DossierQuand le Daf pilote la DSI

1 Optimiser financièrement son SI...sans bug

Combien coûte réellement votre SI ? Très peu d'entreprises sont capables de répondre compte tenu de la complexité. Et en avoir une vision juste est difficile. Or, le système d'information peut représenter jusqu'à 25% du CA, comme nous l'ont indiqué plusieurs experts interrogés. D'où un potentiel d'optimisation financière conséquent. Mais le SI est avant tout un moyen au service de la performance de l'entreprise, comme le résume Florent Teterel, Daf de la société Solmur : " Le SI est pour moi un centre de valeur ajoutée avant d'être un centre de coûts ". Une démarche d'optimisation financière du SI ne laisse donc pas de place à l'improvisation si l'on veut éviter le bug.

2 Identifier l'obsolète, l'inutile

Le SI suit le cycle de vie des entreprises. Ainsi en cas de croissance continue, le SI c'est toujours plus de postes de travail, de baies de stockage, de logiciels, de prestataires... Sans parler des acquisitions qui viennent ajouter à cette complexité : " Conséquence d''pérations de croissance externe, les entreprises présentes à l'international peuvent avoir une dizaine d'outils sur une même fonction, Il est important de rationaliser cela car au-delà des aspects financiers, cette hétérogénéité touche aux compétences du SI ", note Maxime Gardereau, senior manager CIO Advisory chez Provadys, cabinet de conseil en systèmes d'information.

En effet : combien de logiciels non utilisés, de baies de stockage ne servant qu'à moitié, de prestataires qui facturent exagérément... ? De ce que les différents Daf rencontrés nous disent, peu d'entreprises ont une vision claire de ce que leur coûte réellement leur SI. Un audit est donc bien souvent nécessaire. Nous avons déjà parlé de cette étape essentielle concernant les logiciels, le même travail peut être mené concernant les infrastructures ou encore les prestations de stockage.

Une étude en profondeur qui peut être réalisée par un cabinet expert - comptez 3-4% du budget SI pour une optimisation de 10 % - et/ou complétée par l'analyse réalisée par des logiciels spécifiques. L'installation d'une solution de Software Asset Management (Landesk ITAM par exemple) permet d'économiser en moyenne 30% des couts IT ; mais comptez environ 50 000€ d'investissement pour un tel logiciel.

3 Méthode ABC et catalogue de services

Première piste : établir un catalogue de services qui liste toutes les prestations proposées par la DSI avec, en face, le coût associé. " On calcule par exemple le coût moyen du service " avoir un PC ", incluant le prix d'achat et son amortissement, les logiciels, le réseau..., indique Alain Marbach, président d'Elée, société d'assistance aux responsables des systèmes d'information. Il est ensuite possible de faire du profiling et de réfléchir au comment limiter les dépenses pour chaque utilisateur ".

Autre piste : la méthode ABC (activity base costing ou comptabilité par activités). " Les coûts par activités, contrairement aux coûts par nature, permettent de savoir si les investissements sont efficaces opérationnellement ", souligne Joachim Treyer, associé au sein du cabinet de conseil en performance économique Cost House. Concrètement, cela permet de réaliser quelles activités coûtent le plus cher en maintenance ou en hébergement et de comprendre pourquoi. " Cela permet aussi de contrôler les dérives, " ajoute Joachim Treyer. Renaud Brosse, directeur associé de Timspirit, cabinet dédié à l'optimisation des performances des DSI, estime que cette méthode de contrôle des coûts permet 10% d'économies sur les coûts récurrents. " Sans impact et sans douleur, précise-t-il. A condition d'avoir associé les opérationnels à la démarche et de leur avoir laissé le choix des unités de coûts au lieu de les imposer. "

Ces deux méthodes peuvent être mises en place en interne et/ou avec l'aide de consultants externes et/ou de logiciels. Didier Cresp, président d'Acciod estime que son outil, la plateforme Kp-One, qui modélise chaque unité du SI pour donner un niveau d'allocation des coûts informatiques " permet de réduire ses coûts de 20% en se séparant d'actifs dont on ne se sert pas, en massifiant les achats... ". L'essentiel étant de procéder " ligne comptable par ligne comptable, projets par projets, comme le conseille Alain Marbach. " Il ne faut pas vouloir tout optimiser en même temps, cela ne serait pas tenable ".

Poste de coûts mais aussi et surtout centre de valeur ajoutée, le SI des entreprises gagne à être optimisé financièrement. Méthode ABC, Design to cost, Project portfolio management... Plusieurs méthodes permettent au Daf de contrôler financièrement le SI. Tout en lui faisant gagner en performance.

4 Appréhender différemment les contrats et le ROI des projets SI

5 Contract management et Design To Cost

Les différentes méthodes d'analyse des coûts imposent souvent de renégocier les contrats avec ses différents prestataires. Un travail de " contract management " que Jean-Pierre Corniou, directeur associé du cabinet de conseil Sia Partner conseille de faire régulièrement. " Et pas uniquement au renouvellement des contrats ", souligne-t-il

La solution peut parfois être de changer de prestataire. Un changement qui peut être angoissant, surtout quand l'entreprise travaille depuis longtemps avec le même prestataire. Des outils prévisionnels, comme la plateforme KP-One peut vous aider en calculant les différentes hypothèses de migration. " Les pénalités de sortie apparaissent également, pour un juste calcul du ROI ", précise Didier Cresp (Acciod). Attention cependant à ne pas uniquement valoriser le prix. Joachim Treyer (Cost House) conseille de s'attacher à l'efficacité : " Même s'ils sont plus chers, des prestataires plus efficaces sont plus intéressants ".

Le consultant valorise également la logique Design To Cost (de la conception au coût) : " Le principe est d'analyser l'ensemble de la structure de coûts avec un fournisseur pour identifier conjointement des pistes d'optimisation ". Autrement dit, la démarche d'optimisation des coûts ne s'arrête pas à la frontière de l'entreprise mais touche les fournisseurs qui acceptent alors de travailler eux aussi sur leurs coûts. Une logique qui n'est valable qu'avec des partenaires de confiance.

6 Le ROI des projets SI est complexe

Comment savoir sur quels projets parier ? C'est la question que se pose tout Daf face aux nombreux projets informatiques qu'on lui présente. Avec un risque : fermer toutes les portes à l'innovation. " Sur les projets d'innovation, le Daf a du mal à définir de bons critères de choix, estime Renaud Brosse (Timspirit). Si des outils comme KP-One se proposent d'évaluer le ROI des projets, celui-ci doit être pensé au sens large. " Il faut réaliser les bons arbitrages entre la nécessité de se développer et maintenir des conditions financières prédictibles tout en étant garant d'un bon niveau de sécurité et en répondant aux contraintes réglementaires ", résume Nathalie Wright, directrice de la division grandes entreprises et alliances de Microsoft France. Ce que Alain Marbach (Elée) traduit par la mise en place d'une démarche de Project Portfolio Management (PPM) : " Les différents projets sont notés selon 5 ou 6 critères tels que le coût, le ROI, le temps, l'innovation, le risque, s'il est stratégique ou non... Ils sont ensuite classés par attractivité ".

Bref : La Daf doit pour cela être convaincu des bénéfices de projets informatiques innovants. A l'image de Florent Teterel, Daf de Solmur qui a fait entrer sa société dans l'ère de la mobilité en implémentant un projet avec l'éditeur Nomalys.

Contract management, Design To Cost et ROI: le point sur ce qui est spécifique dans la gestion de projets SI

7 Suivre les projets en euros

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Être persuadé de l'utilité de l'informatique ne veut pas dire laisser faire tout et n'importe quoi. Chaque projet doit être suivi au plus près pour éviter les dérives. Ce qui, selon Renaud Brosse (Timspirit), reste un challenge : " 1/3 des postes informatiques sont difficiles à comprendre pour les Daf. Il y a donc beaucoup d'imprécisions sur les projets et donc de mauvaises surprises, notamment en termes de retards ". Des solutions existent. En premier lieu, des réunions trimestrielles afin de ré-estimer le coût des projets et parler des difficultés.

Autre solution, apportée par Joachim Treyer (Cost House) : " Pour s'assurer que les projets restent bien dans les clous, il faut les piloter en euros et non en jour hommes, comme c'est le cas actuellement. Cela permet de tenir compte des équipes mais aussi des prestataires, des investissements... de tout ce qui est nécessaire pour la mise une oeuvre d'un projet ". Une autre façon de voir qui peut vraiment apporter un plus.

Le Cloud : Parole de Daf

Isabelle Régnier, Daf de la Cité de l'Espace

Si les avantages du cloud sont bien connus des entreprises (réactivité, souplesse, utilisation des logiciels en mobilité, mises à jour automatiques...), cette solution, présentée comme économique par les prestataires, peut coûter cher. En témoigne la récente étude "Cloud Hangover" de Sungard Avaibility Services qui montre notamment que les coûts de maintenance du cloud associés aux coûts non planifiés représentent en France 1,46 milliards d'euros par an. Un constat qu'a fait Isabelle Régnier, Daf de la Cité de l'Espace : " Les prestataires cloud ont des solutions clés en main formidables mais qui ne s'intègrent malheureusement pas aux autres outils de notre SI. Intégrer les informations des applications cloud à nos bases de données afin d'avoir un système de reporting global revient très cher ". En effet, lorsqu'il a été question de faire évoluer l'outil de trésorerie de la Cité de l'Espace, la Daf a regardé du côté des solutions cloud. Mais les offres présentes sur le marché ne lui permettaient pas d'avoir un reporting global mais seulement plusieurs reportings par activités non liés les uns aux autres. A moins de payer le prix fort. Mais Isabelle Régnier se dit toujours très intéressée par le cloud. " Cela fait partie de l'évolution du marché. Si nous voulons continuer à avoir des outils performants, il faudra basculer vers le cloud ", pense-t-elle, soulignant que ce passage dans le cloud se fera alors de manière globale - et non outil par outil - pour être intéressant financièrement.

Repères :

Activité : exploitation d'établissements à vocation culturelle

Forme juridique : SA d'économie mixte

Siège social : Toulouse

Date de création : 1996

Président du conseil d'administration : Pierre Cohen

Effectif : 115 ETP

CA 2013 : 7 millions d'euros

Être persuadé de l'utilité de l'informatique ne veut pas dire laisser faire tout et n'importe quoi. Chaque projet doit être suivi au plus près pour éviter les dérives.

9 Daf 2.0, 3.0...et le DSI dans tout ça ?

Réglementations d'un côté, obligations de se moderniser de l'autre... La Daf n'a plus le choix : sa transformation numérique est en marche ! Ne pas livrer de FEC (fichier électronique comptable), par exemple, peut le conduire à payer des amendes considérables, de plusieurs centaines de milliers d'euros. Et une fonction support qui ne propose pas à ses partenaires des plateformes collaboratives va pâtir d'une image poussiéreuse, loin de l'idéal du business partner.

DSI indépendante, rattachée au Daf, externalisée... Peu importe la configuration spécifique de l'entreprise : cette transformation numérique nécessaire requiert une réelle implication du Daf. Car déléguer de tels projets au DSI n'est pas la solution.

10 Le Daf, un maître d'ouvrage impliqué

Si la DSI est bien souvent rattaché à la Daf (dans 44% des cas selon un baromètre FedFinance/BDO élaboré lors du Congrès des Daf 2014), le Daf a parfois la tentation de la superviser d'un seul oeil -celui de la finance - et de laisser toute la partie technique aux services informatiques. Grave erreur ! Surtout en ces périodes de contraintes réglementaires fortes. " La DSN et le FEC sont des sujets techniques pilotés par la Daf. Son patron doit donc être en veille, légale et technologique ", note Nicolas de Larouzière, product manager Sage ERP X3. Sur les sujets qui touchent à son coeur de métier, il doit proposer les solutions techniques qu'il a repérées et les soumettre à la DSI. " Le Daf doit pouvoir choisir ses solutions informatiques en se basant sur les fonctionnalités de ces dernières ", note Stéphane Pimienta, président de l'éditeur LucaNet.

Jean-Marc Allouët, associé au sein du cabinet BDO

Sabine Derboux, directrice de mission au sein du cabinet BDO

Une fois l'outil choisi, pas question de se relâcher : " Il ne faut pas confier aveuglément les sujets qui touchent les processus internes aux seuls informaticiens : cela peut coûter cher pour que ça ne fasse pas ce que l'on aurait voulu faire ", souligne Jean-Marc Allouët, associé au sein du cabinet BDO. " Si le Daf doit s'entourer de personnes de la DSI qui ont une culture des process de l'entreprise, ce type de projet doit rester sous sa responsabilité ", insiste-t-il. Le FEC est pour lui le meilleur exemple : " Si le Daf n'impose pas le respect strict de la réglementation, les outils mis en place ne permettent pas de faire des FEC conformes ", constate sa collègue Sabine Derboux, directrice de mission au sein du cabinet BDO. BDO a même mis en place une cellule de gestion de crise FEC qui reçoit au moins 3 appels par jour.

Même son de cloche du côté du cabinet Taj. Pascal Seguin, avocat associé, dit " sauver " bon nombre de projets informatiques dans lesquels il existe des problèmes de paramétrages. " Les informaticiens n'avaient tout simplement pas les compétences pour savoir si l'application qu'ils avaient créée était conforme ou non à la réglementation ", analyse-t-il. Il donne l'exemple d'une entreprise dont la numérotation des factures n'était ainsi pas en accord avec la réglementation fiscale. " Il nous a fallu deux mois pour remettre les choses en état. Cette erreur aurait pu coûter 900 000 euros ", raconte Pascal Seguin, car une facture dont des mentions obligatoires sont omises ou inexactes peut être sanctionnée d'une amende de 15 euros... par inexactitude ou omission.

FEC, DSN, liasse fiscale mais aussi nouveaux usages collaboratifs, la direction administrative et financière entame sa transformation numérique. Qui ne doit pas se faire sans elle afin de s'assurer que les outils correspondent bien à ses besoins. Et cette transformation impacte le couple DAF/DSI.

11 Chacun son rôle

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Reprendre la main sur le SI ne veut pas dire ignorer les compétences de la DSI. " Le DSI n'a pas toutes les cartes en main sur les besoins fonctionnels et les problématiques métiers, mais le Daf ne maîtrise pas l'impact sur le SI ", estime Christophe Rivayran, directeur de la business unit Dématérialisation & Processus chez l'éditeur Dimo Gestion.

" Quand le Daf pilote seul le SI, il a une vision erronée des choses ", confirme Florent Teterel, Daf de la société Solmur (CA 2013 : 38 millions d'euros, 150 collaborateurs). D'où un maitre mot : répartition. Ainsi, " les risques liés au budget, à la réglementation ou aux besoins incombent au Daf, ceux en lien avec l'informatique et la technologie comme les problèmes d'interface et de compatibilité sont du ressort du DSI ", observe Laurent Téton, consultant comptabilité/finances chez l'éditeur Comarch. C'est également le DSI qui fait la veille technologique des outils, parallèlement à la veille fonctionnelle que peut faire le Daf : " Le DSI, au fait des dernières tendances, conseille les directions opérationnelles sur les outils à choisir ", rapporte Nicolas Dalbignat, chef des ventes de l'éditeur Qualiac.

Florent Teterel, Daf de la société Solmur (CA 2013 : 38 millions d'euros, 150 salariés)

Et le DSI peut apporter ses compétences de chef de projet : " Le DSI accompagne le Daf en amont pour structurer ses besoins mais aussi tout au long du projet car ce n'est pas le métier de la Daf de gérer des projets ", analyse Sébastien Narme, associé du cabinet de conseil Data Value Consulting. " Tenir un planning, organiser des phases... C'est un vrai métier ! ", pointe Vincent Boulanger, associé fondateur de la société de conseil Modellis.

Si les avantages de faire travailler ensemble Daf et DSI semblent évidents, comment faire en pratique ? Cédric de Lavalette, associé KPMG, en charge des activités Technologie transformation propose de " renforcer la proximité et les liens entre ceux qui demandent et ceux qui créent les applications et d'adopter des cycles projet itératifs avec des Proof of concept - des prototypes NDLR - pour obtenir des premiers résultats concrets dans un temps court ". Chez Solmur, le DSI commence le développement et propose au Daf un produit semi-fini. " Nous le finalisons ensuite ensemble pour qu'il corresponde bien à nos attentes et à nos besoins ", raconte le Daf, Florent Teterel.

Reprendre la main sur le SI ne veut pas dire ignorer les compétences de la DSI. " Le DSI n'a pas toutes les cartes en main sur les besoins fonctionnels et les problématiques métiers, mais le Daf ne maîtrise pas l'impact sur le SI "

13 SAF-T à l'horizon

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Ce travail conjoint exige aussi une bonne compréhension des enjeux des uns et des autres. " Il y a un juste milieu à trouver entre les exigences fonctionnelles et celles liées au SI. Ce qui revient parfois à abandonner certaines fonctionnalités au profit d'un outil informatique plus pratique et plus rapide ", rapporte Isabelle Regnier, Daf de la Cité de l'Espace. " Les directions métiers doivent faire des efforts et éviter les solutions de niche qui ne répondent qu'à un seul besoin, ceci transformant le SI en usine à gaz composé d'une multitude de solutions ", remarque Céline Blanc, directrice marketing et commerciale de l'éditeur Nomalys.

Seulement alors des projets informatiques efficaces pourront voir le jour. Car la transformation numérique de la Daf n'en est qu'à son commencement : la dématérialisation est en train d'être suivie de projets collaboratifs, exploitant le big data ou encore liés à la mobilité. Et côté réglementaire Pascal Seguin (Taj) rapporte l'existence du SAF-T (Standard audit file for tax purposes qui couvre 5 domaines : comptabilité, ventes, achats, immobilisations et stocks, soit plus d'un millier de données) de l'OCDE qui va plus loin que le FEC, demandant 68 informations comptables contre 18 pour le FEC. " En Europe, le Portugal a rendu le SAF-T obligatoire en 2008 et le Luxembourg en 2011. " Gageons que le prochain pays à l'appliquer sera la France.

Pour une présentation générale des secteurs d'activités impactés dans leur business model par la transformation numérique, consulter le dossier Xerfi

La transformation numérique de la Daf n'en est qu'à son commencement : la dématérialisation est en train d'être suivie de projets collaboratifs, exploitant le big data ou encore liés à la mobilité. Et côté réglementaire le déploiement du SAF-T .

15 Daf ingénieurs et ingénieurs Daf : vers de nouveaux métiers

Imaginez une Daf dans laquelle un collaborateur de la DSI travaillerait à plein temps afin d'accompagner le Daf dans ces sujets informatiques au jour le jour. Vous ne rêvez pas : ceci est déjà une réalité dans certaines grandes entreprises. " Aujourd'hui, les compétences IT se sont rapprochées des métiers et sont même présentes au sein des autres directions, constate Marie Guillemot, associée KPMG, responsable nationale des activités Télécoms-Media-Technologies. L'organisation abolit les silos en intégrant des compétences en analyse de données au sein des métiers eux-mêmes ". Dans certaines entreprises, c'est le contraire qui s'est opéré, la DSI accueillant des spécialistes métier qui sont les interlocuteurs des autres directions. " On voit apparaître des postes de directeur des services numériques, des responsables de la stratégie digitale : ce sont des postes créés pour travailler avec les directions métiers ", témoigne Eric Jamet, directeur marketing de l'éditeur Tessi Documents Service.

16 Double formation

Quelle que soit l'appellation donnée aux postes de ces nouveaux spécialistes, ils doivent être capable de faire se rencontrer deux besoins différents, ceux de la Daf et ceux de la DSI. " Ce sont des traducteurs susceptibles d'appréhender le besoin métier, de le traduire pour la DSI et d'accompagner tout au long du projet ", décrit Laurent Tanguy, associé du cabinet IN2. " Le problème est de trouver des personnes qui connaissent tous ces sujets ", lance Pascal Seguin (Taj). Dotés d'un double diplôme ingénieur et finance, ce sont des profils très recherchés.

Des ingénieurs informatiques travaillant au sein même des directions métiers : c'est d'ores et déjà la réalité dans certaines grandes entreprises. Et peut-être demain dans la vôtre ?

17 Sandra Utrera, Daf de l'American Hospital of Paris : "Avec le DSIO, nous avons établi un schéma directeur du SI"

S'il est un secteur qui est en pleine transformation numérique, c'est bien celui de la santé. Un virage que se devait de prendre le prestigieux American Hospital of Paris. Ne serait-ce que pour répondre aux réglementations. Un des gros projets en cours : le déploiement du dossier patient informatisé. " Notre objectif est de passer à un dossier complètement dématérialisé, comme le préconise le programme Hôpital Numérique du gouvernement ", précise Sandra Utrera, Daf de l'hôpital qui supervise également la direction des systèmes d'information et d'organisation (DSIO). D'ores et déjà opérationnel aux urgences, ce projet du dossier patient informatisé est en train de se déployer au niveau des prescriptions et devrait aboutir à une dématérialisation totale en 2017

Un projet d'envergure qui ne fait pas oublier à la Daf les autres problématiques auxquelles l'hôpital est confronté. En janvier 2012, c'est tout son outil financier qui a été rénové, ainsi que la gestion des achats, en implémentant la solution Qualiac. " Notre outil était obsolète et surtout truffé de développements spécifiques, ce que nous ne souhaitions pas ", rapporte Sandra Utrera. Par ailleurs, un projet de remplacement de l'outil de facturation hospitalière va débuter en juin prochain. " C'est un projet important et transversal car la facturation est très décentralisée ", indique la Daf.

Chaque projet sélectionné fait partie d'une vision à moyen terme. " Avec le DSIO, nous avons établi un schéma directeur du SI qui nous permet de planifier sa trajectoire, quelles sont les briques du système d'information à changer ou à améliorer. Nous avons ainsi une stratégie claire sur les 5 ans à venir ", explique Sandra Utrera. Cela permet notamment de savoir comment articuler les différents projets les uns avec les autres. Sont cependant prioritaires les projets réglementaires, suivis des projets permettant le développement de nouvelles activités et enfin ceux offrant un gain de productivité.

18 Forte implication

Chaque projet fait intervenir la DSIO, la Daf et la ou les directions opérationnelles concernées afin de définir correctement les besoins et le budget. Sandra Utrera est particulièrement impliquée sur la partie fonctionnelle quand les projets touchent à son coeur de métier : " Je participe activement à la rédaction du cahier des charges pour m'assurer qu'il est bien exhaustif et je m'implique dans les ateliers de paramétrage et de définition des besoins qui me semblent critiques d'un point de vue métier ". La Daf pense en effet que participer seulement au comité de pilotage ne suffit pas à s'assurer du bon déroulement d'un projet.

C'est donc main dans la main avec son DSIO que Sandra Utrera travaille. " Le DSIO est un support important sur les aspects technologiques pour lesquels je n'ai pas les compétences, pense-t-elle. C'est lui aussi qui définit la méthodologie projet à adopter et lui qui m'alerte s'il constate des dérives méthodologiques : il est le garant méthodologique en amont et en cours de projet ". Une belle coopération qui leur permet de mettre en oeuvre de véritables projets stratégiques : le dossier patient informatisé, par exemple, s'articule avec d'autres outils du SI de l'hôpital, notamment la gestion informatisée du bloc opératoire.

Dossier patient informatisé, nouveaux outils de gestion financière de facturation... Les projets informatiques ne manquent pas à l'American Hospital of Paris. Menés par la DSIO, la Daf et la ou les directions opérationnelles concernées, ils répondent à une vision stratégique à moyen terme.