Performance des achats : aller au-delà du budget pré-défini, des coûts évités et du TCO
Valider les chiffres annoncés par les achats
" La direction financière doit être formée au TCO pour calculer la performance globale des achats à court, moyen et long terme et ne pas uniquement se focaliser sur les gains économiques à court terme. Cela permet d'intégrer tous les paramètres : qualité, pérennité dans le temps, impact sur l'activité et les clients internes et externes, impacts sur d'autres postes de coûts... ", insiste Fanny Bénard, associée du cabinet de conseil dédié aux achats responsables, BuyYourWay.
Exemple
Soit une machine à la catégorie d'énergie basse, qui sera peut-être plus chère mais qui permettra de faire des économies d'énergie à long terme : " Il faut réussir à voir les choses de manière macro, pour l'ensemble de l'activité de l'entreprise : consommation électrique, bien-être des salariés et donc performance et efficience, fournisseurs de qualité pour être approvisionné sur le long terme..., insiste Fanny Bénard. Et les autres directions doivent accompagner les achats et la direction financière pour avoir cette vision globale ".
Une vision transverse qui permet de mieux piloter les achats en comprenant d'où viennent les écarts entre le résultat comptable et ce qu'annoncent les achats, de mieux définir le budget... Et surtout d'être prédictif. " Le seul vrai outil de pilotage de performance de la fonction achats est le Balance Score Card, un modèle réunissant un pilotage par la finance, par les processus, par la croissance et l'innovation et par le client, assure Richard Caron. L'objectif est de regarder les évolutions des perspectives et pas seulement de jeter un oeil dans le rétroviseur. Mais peu d'entreprises sont suffisamment matures pour mettre un tel modèle de pilotage en oeuvre ".
C'est pour cette vision stratégique qu'il est essentiel que le Daf aide le directeur achats à piloter la performance des achats. " La finance peut influer sur la qualité des prévisions des acheteurs : les prévisions doivent être les plus hautes possibles et les moins biaisées. Car si les prévisions sont trop hautes, les prix de vente ne sont pas compétitifs, ce qui peut amener à attaquer les marges ", prévient Patrick Scholler.
Surtout, le Daf apporte de la fiabilité aux mesures effectuées par la direction achats. " La finance doit valider la mesure de la performance, estime Luc Agopian. Sinon la situation est schizophrénique : le directeur achats détermine lui-même ses indicateurs qui sont le plus souvent liés à son bonus. La collaboration avec le Daf a donc deux objectifs : traduire la performance achats dans les résultats de l'entreprise et valider les chiffres annoncés par les achats. " Patrick Scholler, ajoute : " Le CPO a tout intérêt à collaborer avec le CFO afin d'accéder à une plus grande visibilité et une meilleure crédibilité. La finance authentifie les chiffres publiés ". Car le Daf veillera à ce que les chiffres annoncés par les achats soient les plus proches possibles de la réalité, prenant en compte tous les paramètres : " pour la réduction des coûts grâce à la négociation par exemple, il demandera à ce qu'elle tienne compte de ce qui a été effectivement utilisé ", précise Patrick Scholler.
Des indicateurs en lien avec la stratégie de l'entreprise
Mais si le CPO a besoin du CFO pour l'aider à calculer sa performance, cela ne veut pas dire que seuls des indicateurs économiques doivent être étudiés. " C'est la performance globale des achats qui doit être considérée, intégrant bien sûr la performance économique à court terme, mais également l'impact de l'achat sur l'entreprise à moyen et long terme sur l'activité, l'efficience, la satisfaction des clients internes et externes, la capacité à répondre à la réglementation et aux nouveaux besoins.... ", énumère Fanny Bénard. Elle conseille d'aller encore plus loin avec des paramètres sociaux, environnementaux, sociétaux, en parallèle des paramètres déjà utilisés. " Et si un fournisseur fait faillite ? Ou fait travailler des enfants ? ", pointe Cédric Guillouet. Fanny Bénard cite l'importance d'indicateurs comme la pérennité de la relation avec les fournisseurs, qui deviennent de vrais partenaires, les délais de paiement, les formations suivies par les collaborateurs... " Plutôt que de mesurer des gains il vaut mieux essayer de mesurer la contribution de valeur aux objectifs de l'entreprise ", pense Richard Caron.
Les objectifs de performance achats doivent être en lien avec la stratégie de l'entreprise : économiques (volume de chiffre d'affaires, gains, dépenses...), opérationnels (performance des processus achats, panel de fournisseurs, tco, time to procurement...). " Certaines entreprises mesurent des gains, d'autres la réduction du nombre des fournisseurs, la qualité, les délais ou encore le taux de fournisseurs dans les pays à faibles coûts... les objectifs assignés aux achats peuvent être très différents d'une entreprise à une autre ", énumère Olivier Wajnsztok, directeur associé d'Agile Buyer. Dans le luxe par exemple, pas question que les produits ne soient pas de bonne qualité, peu importe le prix finalement. Dans le pilotage de la performance achats, le Daf doit donc quitter sa casquette de gardien du temple et endosser celle de business partner pour adopter la vision stratégique de la direction générale et l'appliquer aux mesures de le performance des achats.
Attention à la boulimie d'indicateurs !
" Un tableau de bord qui suit 200 indicateurs ne sert à rien, avertit Richard Caron. Mieux vaut suivre 3-4 indicateurs mais les piloter réellement ". " Il faut choisir des indicateurs simples, faciles à comprendre et dont les données sont faciles à récupérer ", ajoute Luc Agopian. Attention à la boulimie d'indicateurs, donc. Pour bien les suivre, mais aussi les faire évoluer en fonction de l'évolution de l'entreprise. " Les indicateurs doivent évoluer : ils correspondent à un moment de vie des directions achats ", explique Luc Agopian. Par exemple, si l'objectif à un moment donné est d'internationaliser les achats, il est fort à parier que, 5 ans plus tard, un autre objectif sera défini.
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