Performance des achats : aller au-delà du budget pré-défini, des coûts évités et du TCO

Cas pratique : Bio C' Bon mise sur les statistiques

Les achats sont au coeur de la stratégie de Bio c' Bon : l'entreprise travaille en direct avec les fournisseurs, sans passer par des grossistes, ce qui permet d'améliorer la marge et de proposer des prix compétitifs. Une stratégie qui nécessite un système de pilotage de la performance des achats rigoureux. " Le marché du bio n'est pas encore structuré en amont, précise Marc Housieaux, responsable Méthodes et Contrôles chez Bio c' Bon. Nous avons dû renforcer l'organisation pour faire face à l'augmentation du nombre de fournisseurs, tout en ayant un système de pilotage de la performance de plus en plus précis ". A son arrivée, en 2012, Marc Housieaux met en place un certains nombres d'indicateurs : aux marges et aux ventes déjà suivies s'ajoutent les rebuts, les conditions fournisseurs et taux de rupture... " Un des principaux outils mis en place fut le suivi du CA par famille. Car il existe de grosses différences selon les familles de produits, indique-t-il. Par ailleurs, pour les produits saisonniers, il a fallu gagner en précision dans les prévisions de ventes afin de passer des contrats annuels, évitant ainsi les ruptures de stock en fin de saison sur les produits phares ".

La rupture de stock est un sujet très important chez Bio c' Bon. " Les achats suivent aussi bien la rupture au niveau des magasins qu'au niveau des livraisons fournisseurs, afin de trouver des solutions alternatives ", détaille Marc Housieaux. Parallèlement, il ne faut pas non plus trop commander pour ne pas subir de pertes - n'oublions pas que nous parlons pour une grande partie de produits frais. Les achats sont donc responsabilisés sur la marge, la variation de CA mais aussi les pertes.

Autre difficulté rencontrée : la non correspondance entre les évaluations statistiques élaborées au niveau du contrôle de gestion et la marge comptable. " Nous avions les données par rayon et par famille alors qu'au niveau comptable les données étaient organisées par fournisseurs : cette différence de méthodologie nous empêchait d'effectuer toute réconciliation compta-gestion ", raconte Marc Housieaux. Les écarts ont dû être analysés, compris afin d'établir un lien entre les analyses statistiques et les données comptables. " Je pars du principe que si les statistiques s'améliorent, la marge suivra, tranche Marc Housieaux. Au final, nous suivons les données statistiques issues des caisses et de l'ERP de commande pour évaluer la performance des achats et pas les données comptables. " La marge statistique est calculée en soustrayant le prix d'achat (incluant les remises) au prix de vente. A laquelle les rebuts (pertes, casses, vols) sont soustraits pour obtenir la marge comptable théorique. " L'avantage : ces données statistiques permettent d'avoir une granularité beaucoup plus précise, jusqu'à l'article, ce que n'offre pas la marge comptable ", insiste Marc Housieaux.

Actuellement, les données sont transmises aux achats par le contrôle de gestion, ce qui crée une dépendance. " Les choses simples sont transmises automatiquement mais pour des données plus poussées, il faut une analyse qui demande plus de temps ", note Marc Housieaux. L'entreprise travaille donc sur un outil qui permettrait de rendre les achats plus autonomes. " Le principe consisterait à ne rendre visible que les résultats et pas l'analyse, le gain de temps serait énorme ", décrit Marc Housieaux. Ce qui nécessite encore d'analyser les besoins des acheteurs et de les structurer.

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