La Donnée Juste, indispensable pour la facture Électronique

Le passage à la facture électronique, initialement prévu pour juillet 2024, a été reporté à septembre 2026. Ce report ne doit pas être perçu comme une simple échéance, mais plutôt comme le dernier délai pour se conformer à cette nouvelle obligation. D’ici là, les entreprises devront être prêtes à émettre et recevoir des factures dématérialisées. Bien que le choix de la plateforme de facturation puisse encore sembler un peu prématuré, une première étape peut être entamée dès maintenant : la mise en conformité des bases de données clients.

La Donnée Juste : Une Priorité pour la Facture Électronique

Le report de la réforme de la facture électronique offre un répit aux entreprises, leur permettant de préparer en amont leurs systèmes d'information et de prendre le temps de fiabiliser leurs bases de données clients. Bien que peu de nouvelles données soient requises pour la facture électronique, la qualité des informations devient essentielle. Contrairement à aujourd'hui, les factures seront systématiquement contrôlées par le portail de facturation, et toute non-conformité entraînera un rejet automatique, avec des conséquences directes sur la facturation et la trésorerie.

Dans ce contexte, la donnée juste est la donnée qui respecte les exigences légales de la facture électronique.

Afin de se préparer efficacement, les entreprises doivent :

• Auditer leur système d’information : Cartographier les flux et les cas d’usage pour identifier leurs besoins.
• Vérifier la conformité des factures émises : S'assurer que les factures répondent aux normes en vigueur.
• Nettoyer leurs bases de données clients et fournisseurs : S’assurer que toutes les informations nécessaires sont exactes et à jour.

La Digitalisation des Données : Un Pont entre les Systèmes d'Information

La digitalisation est au cœur de cette réforme, permettant aux systèmes d’information des entreprises d’interagir de manière fluide. La qualité de la donnée devient alors cruciale pour assurer la bonne intégration des factures dans les SI. C’est la donnée juste qui permet de maximiser les bénéfices de la réforme, notamment en facilitant la comptabilisation automatique des factures.

La Mise à Jour des Bases Tiers : Un Projet qui prend du temps

Pour disposer de données fiables, il est essentiel de mettre à jour les informations de facturation et de nettoyer ses bases de tiers.  La qualité de ce travail conditionnera la capacité des entreprises à maintenir leur facturation, et par conséquent, leur chiffre d’affaires. La durée et la complexité de cette tâche varient en fonction de la taille de l’écosystème de l’entreprise.

Comment Mettre à Jour ses Bases Tiers ?

La mise à jour des bases de données commence par la vérification des informations de facturation obligatoires pour chaque client, telles que la raison sociale, l’adresse de facturation le numéro de SIREN, le numéro de TVA et éventuellement le SIRET pour les établissements. Cela passe par plusieurs étapes, telles que l’audit de la base clients, l’élimination des doublons, la correction des erreurs et l’ajout des données manquantes. Bien que ce travail soit fastidieux, il est indispensable pour assurer la conformité et l'efficacité du processus de facturation.

Solutions et Outils pour Faciliter la Conformité

Heureusement, des outils tels que MATA IO sont disponibles pour simplifier ce processus. Ces solutions offrent des modules dédiés à l'audit et à l'enrichissement des bases clients. Le logiciel MATA IO TP UP vérifie automatiquement les données obligatoires, comme les numéros SIREN, SIRET et de TVA, en interrogeant les API SIRENE et VIES. Il permet ainsi de détecter, corriger, et enrichir les informations manquantes ou incorrectes. Cette solution allège la charge des équipes comptables tout en assurant la conformité nécessaire à la facturation électronique.

Conclusion

La préparation des bases de données pour la facture électronique n’est pas seulement une obligation légale, mais aussi une précaution essentielle pour assurer la pérennité et l’efficacité des opérations des entreprises. Il est crucial d’agir dès maintenant pour éviter les complications potentielles liées à l’introduction de cette réforme.

En savoir plus sur MATA IO