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La déclaration préalable à l'embauche : mode d'emploi

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La déclaration préalable à l'embauche : mode d'emploi
© Vittaya_25 - stock.adobe.com

La déclaration préalable à l'embauche (" DPAE ") est une formalité que tout employeur doit effectuer en cas d'embauche d'un salarié. Les enjeux de cette formalité sont souvent flous pour les employeurs. Explications.

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La déclaration préalable à l'embauche (" DPAE ") permet à tout employeur de déclarer l'embauche d'un salarié auprès de l'Urssaf et des différents organismes sociaux. Cette formalité doit, en principe, être effectuée dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche et au plus tard au moment de l'entrée en fonction du salarié.

Plus précisément, ce sont les articles L.1221-10 et L.1221-12-1 du Code du travail qui définissent la DPAE ainsi que les sanctions prévues en cas de méconnaissance de la règlementation en la matière.

Les employeurs effectuent souvent cette formalité par automatisme sans connaître précisément son intérêt, les conséquences qui en découlent et les cas qui nécessitent une attention particulière.

Faisons un point sur l'ensemble de ces éléments afin d'avoir une vision exhaustive de ce que recouvre la DPAE et des erreurs à ne pas commettre.

1. Le champ d'application de la DPAE

La DPAE est une formalité obligatoire pour la majorité des employeurs de droit privé dans le cadre de l'embauche de la majorité des salariés, quel que soit le type de contrat de travail conclu, dès lors que le salarié relève du régime général de la sécurité sociale.

La DPAE est en effet obligatoire dans les cas d'embauche de tout salarié, que le contrat soit un CDI, un CDD, un contrat de travail temporaire (pour l'entreprise de travail temporaire qui est l'employeur), ou encore qu'il soit conclu à temps plein ou à temps partiel.

Toutefois, il existe un certain nombre de cas dérogatoires auxquels il convient de porter une attention particulière.

A titre d'exemples, pour les cas suivants, cette formalité n'est pas à accomplir :

- En cas de contrats successifs chez un même employeur ( un CDD qui devient un CDI) ;

- En cas d'intervention d'un intérimaire (pour l'entreprise utilisatrice), ou d'un salarié mis à disposition par un autre employeur (pour l'entreprise d'accueil) ;

- Pour les adhérents au Titre Emploi Service Entreprise (TESE) ; au Titre Firmes Etrangères (TFE) ; ou au Chèque Emploi Association (CEA) et pour certains types de travaux réalisés en faveur d'un particulier employeur ;

- Et enfin en cas de présence de bénévoles, de stagiaires ou de volontaires en service civique dès lors qu'ils ne sont pas considérés comme salariés.

A l'inverse, il faut savoir que l'embauche d'un salarié travaillant pour plusieurs employeurs doit faire l'objet d'une DPAE pour chaque contrat.

2. L'objet de la DPAE

Ainsi que nous l'avons indiqué, la DPAE est une formalité administrative obligatoire dès lors qu'un employeur embauche un salarié.

Il s'agit d'une formalité facilitatrice pour les entreprises dès lors qu'elle permet de " contacter " concomitamment plusieurs organismes auprès desquels l'affiliation du salarié est obligatoire.

La DPAE permet en effet à l'employeur de déclarer l'embauche de son salarié auprès de différents organismes sociaux, que ce soit l'Urssaf ou encore la Sécurité sociale et Pôle emploi notamment. Elle peut également permettre de réaliser la demande d'adhésion auprès d'un service de santé au travail et de faire convoquer le salarié à la visite d'information et de prévention.

Attention néanmoins : la DPAE est une formalité qui ne peut pas être substituée par d'autres démarches administratives. A titre d'exemple, dans le cas d'un travailleur détaché, le formulaire A1 ne vaut pas DPAE.

Et que se passe-t-il lorsque le salarié ne se présente finalement pas à son poste, ou si l'embauche n'aboutit pas en pratique ? Dans une telle hypothèse, l'employeur n'est pas " tenu " par la DPAE de sorte que la relation de travail ne démarre pas. Il convient alors simplement d'en informer l'Urssaf.

3. Les mentions obligatoires

La DPAE doit obligatoirement contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

- S'agissant du salarié : ses nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, ainsi que son numéro de sécurité sociale s'il est déjà immatriculé auprès de cet organisme ;

- S'agissant de l'employeur : sa dénomination sociale / ses nom et prénoms, le code APE, l'adresse, le numéro SIRET ainsi que le service de santé au travail dont il dépend ;

- S'agissant de la relation de travail : les date et heure d'embauche, la nature, la durée du contrat ainsi que la durée de la période d'essai éventuelle.

4. Les modalités d'envoi de la DPAE

Les modalités d'envoi dépendent du nombre d'embauches effectuées par l'employeur sur l'année civile précédente.

Si l'employeur a adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente, il a alors une obligation de procéder par voie dématérialisée(1).

Pour les employeurs qui ne sont pas dans cette hypothèse, plusieurs possibilités sont envisageables en fonction de leur situation :

- Pour le premier salarié, l'employeur devra effectuer la déclaration en ligne sur le site internet net-entreprises.fr ;

- Dans les autres hypothèses, l'employeur pourra au choix : (i) saisir le formulaire proposé directement sur le site internet net-entreprises.fr, (ii) déposer en ligne le fichier issu du logiciel de paie de l'entreprise sur ce même site internet ou (iii) transmettre la DPAE pour voie papier via le formulaire Cerfa prévu à cet effet.

Pour rappel, cette formalité doit être réalisée dans les 8 jours avant la date de l'embauche, ce qui signifie en pratique que pour une déclaration par voie électronique, elle peut être faite même quelques heures avant le point de départ effectif du contrat.

En revanche, pour une déclaration par voie papier, l'envoi de la DPAE doit être réalisé au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par télécopie.

Un récépissé est adressé soit à réception de la déclaration faite par voie électronique, soit ultérieurement par voie papier. A défaut de contestation par l'employeur des informations figurant sur ce document dans les 2 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci (si par exemple une erreur s'est glissée dans les mentions déclarées), ce document constitue la preuve de la déclaration.

Il convient de le conserver précieusement afin de pouvoir démontrer en cas de contrôle que la DPAE a été effectuée et ce, dans les délais légaux.

5. Que risque l'employeur qui méconnaît les règles applicables en matière de DPAE ?

L'existence et la régularité des DPAE peuvent être contrôlées par l'inspection du travail, par les officiers et agents de police judiciaire ou encore par les agents des organismes de sécurité sociale.

En cas de contrôle, l'employeur doit alors démontrer qu'il a respecté l'ensemble des règles applicables en la matière. En particulier, il doit être en mesure de présenter à l'agent de contrôle l'accusé de réception de la déclaration ou, lorsqu'il n'a pas encore reçu ce document, les éléments permettant de vérifier qu'il a bien procédé à la DPAE (double de la lettre et du CERFA, copie de la déclaration réalisée par voie électronique, etc.)

A défaut, l'employeur s'expose à :

  • des sanctions pénales (caractérisation d'une situation de travail dissimulé et amende jusqu'à 1.500 euros maximum par salarié concerné)
  • des sanctions administratives (pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, fermeture administrative ou suppression des aides publiques notamment)
  • des sanctions sociales (redressement forfaitaire par personne non déclarée).

Le salarié concerné dont l'embauche a été mal ou non-déclarée peut également solliciter des dommages et intérêts et une indemnité pour travail dissimulé d'un montant de 6 mois de salaire.

Dans ces conditions, l'employeur a tout intérêt à bien s'assurer de remplir les formalités prévues ou de vérifier auprès de son prestataire de paie que celui-ci les a accomplies correctement et ce, dans le temps imparti.

En savoir plus

Anne Leleu-Eté associé fondateur du cabinet Axel Avocats, dédié au droit du travail et de la sécurité sociale. Axel Avocats conseille des entreprises, TPE et PME françaises et étrangères, de tous secteurs. Pour ses clients, le Cabinet intervient tant en conseil quotidien en matière de gestion du personnel et de représentants du personnel que sur des dossiers plus ponctuels tels que restructurations, audits, contrôles URSSAF, détachement/expatriation, sous-traitance, etc.

[1] Le non-respect de cette obligation expose l'employeur à une pénalité de 0,5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale.
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