Arrêts de travail : le nouveau formulaire papier sécurisé, une mesure anti-fraude

Depuis plusieurs années, huit arrêts de travail sur dix sont transmis de manière dématérialisée par les médecins et sages-femmes via la carte Vitale des patients. Cette télétransmission permet non seulement un traitement plus rapide des dossiers, mais aussi une sécurité renforcée contre les fraudes. Pourtant, dans certaines situations comme les consultations à domicile ou les zones mal couvertes par le numérique, le recours à un formulaire papier reste nécessaire. Depuis le 1er septembre 2025, le nouveau formulaire d'arrêt de travail sécurisé est devenu obligatoire, marquant une étape décisive dans la lutte contre les fraudes aux indemnités journalières. Une garantie également pour les employeurs.

Vérification systématique des volets d'arrêt de travail

L'une des principales obligations pour les employeurs concerne le volet 3 du formulaire Cerfa, qui doit leur être remis par le salarié en cas d'arrêt de travail papier. Contrairement aux anciens formulaires, le nouveau modèle sécurisé comporte sept points d'authentification (hologramme, encre magnétique, etc.), conçus pour limiter les falsifications. Les employeurs doivent désormais vérifier attentivement que le document présenté par le salarié respecte bien ces critères de sécurité.

Que faire en cas de doute ? Si le formulaire semble suspect (absence d'hologramme, traces de modification, photocopie), l'employeur est en droit de demander une vérification auprès de la CPAM avant de valider l'absence. Une collaboration étroite avec le service médical de l'Assurance Maladie peut éviter des situations de fraude ou d'erreur administrative. En cas de fraude avérée, l'employeur doit signaler immédiatement le cas à sa CPAM, qui engagera les procédures de contrôle et de sanction.

Gestion des prolongations et des arrêts en cours

Pour les salariés déjà en arrêt avant le 1er septembre 2025, une attention particulière doit être portée aux prolongations d'arrêt. Depuis cette date, tout renouvellement d'arrêt de travail doit impérativement utiliser le nouveau formulaire sécurisé ou être télétransmis. Les employeurs doivent donc s'assurer que leurs salariés en arrêt prolongé ont bien reçu un document conforme auprès de leur médecin.

Que faire si un salarié présente un ancien formulaire après le 1er septembre ? L'Assurance Maladie rejette systématiquement les anciens formulaires depuis cette date. Dans ce cas, l'employeur doit informer le salarié que son arrêt ne sera pas pris en compte et qu'il doit obtenir un nouveau formulaire sécurisé auprès de son médecin. Une communication claire et proactive avec les équipes RH et les salariés concernés permet d'éviter les malentendus et les retards de traitement.

Impact sur les indemnités complémentaires et la paie

Les arrêts de travail ont des répercussions directes sur la gestion de la paie, notamment en ce qui concerne les indemnités complémentaires versées par l'employeur en plus des indemnités journalières de la Sécurité Sociale. Avec l'introduction du nouveau formulaire sécurisé, les services paie doivent s'assurer que chaque arrêt est bien valide avant de procéder au calcul des compléments de salaire.

Quels risques en cas d'erreur ? Si un arrêt de travail est ultérieurement rejeté par la CPAM en raison d'un formulaire non conforme, l'employeur pourrait se retrouver dans une situation délicate. En effet, il risquerait un paiement indu d'indemnités complémentaires, qu'il devra éventuellement récupérer auprès du salarié. Autre risque, le salarié peut contester des déclarations sociales (DSN) et aller en contentieux. Sans compter sur la complexité administrative accrue pour régulariser les DSN.

Pour éviter ces écueils, les entreprises sont invitées à mettre à jour leurs processus internes et à former leurs équipes RH et paie sur les nouvelles règles. Une checklist de vérification des arrêts de travail (présence de l'hologramme, date de prescription, signature du médecin) peut s'avérer utile pour standardiser les contrôles.

Sanctions et responsabilités en cas de fraude avérée

Si un salarié présente un faux arrêt de travail, les conséquences peuvent être lourdes, non seulement pour lui, mais aussi pour l'employeur si ce dernier n'a pas effectué les vérifications nécessaires. En effet, bien que la responsabilité principale incombe au salarié fraudeur, l'entreprise pourrait être tenue pour responsable si elle a validé un document manifestement falsifié sans contrôle préalable.

Que faire en cas de suspicion de fraude ? Il est recommandé de ne pas valider l'arrêt de travail et informer immédiatement la CPAM. L'employeur peut engager une procédure disciplinaire à l'encontre du salarié (sanction pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave), et collaborer avec les autorités (CPAM, inspection du travail) pour fournir toutes les preuves nécessaires.

Les sanctions pour le salarié peuvent aller jusqu'à sept ans d'emprisonnement et sept cent cinquante mille euros d'amende, en plus du remboursement intégral des indemnités perçues. Pour l'employeur, une négligence dans la vérification pourrait entraîner des pénalités administratives ou une mise en cause de sa responsabilité civile.

Pour s'adapter à cette réforme et sécuriser la gestion des arrêts de travail, les directions administratives et financières peuvent mettre en place quelques mesures simples, comme la pmise à jour des processus internes en ajoutant une étape de vérification systématique des formulaires de travail dans les procédures RH et paie. Autre possibilité, croiser les informations avec les données transmises par la CPAM via la DSN (Déclaration Sociale Nominative).