Optimisation de la récupération de la TVA : une autre voie pour améliorer sa trésorerie ?

Les chiffres semblent incroyables. 54% de la TVA éligible sur les notes de frais ne sont pas réclamés par les entreprises selon une étude internationale de l'IFBD (International bureau of fiscal documentation). Pourtant, dans un contexte de crise mondiale où les entreprises se sont mises en quête urgente de liquidités, la récupération de la TVA représente un levier non négligeable.

Les freins

Pour expliquer cette situation, SAP Concur a mené le mois dernier une étude sur le sujet, synthétisée dans son rapport "Le potentiel caché de la récupération de la TVA". Il en ressort plusieurs points intéressants mettant en exergue les principaux freins à la récupération de TVA. Par exemple, 22% des responsables financiers interrogés déclarent ainsi ne pas récupérer la TVA parce que les salariés leur ont soumis des notes de frais avec des informations manquantes ou incorrectes. 23% mettent en avant la complexité du process avec des notes de frais faisant figurer plusieurs éléments avec des taux de TVA différents. Christian Ketterer, solution consultant pour SAP Concur et expert des sujets TVA et conformité, complète : "Les problématiques de reçus représentent plus d'un tiers de la TVA non récupérée. C'est énorme !"

Vital Saint-Marc, expert-comptable associé au sein du réseau RSM, pointe la complexité de certaines règles : "Par exemple, si j'invite un client au restaurant, dans le cadre de nos activités professionnelles, je peux récupérer la TVA sur son repas mais pas sur le mien. Sur l'essence aussi, les règles sont complexes et surtout en constante évolution. Par peur de déclarations indues et de sanctions futures, beaucoup d'entreprises préfèrent renoncer tout simplement à ces remboursements".

Autre point dur : les dépenses réalisées à l'étranger. "La récupération de TVA à l'étranger peut être perçue comme assez complexe et fastidieuse, avec des justificatifs à fournir parfois importants. Beaucoup d'entreprises reconnaissent abandonner ce sujet, mais sans avoir vraiment conscience des montants que cela peut représenter", souligne encore l'expert de SAP Concur. Nathalie Habibou, associée TVA du cabinet de droit fiscal Arsene, explique : "En théorie, il existe en Europe une procédure spéciale permettant aux entreprises non établies dans le pays d'achat de récupérer la TVA. Les délais sont en principe encadrés. En pratique, nous constatons de vraies difficultés à obtenir des remboursements par certains pays membre de l'UE, notamment la Pologne, la Roumanie et l'Italie. Les délais sont parfois tellement longs qu'un certain nombre d'entreprises se découragent". Et selon l'avocate, la situation est encore plus complexe avec les pays non membres de l'UE, le Royaume-Uni par exemple avec lequel les entreprises françaises commercent beaucoup. "Avec ce pays, nous reviendrons à une procédure papier au 1er avril 2021 !"

Les leviers d'amélioration

Dans ces conditions, quelles solutions pour optimiser vos récupérations de TVA ? L'avocate fiscaliste recommande, dans un premier temps, de prendre le temps nécessaire à un état des lieux exhaustif de la typologie des TVA supportées. Christian Ketterer, l'expert TVA de SAP Concur détaille quelques leviers à mobiliser : "En réalité, si une entreprise veut récupérer absolument toute la TVA de ses notes de frais, elle va ajouter de la contrainte soit aux équipes finance en charge du traitement des notes de frais, soit aux équipes sur le terrain. Il y a donc un subtil équilibre à trouver entre les deux, avec une gradation précise dans les décisions".

Parmi ses conseils pratiques : doter d'un côté l'utilisateur final d'outils performants lui permettant d'établir rapidement des notes de frais correctes avec transmission facilitée des justificatifs associés et, de l'autre côté, équiper l'équipe finances de solutions digitales efficaces. SAP Concur a ainsi développé une offre spécifique à la maximisation de la récupération de la TVA, grâce à des algorithmes sophistiqués. D'autres offres existent bien entendu sur le marché.

Pour ce qui concerne l'étranger, Nathalie Habibou préconise d'identifier les enjeux afin de proportionner les moyens mis en oeuvre. En clair, mieux vaut ne pas passer trop de temps sur les petits montants pour le réserver aux gisements plus conséquents. "Il ne faut pas oublier non plus que la procédure avec les pays de l'UE est désormais dématérialisée, c'est donc plus facile qu'avant. Les entreprises ne doivent pas se décourager, les sommes engagées sont parfois importantes".

Christian Ketterer prévient : "Nous savons que la récupération de la TVA va aller en complexité croissante en raison des évolutions réglementaires. Il faut donc agir rapidement, se mettre en ordre de marche et optimiser ses process de récupération de TVA dès à présent".