Facturation électronique : 9 clés pour réussir sa transformation

Si le gouvernement a reporté la mise en oeuvre de l'obligation de facturation électronique, il est néanmoins temps pour les entreprises de se mettre en ordre de bataille. Sabrina Hué (Senior Manager et ancienne Directrice de projet du portail public de facturation) et Mahdi Belrhiti (Partner Julhiet Sterwen spécialisé sur la facturation électronique) du cabinet de conseil Julhiet Sterwen partagent 9 clés indispensables pour réussir cette transition.

1. Mobiliser les différentes équipes pour ce projet

Passer à la facturation électronique est un projet de grande ampleur qui mobilise de nombreux acteurs internes et externes à l'entreprise et qui vont devoir collaborer ensemble tels que : l'équipe juridique et fiscale pour répondre à toutes les questions fiscales et à la TVA, l'équipe comptable (clients et fournisseurs) pour identifier les circuits de factures, les équipes métiers pour adapter l'organisation et les processus (dont l'équipe achat), l'équipe des systèmes d'informations (DSI) pour mesurer et piloter les impacts sur les outils, l'expert comptable, les éditeurs de solution logicielle, la DGFIP et l'AIFE pour les cas d'usage et les spécifications externes.

"La transition vers la facturation électronique nécessite une mobilisation sans précédent de toutes les équipes. En travaillant de concert avec les départements juridiques, comptables, métiers, informatiques, et en collaborant avec des partenaires stratégiques, nous pouvons garantir une mise en oeuvre réussie et maximiser les avantages de cette transformation." pour Sabrina Hué de chez Julhiet Sterwen.

2. Connaître le (nouveau) calendrier réglementaire de son entreprise

Les nouvelles dates d'obligation varient selon la taille de l'entreprise, allant du 1er septembre 2026 au 1er septembre 2027. Il convient de bien connaître les échéances selon son type d'entreprise. Au 1er septembre 2026 : Toutes les entreprises (TPE, PME, ETI et grandes entreprises) auront l'obligation de recevoir les factures électroniquement. Mais l'obligation d'émission se limitera aux grandes entreprises et ETI. Ce n'est qu'au 1er septembre 2027, que les TPE, PME et micro-entreprises auront enfin l'obligation d'émettre les factures de manière électronique.

3. Identifier ses obligations

En tant qu'émetteur et récepteur de factures, l'entreprise est assujettie à la TVA et établie en France. Les textes réglementaires rendent obligatoires l'échange électronique de factures pour les transactions entre assujettis à la TVA établis, domiciliés ou ayant leur résidence habituelle en France (B2B). De plus, les textes prévoient de compléter l'obligation de facturation électronique par la transmission de données complémentaires (e-reporting) à l'administration pour les transactions interentreprises non domestiques (B2B), International, et entre les entreprises et le consommateur final en France (B2C).

4. Différencier les factures à traiter

L'état des lieux des flux de factures est essentiel pour comprendre les cas d'usages traités par l'entreprise, leurs impacts organisationnels et les spécifications de la DGFIP.Il est important de différencier les types de factures : en cartographiant les flux entrants et sortants car souvent ce sont différents systèmes et processus qui s'appliquent, en distinguant les types de factures (achat, frais généraux, etc), en identifiant le cadre réglementaire / TVA pour chaque typologie de facture (acompte, autoliquidation, sous-traitance etc.) et enfin, s'assurer que toutes les mentions légales soient bien présentes sur les factures entrantes et sortantes. Il faut également faire le rapprochement entre les typologies et les cas d'usage des spécifications de la DGFIP.

5. Utiliser les bons canaux de distribution

Pour savoir où on va, il faut savoir d'où on vient. Un état des lieux précis des canaux d'envoi et de réception des factures de l'entreprise doit être effectué afin d'évaluer la volumétrie de factures entrantes et sortantes à dématérialiser (papier, mail, portail, EDI, API etc.). Plusieurs canaux seront proposés par le portail public de facturation (PPF) et par les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP en fonction de leur offre) comme la saisie en ligne ou le dépôt de PDF (jusqu'à fin 2027, EDI ou API).

6. Vérifier les bases de données

La qualité des données existantes est cruciale. Les entreprises doivent être en mesure de fournir toutes les données obligatoires, notamment les nouvelles, telles que le N°SIREN des clients, la nature des prestations, le statut de la facture, etc. Pour cela, il est donc important d'être en mesure d'identifier les données, de mettre en place une gouvernance de la donnée, de s'assurer de la qualité des données existantes et d'être en capacité de fournir toutes les données obligatoires.

7. Respecter les formats des flux

Trois formats seront acceptés par le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, tous conformes à la norme EN16931 (les formats UBL, CII et Factur-X), avec une tolérance pour les factures au format PDF non structuré jusqu'au 31 décembre 2027 (à confirmer par l'administration suite au report de la réforme). Si une entreprise utilise un autre format structuré et ne souhaite pas en changer, elle devra alors s'assurer que l'ensemble des informations requises dans la norme EN16931 soient présentes dans son flux. Enfin concernant le e-reporting, le format des spécifications externes disponibles sur le site impots.gouv. doit être respecté.

8. Choisir ses partenaires

Le choix des partenaires doit tenir compte de la taille de l'entreprise, de la volumétrie de factures, des outils comptables ou ERP, et des capacités informatiques afin de pouvoir répondre au mieux aux besoins de l'entreprise.

9. Planifier sa roadmap

Enfin, la mise en conformité nécessite plusieurs chantiers qu'il est important d'avoir à l'esprit afin de respecter le calendrier réglementaire de l'entreprise. Les chantiers passeront de l'état des lieux à l'accompagnement du changement, en passant par la mise en conformité des outils et de l'organisation.