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Finance et dématérialisation : il est temps de pallier l'obsolescence des systèmes de gestion du contenu

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Finance et dématérialisation : il est temps de pallier l'obsolescence des systèmes de gestion du contenu
© Korn V.

La transformation digitale de la direction financière passe par un travail sur la data bien sûr mais aussi sur le processus de gestion des flux documentaires pour que celui-ci soit en mesure de répondre aux enjeux des services dématérialisés.

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Le cloud a été massivement adopté dans le monde professionnel favorisant l'échange et le stockage de nombreux contenus au quotidien au sein et en dehors des entreprises. La gestion des flux documentaires demande alors une réelle réflexion et une mise en place cohérente notamment au sein des établissements bancaires et financiers. Quelle que soit la stratégie choisie, elle doit être en accord avec les besoins spécifiques, les contraintes, la structure IT et la logique de l'entreprise. Les directions financières doivent comprendre l'importance de la transformation digitale pour l'entreprise et leurs services.

Le principal enjeu : anticiper pour mieux évoluer

Pour les établissements financiers et les grandes banques, la dématérialisation est venue bousculer la manière dont les systèmes d'informations ont été initialement conçus. Ces derniers sont loin d'être les parents pauvres en matière d'IT. Au contraire, ils sont à la pointe et font l'objet de nombreux investissements. Toutefois, la multiplication des solutions digitales pose le problème de la cohérence dans la gestion documentaire et la complexification des processus induit un contrôle financier et documentaire accru. Mais certains grands établissements ont investi dans des systèmes qui, au fil du temps, arrivent en rupture technologique ou deviennent obsolètes.

Le sentiment d'obsolescence programmée peut sembler également concerner les systèmes de gestion de contenu. Les entreprises font des choix historiques qui deviennent rapidement obsolètes ou ne répondent plus à leurs enjeux stratégiques une fois implémentés. Dans ce contexte, la méthode de gestion de documents ne permet plus de répondre aux enjeux des services dématérialisés.

Si une entreprise décide d'intégrer une plateforme dédiée, il est impératif de connaître son degré de flexibilité et sa compatibilité avec d'autres applications ou milieux applicatifs. Aujourd'hui, un grand nombre d'entreprises choisissent de mettre en place des intégrations spécifiques, au risque de voir apparaitre a posteriori de nouvelles problématiques qui engendreront des coûts supplémentaires extrêmement élevés. Un système trop hermétique peut également devenir rapidement problématique lorsqu'il est question d'intégrer des documents depuis d'autres logiciels nécessaires à l'activité.

Le processus documentaire doit être soigné

La multiplicité de versions de documents constitue une problématique supplémentaire puisque les systèmes de gestion de documents défaillants ou dépassés ont souvent des difficultés à la gérer. En plus de générer des problèmes de stockage et de fluidité, les duplicatas ont un réel impact sur la conformité et la neutralité des données. Il n'est pas ici nécessaire de rappeler l'importance d'une bonne gestion de la donnée dans un secteur comme la banque ou encore la finance. Pour remédier à cela, un système d'archivage automatique convenablement configuré peut être une solution.

Beaucoup de banques ont repensé leur système d'informations et ont fait le choix d'une plateforme qui intègre des configurations modernes éprouvées. Il s'agit à la fois de garder le contrôle sur un document sans imposer une interface applicative de type GED : ce content service permet de repositionner un document dans un contexte applicatif ou encore d'intégrer un processus documentaire dans un processus cloud.

Aujourd'hui, il est aussi question d'intégrer les environnements cloud incontournables comme ceux d'Amazon, Salesforce ou encore Azur dans l'équation de la dématérialisation. Effectivement, leur lancement avait pour objectif de permettre aux entreprises de développer leurs propres applications facilement. Pour autant, ces applications vont devoir utiliser des contenus généralement soumis à une règlementation française et européenne et qui peuvent parfois être problématiques sur le plan déontologique ou concernant le respect des règles de conformité internes à l'entreprise. À travers le cloud, les établissements financiers peuvent mettre en place leurs projets de dématérialisation (notamment dans un contexte d'hybridation des architectures), sans pour autant aller à l'encontre des normes auxquelles ils sont soumis.

L'Intelligence Artificielle au service de la finance ?

Blockchain ou crypto monnaie, la data est toujours présente et potentiellement accompagnée d'intelligence artificielle. Cependant, aujourd'hui, il est aisé de constater que les documents ne sont pas exploités dans leur intégralité: certaines données et surtout certaines métadonnées ne sont pas utilisées de façon judicieuse ou appropriée alors qu'elles pourraient avoir une valeur conséquente pour leur propriétaire. Ainsi, il est indispensable pour les éditeurs/providers d'apporter de nouvelles solutions efficientes et faciles d'utilisation basées sur ces axes de valeur aux entreprises, pour qu'elles puissent capitaliser sur ces données. Il est de notre devoir d'apporter une vision concrète de la valeur que peut apporter l'intégration de l'IA dans un contexte applicatif.

L'évolution de compétences en adéquation avec l'innovation des systèmes

Comme dans toute révolution - digitale, industrielle etc., de nombreux emplois se sont transformés : et même, elle a créé de nouvelles opportunités. 5 entreprises sur 10 vont prendre le virage de la transformation digitale et l'enjeu réside dans la formation des collaborateurs à de nouvelles méthodes, de nouveaux processus et outils pour la poursuite de leurs missions. De plus, les entreprises devront créer de nouveaux postes, plus contemporains et prenant en considération aussi bien les nouveaux besoins que les nouvelles contraintes liées à la digitalisation et à la dématérialisation. Tout cela doit être pensé en amont par les entreprises, car le virage du digital n'est pas forcément aisé et il est gourmand en termes de temps. Ces sujets ne sont pas seulement inhérents à la technologie, mais plutôt à la société dans laquelle nous vivons. Pourquoi les secteurs publics et financiers n'évolueraient-ils pas ?

L'auteur : William Bailhache est Vice President Southern EMEA chez Alfresco, spécialiste de la gestion documentaire. Diplômé de l'Ecole Supérieure de Gestion PSB, il a précédemment oeuvré au sein de Lotus Developpment SA, IBM et chez Adobe où il a mis en oeuvre la transformation Cloud auprès des équipes Digital Media sur la France, l'Espagne et le Portugal.


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