DossierSynchronisation budgétaire: cap sur la collaboration achats/finance
1 - Daf, et si vous appreniez à "parler achats"?
Différences de vision, d'indicateurs et de gestion du temps: autant de points d'incompréhension entre les services achats et finance. Pourtant, la Daf a tout à y gagner en accompagnant la fonction achats dans l'élaboration de son budget. Décryptage.
En ces temps de réduction des coûts, quoi de plus stratégique que la fonction achats? C'est elle qui permet d'obtenir la meilleure qualité au meilleur prix. Pourtant, comme le déplore Serge Dautrif, CEO de SynapsCore, société spécialisée dans l'intelligence collective, les budgets achats arrivent en général bien trop tard: "Le budget part des opérations. Les services commercial et marketing établissent un forecast, et c'est ensuite au tour de la production et, enfin, des achats. La direction financière y ajoute des contraintes en fonction de la stratégie et chacun retravaille sa copie. Ce processus budgétaire qui comporte plusieurs itérations aboutit au fait que les budgets achats arrivent en général trop tard et l'année débute sans référence réellement définie."
Un processus budgétaire lourd, commun à un grand nombre d'entreprises, qui ne permet pas aux achats de livrer leur meilleure prestation. Ne pas fournir à la direction achats son budget à temps, c'est lui enlever la possibilité de négocier les meilleures conditions auprès des fournisseurs. C'est se priver de sa performance. Alors pourquoi ce retard? Tout simplement parce que les directions financières, en charge du processus budgétaire, ne savent pas comment aborder les achats. Elles doivent réapprendre à "parler achats" afin de préparer le budget idoine plus rapidement.
TCO contre BFR
Car faire parler la direction financière, en charge du processus budgétaire, et la direction des achats n'est pas chose aisée. Les points d'incompréhension sont en effet nombreux. Ce qui peut constituer un obstacle dans le cadre de l'élaboration du budget: faire confronter deux visions différentes qui n'utilisent pas les mêmes indicateurs est problématique, notamment pour analyser le budget de l'année précédente. "La comptabilité lisse, fait des provisions... Un investissement est amorti sur quatre ans alors que, du côté des achats, on fonctionne sur une année", pointe Bruno Senico, acheteur chez Acticall, groupe spécialisé dans la relation client. La façon d'aborder les investissements n'est donc pas la même d'une direction à l'autre.
Autre problématique, relevée par une étude prospective menée par SynapsCore et le mastère spécialisé gestion des achats internationaux du groupe Essec - "Enjeux clés à l'interface achats et finance ": si les gains sur les achats directs (c'est-à-dire directement liés à la production) sont généralement traduits directement dans les budgets et apparaissent clairement sur le P&L (profit and loss, c'est-à-dire le compte de résultat), les économies réalisées sur les achats indirects (appelés aussi hors-production ou frais généraux) sont souvent réallouées dans l'enveloppe budgétaire. Comme le fait remarquer Franck Le Tendre, directeur général de SynerTrade, fournisseur de solutions d'achats pour les entreprises, "le problème des achats est que leurs efforts sont difficiles à identifier: ils dépendent des consommations, de l'évolution des matières premières... Si bien que les gains n'apparaissent pas nécessairement dans le P&L." Difficile, donc, de se rendre compte de la performance des achats sur l'année écoulée.
"La comptabilité lisse, fait des provisions... Un investissement est amorti sur 4 ans alors que côté achats on fonctionne sur une année." (Bruno Senico, acheteur chez Acticall)
Si les visions différentes posent des problèmes pour analyser l'année précédente, elles peuvent aussi représenter un obstacle pour établir le budget à venir, concernant les investissements à réaliser ou non. Tandis que les achats, qui se font l'écho du terrain, défendent les besoins en investissement de chacun, la Daf, qui a une vision plus globale, prend en compte d'autres éléments comme la trésorerie ou encore le fait que les investissements ne doivent pas tous tomber en même temps. Surtout, comme le souligne Patrice Pourchet, responsable pédagogique du mastère spécialisé gestion des achats internationaux de l'Essec, "la direction financière souhaite un contrôle des coûts tandis que la direction achats recherche la qualité".
Le directeur achats met en avant le TCO (total cost of ownership, soit le coût global de possession) des investissements, afin de montrer que, au final, les sous engagés serviront à faire des économies; le Daf fait quant à lui valoir le BFR (besoin en fonds de roulement). Des indicateurs qui devraient parler aussi bien aux achats qu'à la finance.
Si ces incompréhensions posent problème pour établir le budget achats, viennent aussi s'ajouter des difficultés à fiabiliser ce budget. Notamment concernant les coûts non récurrents et la volatilité. "Les données peuvent varier pour de nombreuses raisons, poursuit Serge Dautrif. Volatilité des marchés, taux de change, changement de la structure de l'offre... Mais aussi évolutions internes." Sur ces deux sujets, il s'agit d'établir des hypothèses qui doivent être les plus fiables possibles.
