DossierFichier des écritures comptables (FEC) : guide pratique et retour d'expériences
2 - Constitution du FEC: rappel des règles
La constitution des fichiers d'écritures comptables répond à des normes très précises. Les experts-comptables des cabinets Cofigex et BDO font le point sur les règles à respecter et les normes définies par l'administration.
Un fichier unique par exercice
Depuis le 1er janvier 2014, le FEC doit être remis au titre des trois derniers exercices clos, en l'absence d'exercices déficitaires, ainsi qu'au titre de l'exercice en cours jusqu'au mois visé par l'avis de vérification, en matière de contrôle de taxes ou impôts autres que l'impôt sur les sociétés.
Le FEC est un fichier de type "plat", ou XML, dont les spécifications sont précisées sur le site www.impots.gouv.fr. Le contenu du FEC, à savoir les données et leur ordre de présentation, est strictement défini par l'article A- 47 A I du LPF.
Ce fichier doit comprendre 18 à 22 champs selon le régime d'imposition. L'entreprise doit constituer un fichier unique par exercice. Celui-ci doit intégrer l'ensemble des écritures validées de l'exercice de la comptabilité générale (y compris les écritures d'à-nouveaux), mais aussi les écritures détaillées des modules auxiliaires centralisés et les écritures d'inventaire.
Les écritures exclues du FEC
En revanche, sont exclues du FEC:
- les écritures de solde des comptes de résultat 6 et 7;
- les écritures purement analytiques ;
- les écritures de centralisation des modules auxiliaires (sauf dérogations liées à la volumétrie);
- les écritures dites "brouillard".
Les enregistrements comptables doivent comporter les mentions minimales précisées par l'article 420-2 du PCG: "Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie".
À noter que des dérogations existent.
En cas de volumétrie importante, par exemple, la remise sur plusieurs supports est autorisée, en accord avec le service vérificateur. Par ailleurs, en cas d'application métier, le FEC peut comprendre les écritures de centralisation. Les données des applications métiers peuvent également être communiquées dans un autre fichier.
Il existe aussi des dérogations en cas de migration de système ou de fusion.
Le descriptif du FEC
Le descriptif du FEC a pour objectif de faciliter la compréhension du fichier et de communiquer l'ensemble des informations nécessaires à la lecture et à l'exploitation des données. Ce document doit notamment inclure:
- la codification des établissements;
- le mode d'identification des écritures de report à nouveau;
- l'attribution des numéros d'écriture par journal;
- toute table de concordance;
- toute information spécifique.
Le test du fichier, une étape incontournable
Avant toute remise du FEC, il est important de tester ce fichier et d'anticiper les contrôles de l'administration. Les principaux points de vigilance concernent l'exhaustivité des champs, du format et des données.
Le Daf doit également veiller à la conformité des écritures au regard des réglementations comptables et fiscales, avec une attention particulière sur la comptabilisation des opérations non récurrentes.
Enfin, il est important de contrôler la cohérence entre les données comptables et les déclarations fiscales. Voir sur ce sujet la tribune de Maître Pascal Ngatsing sur Test compta Demat, un outil pour tester la conformité de votre FEC, ou bien encore l'outil Tax analytics du cabinet Taj.
Sur le contrôle informatisé, voir aussi le Bulletin officiel des finances publiques: Conservation et représentation des livres, documents et pièces comptables dans le cadre d'une comptabilité informatisée
