Dossier7 fonctions de la Daf à la loupe

5 - Gestionnaire de paie

Bulletins de paie, calcul des charges sociales et prise en charge des déclarations sociales : le gestionnaire de paie occupe une fonction qui requiert technicité et confidentialité.

À la croisée de la comptabilité et des ressources humaines, la palette d'intervention du gestionnaire de paie s'avère très large, puisqu'elle s'étend de l'établissement des bulletins de salaire et des déclarations sociales à la rédaction des contrats de travail, sans oublier les réponses aux diverses demandes des salariés. Ce poste nécessite aussi une appétence pour le management d'éventuels assistants.

Sa mission

Responsable de la collecte et de la saisie des données individuelles des salariés (temps de travail, rémunération, type de contrat, statut, heures supplémentaires, absences, vacances, etc.), le gestionnaire de paie calcule la rémunération à partir de la législation sociale en vigueur, de la convention collective du salarié et, s'il y a lieu, de l'accord d'entreprise mis en place.

" Il est essentiel de très bien connaître les secteurs et les conventions collectives qui s'y attachent : une fiche de paie dans la restauration, ou dans le domaine artistique, par exemple, fait intervenir un grand nombre de règles spécifiques ", prévient Hiba Bouhout, technicienne paie au cabinet Créatis.

Le gestionnaire de paie prend en charge l'édition et l'envoi mensuel des bulletins de paie, selon la procédure définie par l'entreprise. En cas de départ d'un salarié, il calcule les indemnités de fin de contrat et le solde de tout compte. Pour Hiba Bouhout, " chaque mois, la fiche de paie d'un salarié diffère légèrement. Il y a toujours des ajustements à opérer, des cas particuliers. Des événements comme une rupture de contrat ou une embauche, génèrent également beaucoup de travail. Ils doivent donc être anticipés ", explique-t-elle. D'où une obligation implicite pour le gestionnaire de paie : effectuer une veille juridique et réglementaire sur tous les points susceptibles d'impacter son activité. " Et, en la matière, la législation évolue sans cesse ", rappelle Claudine Albert, responsable pédagogique de la formation "gestionnaire de paie" au sein de l'Igefi (Institut de gestion et d'études financières).

En outre, le gestionnaire de paie est généralement chargé de l'établissement des déclarations sociales : déclaration annuelle de données sociales, ou DADS, et déclarations d'embauche. Il peut également éditer et contrôler les tableaux de charges sociales, calculer les reversements de cotisations, comme la taxe d'apprentissage, aux organismes concernés.

Dans le cadre de la préparation des contrats de travail, il doit centraliser les données d'état civil du salarié et les principaux éléments nécessaires à la rédaction desdits documents (type de contrat, durée du travail, clauses particulières, rémunération, etc.), voire rédiger les plus courants. Enfin, il est l'interlocuteur privilégié des salariés pour répondre aux questions sur leurs fiches de paie : imputation des indemnités maladie, prise en compte des avantages en nature, congés restant à prendre, etc.

Sa formation

La formation du gestionnaire de paie correspond généralement à un bac + 2 à bac + 3 en paie, gestion des entreprises, comptabilité, ressources humaines ou droit social. " Les candidats qui se présentent à notre formation d'un an disposent généralement d'au moins un niveau bac + 2 (BTS ou DUT), voire d'une licence en ressources humaines, ou comptent trois à quatre ans d'expérience dans un environnement comptabilité - gestion ", analyse Claudine Albert.

Pour Jean-Marie Rouanne, directeur général d'Objectif Paie, " les meilleurs candidats restent ceux qui ont passé un minimum de cinq à six ans en cabinet d'expertise comptabilité où ils ont pu se faire la main sur un grand nombre de secteurs, aborder plusieurs conventions collectives et acquérir de bons réflexes ".

Ses qualités

Le gestionnaire de paie doit être doté de solides qualités d'organisation et de rigueur. Sens du contact et discrétion sont également nécessaires. Pour Hiba Bouhout, " sur un sujet sensible comme la paie, le contact avec l'employeur est essentiel. Il faut savoir créer une relation de confiance, tout en gardant à l'esprit les droits des salariés ".

" Son sens de la relation humaine est aussi important que sa technicité. Le gestionnaire de paie doit savoir rassurer... ", renchérit Jean-Marie Rouanne. Ce professionnel de la paie est également un expert : de très bonnes connaissances en techniques de paie, en droit du travail et droit de la Sécurité sociale constituent un socle indispensable. " Ce sont des matières dans lesquelles un simple vernis ne suffit pas, précise le directeur général d'Objectif Paie. La législation évolue rapidement. Un bon gestionnaire de paie doit savoir s'adapter et se remettre en cause. "

Enfin, ce professionnel de la paie doit posséder une excellente maîtrise des outils et logiciels informatiques afin de pouvoir assurer le paramétrage des logiciels de paie.

Le gestionnaire de paie est particulièrement attentif à l'ambiance et à l'environnement de travail dans une entreprise ; un critère jugé plus important que les perspectives d'évolution de carrière. Et bien sûr, le salaire constitue également un élément fondamental pour déclencher une mobilité. En début de carrière, le gestionnaire de paie touche au moins 25 kEuros annuels et dépasse les 35 kEuros annuels après cinq ans d'expérience.

Les profils les plus recherchés sont dotés d'au moins trois ans d'expérience, avec un attrait pour les gestionnaires polyvalents, capables de maîtriser à la fois les aspects techniques de la paie et de la gestion du personnel. En outre, les groupes internationaux recherchent des candidats bilingues anglais.

En termes de perspectives de carrière, le gestionnaire de paie peut encadrer une équipe et participer à des projets transversaux, comme la mise en place d'un système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) ou une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).