Pourquoi les outils en gestion sont devenus indispensables ?

L'importance des outils de gestion est facile à constater, et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise. Plébiscités par les grandes structures, les solutions de suivi et de gestion font désormais partie des principaux outils de pilotage ; au sein de petites entreprises la mise en place d'un tableau de bord pour le suivi du chiffre d'affaires et des charges - une mesure qui peut paraître très modeste, à première vue -, peut permettre de réellement changer la donne pour l'entreprise.

Pourtant, on constate que les solutions de suivi et de gestion sont encore très peu utilisées dans les plus petites structures, PME-ETI... alors qu'elles sont d'autant plus faciles à adopter, et clairement tout aussi importantes pour le développement et la bonne gestion de l'entreprise !

Coûts excessifs, difficulté de mise en place et d'utilisation, questionnement sur la nécessité réelle... Les appréhensions des petites entreprises quand il s'agit d'acheter de nouveaux outils sont nombreuses - et souvent légitimes. Pour faire court : il est essentiel de choisir une solution en adéquation avec son business. Les bénéfices sont en général très rapidement évidents, que ce soit en termes d'économies sur le long terme, de gain de temps pour le dirigeant, d'aide au suivi et à la prise de décision, ou encore d'automatisation et structuration de l'activité. En conséquence, les équipes sont davantage libres de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. Un petit tour d'horizon de quelques outils de suivi et de gestion incontournables et accessibles à tous :

Optimiser le pilotage de l'entreprise

Les tableaux de bord font partie des outils de suivi les plus connus, et dont l'efficacité n'est plus à démontrer. Ces aides au pilotage de l'activité de l'entreprise (dont la complexité peut varier considérablement) permettent de centraliser toutes les données, de définir des indicateurs clés, et d'en fournir une vue en temps réel.

Si le tableau de bord peut être mis à profit par différents services au sein d'une même structure, il se révèle particulièrement utile pour le contrôle budgétaire en donnant la possibilité d'intégrer et de suivre de nombreux KPIs : résultat net comptable, fonds de roulement net global, trésorerie, charges, etc. Certains ERP (Enterprise Resource Planning), sont aujourd'hui accessibles en ligne via un simple navigateur internet (en SaaS) et permettent également de paramétrer ses tableaux de bords. Ainsi ces logiciels proposent, la plupart du temps, différents gabarits de tableaux de bord que l'on peut intégrer et personnaliser selon ses besoins.

Les avantages de ces outils ? Entre autres :

- ils permettent de traiter et d'analyser de gros volumes de données,

- ils sont faciles à prendre en main par les utilisateurs,

- ils sécurisent les informations tout en les rendant facilement accessibles à tous,

- ils facilitent la prise de décision grâce aux mises à jour des données en temps réel.

Digitaliser les processus financiers

D'autres types d'outils, notamment les ERP plus complets, permettent en plus de suivre ses recettes et ses coûts, d'automatiser et de digitaliser de nombreuses étapes des processus financiers des entreprises - notamment en matière de gestion de paiements et de trésorerie. Ainsi les entreprises qui utilisent des logiciels représentant des solutions de digitalisation de leurs factures, de dématérialisation des documents comptables, ou encore de gestion de notes de frais pour se diriger vers le " zéro papier ". Grâce à ces outils, les membres d'une même structure peuvent rédiger des factures dans une base de données commune accessible à tous.

Résultats :

- simplification de la création et de la gestion des documents,

- gain de temps grâce à la centralisation de toutes les pièces justificatives,

- meilleur suivi des dépenses et des factures pour l'équipe administrative et financière, ce qui permet d'éviter les retards de paiement.

Ces solutions se déclinent souvent sous forme de formules à la carte, laissant ainsi la possibilité aux entreprises de choisir les outils et packs qui conviennent à leur structure.

Choisir un outil adapté à ses besoins

Des outils clés en main pour le suivi et la gestion, il en existe aujourd'hui pour tout type de budget et de taille d'entreprise. L'essentiel est de trouver l'outil adapté - pas seulement à sa bourse, mais surtout à ses besoins. Dans la pratique au quotidien, on considère qu'il est essentiel de faire le point au préalable avec les clients sur l'organisation actuelle de leur processus financier, sur leurs envies, avant de leur proposer tel ou tel outil, et de les accompagner dans leur choix.

La priorité doit être de proposer flexibilité et facilité de gestion au quotidien pour les équipes et éviter l'effet " usine à gaz ". La variété de l'offre fait qu'il est aujourd'hui aisé de trouver LA solution qui sera le plus à même de répondre aux critères d'un client. S'adapter également à la demande de ce dernier, en proposant à la fois des outils prêts à l'emploi qui offriront une automatisation efficace des processus ainsi qu'un gain de temps pour les équipes, et en produisant soi-même des tableaux de bord et suivis si le client ne souhaite pas s'engager sur l'achat d'un outil.

Des exemples d'outils de gestion :

Certains outils ont des plans qui s'adaptent à la taille de l'entreprise, la liste ci-dessous est indicative ; il existe une multitude de solutions et certaines sont spécifiques à des branches :

- Pour les TPE : Odoo, Henrri, N2F, la suite Office ou encore Google Docs...

- Pour les PME : NetSuite, Odoo, SAGE, PowerBI, Tableau, Expensya, Spendesk...

- Pour les grandes entreprises et ETI : SAP, SAGE, NetSuite, SAGE, Akuitéo, Spendesk... etc...

Les outils de suivi et de gestion, qu'il s'agisse de tableaux de bord les plus basiques, de solutions de dématérialisation de factures ou de gestion des paiements, offrent des avantages tangibles aux entreprises. Et pas la peine d'engager des sommes folles : ce qui fait la valeur d'un outil de suivi et de gestion, c'est avant tout son adéquation avec les besoins de l'entreprise !

Pour en savoir plus

Camille Delcour : Consultante Experte en analyse des risques et gestion de la fraude, Camille Delcour est la fondatrice de Cybooster, société spécialisée dans le contrôle de gestion, l'audit et le contrôle interne pour les PME