à la dématérialisation des documents et à l'automatisation des workflows, accélérant ainsi les échanges entre les différents services et partenaires. Elle diminue les risques d'erreur en centralisant et en homogénéisant les données. Enfin, elle renforce la collaboration, la communication et la diffusion d'une culture cash en mettant à disposition des données fiables en temps réel, permettant prise de décision éclairée.

L'IA : nouveau moteur de transformation du cycle O2C

L'automatisation des saisies de commandes, grâce à l'extraction et au traitement des informations par l'IA, réduit les erreurs manuelles et accélère le traitement des commandes. En matière de gestion des risques de crédit, l'IA évalue le comportement de paiement des clients à travers des modèles prédictifs, permettant d'ajuster les limites de crédit et d'assurer une gestion proactive des risques. L'optimisation des stocks bénéficie également de l'IA, qui prédit la demande future et facilite une allocation optimale des ressources. De plus, l'automatisation du recouvrement s'appuie sur l'IA pour personnaliser les communications et optimiser les stratégies, améliorant ainsi l'efficacité des collections. Les chatbots IA offrent un support client en temps réel, contribuant à une meilleure expérience client et à la résolution rapide des requêtes. Enfin, l'IA joue un rôle clé dans la détection de la fraude en analysant les transactions pour identifier des comportements anormaux et prévenir les fraudes avant qu'elles ne se produisent.

La digitalisation O2C au service de la performance

Les solutions order-to-cash modernes offrent aux entreprises une gestion optimisée et intégrée de l'ensemble du processus, de la prise de commande jusqu'à l'encaissement.

• KYC (Know Your Customer) : un processus robuste, incluant un fournisseur de données, assure la qualité et l'unicité des données clients, avec une interface CRM pour l'analyse de crédit.
• Gestion des commandes : un portail client sécurise les données et partage instantanément les informations avec le service approvisionnement, permettant l'accès aux limites de crédit et à l'encours.
• Facturation : les factures sont dématérialisées (PDF ou EDI) pour simplifier l'archivage et réduire les erreurs de transmission. Les statuts des factures sont actualisés automatiquement via le portail client.
• Paiement : des options de paiement sont intégrées aux factures ou disponibles via le portail client, facilitant le processus de paiement.
• Lettrage : l'intégration de l'intelligence artificielle affine les critères de rapprochement en fonction des comportements de paiement. Les ratios atteignables aujourd'hui dépassent les 85 %.
• Recouvrement : des algorithmes analysent l'historique de paiement pour optimiser les portefeuilles clients pour le recouvrement.
• Gestion des litiges : un module dédié permet de gérer un workflow de relance interne, impliquant toutes les parties prenantes.
• Communication transverse : les données et KPI du cycle O2C sont partagés avec diverses équipes, intégrant les prévisions d'encaissement dans la gestion de trésorerie et assurant une vue d'ensemble cohérente de la situation financière.

La digitalisation du cycle O2C est une solution efficace pour améliorer la performance financière, renforcer la culture cash et optimiser l'efficience opérationnelle des entreprises. En suivant les meilleures pratiques et en adoptant une approche globale de cash excellence, les entreprises peuvent relever les défis liés à la digitalisation du cycle O2C et tirer pleinement profit des opportunités offertes par les nouvelles technologies.