Comment optimiser le traitement des factures et paiements de vos sous-traitants ?
30% des entreprises sont régulièrement en retard dans le paiement des factures de leurs sous-traitants selon la DGCCRF. Le traitement des factures et des paiements sont des étapes importantes dans la gestion des sous-traitants. Cependant, ces différentes opérations peuvent être particulièrement chronophages et entraîner des retards de paiement.
Les conséquences peuvent être particulièrement négatives pour l'entreprise principale : sanctions financières lourdes, mise à mal de l'image de l'entreprise ou encore manque de fidélisation des sous-traitants... Il serait tentant de mettre de côté certaines tâches liées à la sécurisation des paiements afin de gagner du temps mais les risques d'erreurs ou encore de fraude sont l'une des premières menaces rencontrées par les entreprises selon le baromètre Euler Hermès.
Alors comment optimiser le traitement des factures et paiements de vos sous-traitants ? Le point dans cet article.
AddWorking : Le digital au service des directions administratives et financières
Le digital peut être un allié pour les directions administratives et financières à condition d'opter pour la bonne solution : AddWorking, éditrice d'une solution SaaS, est la plateforme qui accompagne les donneurs d'ordre sur l'ensemble du processus achats lié à la sous-traitance.
La solution permet aux donneurs d'ordre d'avoir une visibilité sur leurs opérations en les centralisant sur une seule plateforme. Avec AddWorking, vous identifiez efficacement les compétences dont vous avez besoin. Vous créez vos consultations en un clic. Vous sécurisez vos relations par un contrat. Vous contrôlez point par point l'exécution des prestations demandées. Enfin, vous raccourcissez le temps de traitement des factures et les mises en paiement afin de fidéliser vos sous-traitants.
Le temps de traitement des factures raccourci
Le temps pour trouver les informations utiles au traitement des factures peut être considérable. Cela implique de : retrouver toutes les missions qui ont été réalisées par les sous-traitants, identifier la bonne période de mission, chercher le bon de commande ou encore trouver le contact du sous-traitant.
C'est pourquoi AddWorking, connecte l'ensemble des services sur une seule plateforme pour faciliter l'accès aux informations. La solution permet également d'échanger avec les sous-traitants afin de suivre et de valider progressivement les prestations réalisées et de définir de façon collégiale le montant à présenter sur la facture. Cet accord conjoint opéré en amont de la facture permet de respecter les délais de paiement et de fidéliser les sous-traitants.
Le cycle de validation du traitement des factures et paiements sécurisé
L'acquisition d'un système d'alerte est un moyen efficace de maîtriser le risque de fraude au faux fournisseur. Avec AddWorking, le contrôle de l'IBAN de la facture en le rapprochant du RIB du sous-traitant et la vérification de la correspondance de l'identité de ce dernier se font automatiquement. Le contrôle des documents administratifs du sous-traitant est également automatisé. En cas de non-conformité, le donneur d'ordre est systématiquement alerté des risques potentiels encourus.
L'automatisation au service des directions administrative et financière
Grâce à l'automatisation, l'augmentation des flux de factures n'a pas d'impact sur leur temps de traitement. Les erreurs et les retards affectant l'exactitude des états financiers sont maîtrisés. La mise en conformité juridique des sous-traitants et le contrôle de la correspondance du numéro de l'IBAN des factures sont garantis afin de maîtriser les risques juridiques et financiers.
Comme vous l'aurez compris, le digital joue un rôle indispensable dans l'optimisation du traitement des factures et paiements des sous-traitants. Il le sera d'autant plus au cours des années à venir. En effet, à compter de 2024, selon la loi n°2019-1479 les entreprises ne pourront plus refuser les factures électroniques et devront avoir recours à une plateforme de dématérialisation telle qu'AddWorking pour les traiter.
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