Comment approuver les comptes 2020 dans le contexte de crise sanitaire actuelle ?

Historiquement, le droit des sociétés a privilégié une réunion physique au moins annuelle des associés et actionnaires dans un esprit délibératif, de questions-réponses, de débats et de mises aux voix des résolutions, autrement dit dans un esprit démocratique qui rappelle les débats législatifs aux parlements. Ces principes délibératifs ont gouverné pendant longtemps la vie des sociétés anonymes (SA) et des sociétés à responsabilité limitée (SARL) dont les régimes prévoient une obligation de passer par l'assemblée générale, c'est-à-dire, par une réunion des associés.

Force est de reconnaitre que les mesures instituées dès mars 2020 pour limiter les rassemblements et les réunions collectives dans le contexte de crise sanitaire covid-19 que l'on connait depuis viennent quelque peu contrarier ces principes.

Pour rappel, afin de permettre aux assemblées générales et aux organes collégiaux des entités de droit privé de continuer à exercer leurs fonctions malgré la crise liée à la covid-19, plusieurs mesures exceptionnelles et temporaires avaient été prises dès le printemps 2020.

Il s'agissait, dans un premier temps, de deux textes, l'ordonnance du 25 mars 2020 et le décret du 10 avril 2020. Compte tenu de la persistance de la crise sanitaire et des mesures restrictives, ce dispositif exceptionnel a depuis été adapté à plusieurs reprises ; depuis le décret du 9 mars 2021 les mesures temporaires ont été prolongées jusqu'au 31 juillet 2021.

C'est dans ce cadre que la campagne actuelle d'approbation des comptes 2020 doit intervenir, étant souligné que pour l'heure, à la différence de 2020, le législateur n'a toujours pas reporté la date d'échéance d'approbation des comptes. Ainsi les comptes clôturés au 31 décembre 2020 doivent être approuvés d'ici le 30 juin 2021.

Cela concerne deux niveaux :

• La tenue des organes d'administration (CA)
• La tenue des assemblées générales (AG)

1. Les mesures relatives aux tenues des CA

Même si les statuts ou un règlement intérieur ne l'autorisent pas expressément ou même l'interdisaient, le dispositif temporaire exceptionnel permet de tenir un CA par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Ainsi, les membres d'un CA qui participent ainsi aux réunions sont considérés comme présents pour le quorum et le décompte des voix. La seule contrainte est que le moyen de communication utilisé permet a minima de transmettre la voix des participations en assurant une retransmission continue et simultanée des débats.

Il est également possible de consulter le conseil d'administration par voie de consultation écrite. Mais il faut s'assurer que la collégialité de la décision est assurée : dans ce cas, les sociétés s'assureront que les administrateurs soient préalablement informés de l'objet de la décision, avec mise en place d'une procédure (délai de réponse, prise en compte des observations, contenu et diffusion du PV).

A noter que ces mesures s'appliquent également pour les membres d'un conseil de surveillance et plus généralement pour tous les organes de direction des sociétés et ce, même si les statuts n'autorisent pas expressément le recours à ces mesures de prise de décisions.

2. Les mesures relatives aux tenues des AG

En matière d'AG, le dispositif exceptionnel et temporaire permet de recourir à différentes formules visées ci-après. Le choix appartiendra à l'organe social qui décide de convoquer et dépend de l'évolution des mesures sanitaires et de la situation de chaque société :

Les AG dites " à huis clos " c'est-à-dire sans que les membres de l'assemblée qui sont censés pouvoir y assister (actionnaires, CAC, représentants du CSE) soient physiquement à la réunion. Dans ce cas, les associés prendront part en votant par correspondance par e-mail (y compris pour les SARL depuis décembre 2020), ou par procuration ou encore via un vote électronique.Les deux derniers modes (procuration / vote électronique) ne sont possibles dans les autres sociétés que si les statuts les prévoient.

A noter que le recours au huis clos est strictement encadré car il aboutit à priver les associés de leur droit de participer aux AG, principe sacré en droit des sociétés. Cela n'est possible que jusqu'au 31 juillet 2021 et nécessite une mesure une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements pour motif sanitaire, comme c'est le cas depuis le 3 avril 2021 et jusqu'au 3 mai 2021 (sauf si la mesure était reconduite).

Par ailleurs, dans toute société commerciale, l'auteur de la convocation peut également opter pour la tenue d'une assemblée " dématérialisée ", c'est-à-dire par visioconférence ou par conférence téléphonique. Mais cette option n'est permise que si les moyens techniques mis en oeuvre transmettent au moins la voix des participants et assurent une retransmission continue et simultanée des débats.

En outre, sauf pour les SA et les SCA dont les actions sont cotées, les associés d'une société commerciale peuvent délibérer par voie de consultation écrite sans qu'une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s'y opposer.

En tout état de cause, le PV de l'AG ou de la consultation doit faire état du mode de consultation retenu, et en cas de recours au huis clos, doit également mentionner la nature de la mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs.

Pour en savoir plus

Christophe Vannoote est avocat et associé au sein de PDGB. Il intervient en droit des sociétés et plus généralement sur tous les sujets de Fusions-Acquisitions. Il est co-auteur du Mémento Assemblées Générales des Editions Francis Lefebvre.