De la donnée transactionnelle au pilotage financier

Optimiser cette affectation nécessite au préalable d'avoir conçu et mis en place un cadre de gestion dont la donnée est la pierre angulaire.

Les flux de données générées au sein de l'entreprise, avant de constituer une source d'information, doivent être coordonnés, transformés, interprétés et partagés.

Les besoins d'information au sein de l'entreprise sont multiples et demandent des angles d'analyse distincts.

Au quotidien, les différents services doivent répondre aux questions purement opérationnelles. Les responsables de services chercheront les réponses aux questions nécessitant une analyse fine et consolidée de leur périmètre dans la durée. Enfin, les dirigeants auront besoin d'information synthétique et en lien avec les prévisions.

La construction de modèle de gestion permet de répondre aux différents niveaux de besoins d'information financière et en ce sens, le modèle constitue un véritable socle du pilotage financier et stratégique. Plus l'intégration des spécificités de l'entreprise et de son marché dans le modèle est aboutie, meilleure est l'optimisation de l'affectation des ressources.

Mais alors comment appréhende-t-on un modèle de gestion pertinent et efficace ?

Tout d'abord, la conception et la mise en oeuvre du modèle de gestion constituent un véritable projet stratégique, car transverse, qui implique l'ensemble des acteurs clés de l'entreprise : responsables d'activité, contrôleurs de gestion, directeur financier, directeur des systèmes d'information (SI), direction générale.

Chaque acteur est référent sur son domaine : la direction générale sera consultée pour l'orientation stratégique du projet, les responsables d'activité et les contrôleurs de gestion pour les spécifications et la modélisation, le directeur financier pour la cohérence globale en lien avec les objectifs stratégiques et le directeur SI pour outiller le modèle avec les solutions les plus adaptées.

L'ERP (Enterprise Ressource Planning) qui permet de suivre et de gérer en temps réel et à un niveau détaillé l'ensemble des données métiers, forme la fondation du modèle de gestion. En centralisant l'information avec sa base de données unique, l'ERP fournit au modèle de gestion l'ensemble des données nécessaires à sa construction.

En son sein, grâce aux modules dédiés, l'implication des différents métiers tels que achats, ventes, logistique, production ou RH se traduit par la génération de flux de données qui peuvent être scindés en deux catégories : données transactionnelles et données de référence.

La donnée transactionnelle peut être définie par un évènement de gestion positionné dans le temps, possédant une valeur numérique et déclenchée par un processus métier affecté à un module de l'ERP. A titre d'exemple, une demande d'achat déclenche un processus achat qui se traduit par la saisie dans l'ERP de l'élément d'achat, de son montant, de sa nature de dépense et de son entité d'affectation.

Les données de référence ou référentiels, basées sur ce même exemple, peuvent être définies par l'ensemble des natures de dépense, l'ensemble des entités d'affectation qui sont répertoriées dans l'ERP.

A ce stade, l'usage de ces données est encore limité et demeure purement opérationnel.

La première grande étape de transformation consiste alors à traduire les flux de données transactionnelles en flux comptables. Cette étape est le plus souvent automatisée et confiée à des interpréteurs comptables, solutions généralement prisées par les banques et assurances. Les autres secteurs opteront plutôt pour des solutions à base d'ETL (Extraction Transform Load). Ces flux comptables se déverseront, in fine, dans les modules comptables dédiés de l'ERP.

Nous l'avons compris, dès cette transformation, ces flux contiennent d'ores et déjà des données financières.

Le traitement, la gestion et le suivi de ces flux par les services comptables ont pour objectif d'assurer la production comptable récurrente. Sur cette base sont construits le bilan comptable et le compte de résultat, états indispensables, mais non suffisants, à une gestion avisée de l'entreprise.

En effet un pilotage financier performant ne peut pas se limiter à la consommation de données comptables.

Un travail de fond doit être mené pour exploiter les données de référentiel qui définiront les axes d'analyse structurant le modèle de gestion. La sélection de ces axes et la définition de cette structure sont des tâches qui mobilisent l'ensemble des acteurs clés de l'entreprise.

Les processus métier au sein de l'ERP doivent être optimisés pour apporter le niveau d'information analytique suffisant, afin de qualifier le flux transactionnel.

Outre les modules de comptabilité de gestion intégrés aux ERP, les solutions EPM (Enterprise Performance Management), basées sur les technologies d'analyse multidimensionnelle, permettent de se doter d'un système de pilotage financier souple, performant et évolutif.

En effet, une fois le modèle de gestion déployé, stabilisé et outillé, il est alors plus aisé de construire le système de pilotage de la performance prévisionnelle, matérialisé par le plan stratégique, l'élaboration budgétaire et la construction des forecasts. L'articulation des données du réalisé et du prévisionnel avec le niveau de granularité adéquat et en ligne avec les enjeux de l'entreprise constitue alors le coeur du réacteur du système de pilotage financier.

La cohésion des parties prenantes ainsi que la cohérence des choix fonctionnels et technologiques autour de ce projet crucial permettront sans aucun doute à l'entreprise de disposer d'un avantage concurrentiel, lui permettant de mieux détecter les zones de performance et de non performance et, dès lors, de faciliter la prise de décision afin de mieux pérenniser l'activité.

Tony Randriamanantena est directeur de missions au sein de l'entité Nell'Advisory de Nell'Armonia. Il accompagne les directions métiers dans la transformation de leur système d'information en vue d'améliorer la performance de leurs activités avec une triple expertise : métier de la Gestion-Finance, conseil autour des outils de pilotage de la performance, et projet.

Aleksandra Szybura est consultant senior au sein de l'entité Nell'Advisory de Nell'Armonia. Ses dix années d'expérience en tant que contrôleur financier l'ont naturellement amenée au conseil métier et l'accompagnement des décideurs financiers dans le pilotage de la performance.