Comment Canal+ Brand Solutions s'est préparé à la facturation électronique ?

Parti de loin en 2023, Pierre-Yves Noël, directeur des opérations chez Canal+ Brand Solutions, explique tout d'abord qu'à l'époque, 100 % des factures étaient en format papier. « Il y a eu une première étape, alignée sur le volet RSE du groupe, d'engager une réflexion sur la facturation dématérialisée. Ensuite, la réforme ayant été repoussée plusieurs fois, finalement aujourd'hui, nous sommes très avancés sur le sujet, sans doute une des premières régies du secteur à être prêtes sur tous les formats média vendus », détaille Pierre-Yves Noël. En effet, certaines régies pratiquent de la facturation dématérialisée, mais pas sur l'ensemble des supports qu'elles commercialisent.

Un enjeu au niveau opérationnel et transversal

« Au sein de la régie, nous éditons l'ensemble des factures des différents supports sur tous les médias vendus. Puis, une fois que l'ensemble des factures a été édité dans notre logiciel interne, c'est déversé dans l'outil SAP au niveau du groupe pour suivre et consolider l'ensemble des données », précise Pierre-yves Noël. Il explique que le projet de la dématérialisation des factures a été mis en place par les équipes opérationnelles de la régie, en collaboration avec la comptabilité. « Au sein des équipes IT, nous avons un chef de projet et un développeur. Du côté de mes équipes, cela a mobilisé deux personnes le responsable de l'administration des ventes et une autre personne, tout en travaillant en étroite collaboration avec la responsable comptabilité », indique-t-il.

Pour lui, l'impact de la réforme de septembre 2026 concerne essentiellement le cycle de vie de la facture. « L'information transitera par la PDP de ICD International et sera déversée ensuite dans SAP. D'un point de vue comptable, pour le recouvrement, ils auront une source d'informations très enrichissante pour suivre au mieux le cycle de vie de la facture contrairement à aujourd'hui, où nous sommes dans le flou. »

Premiers tests en septembre

Pierre-Yves Noël a prévu, en appui avec la PDP ICD International, de réaliser de premiers tests avec des factures entre une agence et un annonceur dès septembre. « Nous avons déjà pris contact avec certains partenaires pour faire de premiers tests de flux notamment pour suivre la facture de l'annonceur au mandataire. Sur le plan technique, il reste quelques adaptations, mais ce n'est pas un travail titanesque. En fait, le travail a été fait en amont et a duré huit mois. Il reste juste à mettre aux normes nos travaux avec les derniers éléments qui ont été publiés par le législateur ».

Cette bonne préparation s'explique par le fait que les équipes de Pierre-Yves Noël ont débuté leur réflexion à une époque où la réforme était prévue pour octobre 2024. « Nous avons fait nos premiers flux de factures dématérialisées en janvier 2024, pour être opérationnel dès fin 2024. Finalement, comme la réforme a été repoussée, nous avons eu le temps d'étudier l'ensemble des cas d'usage », souligne-t-il. Aujourd'hui, le directeur explique être plutôt impatient de rentrer dans le concret et la partie production. « Je pense être en avance versus pas mal de nos concurrents. »

3 conseils pratiques pour bien se préparer

Premier conseil, Pierre-Yves Noël estime important d'avoir une vue globale des problématiques de l'entreprise en termes de facturation. « Faire un audit de ses process internes de facturation, connaître l'existant, les besoins, les clients, etc. »

Ensuite, bien choisir sa future PDP en fonction de son secteur d'activité et de la technologie déjà utilisée en interne. « Par exemple, nous avons des factures EDI (factures dématérialisées), mais certaines PDP ne les reconnaissaient pas. Donc cela a été clairement un critère de choix ».

Pour Pierre-Yves Noël, le troisième point fondamental est d'impliquer au quotidien les équipes opérationnelles au projet en transversal, sans que cela soit un projet uniquement IT ou purement financier. « Selon l'organisation des entreprises, l'ensemble des parties prenantes opérationnelles concernées par la facturation doivent être impliquées dans ce projet, car cela va changer la façon de travailler très rapidement au niveau de leur métier », détaille-t-il.