Comment le groupe La Poste a mené la transformation digitale de la fonction finance ?

Le groupe La Poste a engagé une profonde mutation de sa fonction financière, portée par un projet ambitieux de pilotage financier. Cette initiative stratégique a permis d'impulser trois transformations majeures au sein de l'organisation, redéfinissant les méthodes de pilotage de la performance et ouvrant la voie à de nouvelles pratiques professionnelles, en utilisant aujourd'hui le potentiel offert par l'intelligence artificielle.

Une volonté de modernisation

Arnaud Pasquelin, directeur du contrôle financier du groupe La Poste a rappelé que le groupe avait engagé une refonte ambitieuse de ses fonctions support, incluant notamment les ressources humaines, les systèmes d'information, la comptabilité, les achats et le contrôle de gestion. « Cette transformation s'inscrit dans une volonté de modernisation et d'adaptation aux enjeux contemporains », indique-t-il.

Historiquement, le rôle du contrôleur budgétaire au sein du groupe consistait principalement « à garantir l'atteinte des objectifs financiers à tous les niveaux de l'organisation, qu'il s'agisse du siège, des délégations régionales ou des échelons opérationnels. Cette mission, bien que cruciale, présentait des limites en termes de valeur ajoutée stratégique ». Au cours des années 2005-2010, « la fonction a évolué vers un rôle de contrôleur de gestion, avec pour mission principale d'assurer la fiabilité des données financières. Cependant, cette approche s'est révélée insuffisante face aux défis actuels », souligne-t-il.

La finance se transforme

À partir des années 2020, le contrôleur de gestion ne devait plus se limiter à la validation des chiffres, mais devait également « jouer un rôle de conseiller stratégique auprès de la direction ». Cette évolution répondait à la nécessité d'apporter « une vision synthétique et éclairée dans un environnement où les différentes parties prenantes (commercial, production, RH) présentent des perspectives parfois divergentes ».

Cette transformation a conduit à une spécialisation des rôles au sein de la fonction contrôle de gestion. Arnaud Pasquelin précise que deux profils distincts ont émergé, « d'une part, des contrôleurs orientés vers la fiabilisation des données, et d'autre part, des business partners capables d'analyser et de communiquer efficacement les informations financières ».

Unification des systèmes d'information

Cette nouvelle organisation reposait sur un principe fondamental, l'unification des systèmes d'information. « Historiquement, le groupe utilisait une multiplicité de systèmes hétérogènes (Oracle des années 90, BPC, Excel), ce qui entraînait des divergences de pratiques et de langage. La standardisation des outils vise précisément à créer une transversalité des pratiques, permettant ainsi une meilleure cohérence et efficacité dans le pilotage financier », précise le directeur du contrôle de gestion.

Modernisation du contrôle de gestion

L'initiative de modernisation du contrôle de gestion au sein du groupe La Poste s'est articulée autour de plusieurs principes fondamentaux. Selon Arnaud Pasquelin, « l'un des premiers impératifs consistait à ne pas attendre la transformation des services comptables pour engager notre propre mutation ». Cette approche proactive s'est avérée particulièrement pertinente dans un contexte où la direction comptable avait déjà opté pour la solution CS4A, comme de nombreuses autres organisations. « Cette anticipation nous a permis de conserver notre autonomie décisionnelle et d'éviter une situation où les choix technologiques auraient été imposés par d'autres services », indique-t-il.

Une transformation au service de la QVT

Un aspect crucial de ce projet résidait dans l'accent mis sur la qualité du travail, un argument qui a facilité son acceptation par les partenaires sociaux, a rappelé Arnaud Pasquelin. « Cette dimension qualitative a constitué un levier important pour obtenir l'adhésion des différentes parties prenantes, y compris les organisations syndicales ».

En effet, l'ampleur de cette transformation s'est traduite par une réduction significative des effectifs, « passant de 1500 à 500 collaborateurs en moins de dix ans, sans recourir à des mesures de licenciement. Cette restructuration a été rendue possible grâce à l'adoption de nouvelles méthodes de travail et d'outils technologiques adaptés », s'est félicité Arnaud Pasquelin.

Une solution techno stratégique

Le choix de la solution technologique a reposé sur plusieurs critères déterminants. « L'un des éléments clés résidait dans la capacité à s'affranchir des limitations d'Excel, un outil devenu obsolète face à l'explosion du volume de données à traiter. Les données clients, articles, fournisseurs, comptables et analytiques ont atteint des volumes tels que les capacités d'Excel se sont révélées insuffisantes. La solution retenue devait donc être capable de gérer ces masses de données de manière efficace », analyse le directeur du contrôle de gestion. Un autre critère décisif a été « l'adoption d'algorithmes prédictifs avancés, dépassant les simples modèles de régression linéaire. Ces algorithmes sophistiqués ont permis de répondre à une préoccupation historique des contrôleurs de gestion, l'absence de visibilité prospective. Ces outils offrent désormais une capacité prédictive qui, sans être infaillible, fournit une base de travail solide pour l'analyse financière ».

La solution retenue de l'éditeur Board présente des fonctionnalités avancées de détection d'anomalies, allant au-delà des simples écarts flagrants. « Elle permet d'identifier des variations subtiles mais significatives, comme une diminution inattendue de revenus récurrents, qui pourraient indiquer des problèmes sous-jacents », ajoute-t-il.

Enfin, un autre aspect a été mis en avant pour une entreprise de réseau comme La Poste est la capacité à analyser les tendances clients à l'échelle nationale. « Avec 17 000 points de contact en France, la détection précoce de signaux faibles peut révéler des problèmes structurels. Par exemple, la perte d'un client représentant 100 000 euros de chiffre d'affaires peut sembler anecdotique, mais pourrait révéler un problème plus large d'adéquation de l'offre, susceptible d'engendrer des pertes bien plus importantes à moyen terme. Cette capacité d'analyse globale constitue un atout majeur pour anticiper les évolutions du marché et adapter notre stratégie en conséquence », conlut Arnaud Pasquelin.