DossierComment votre entreprise doit-elle structurer sa politique d'achats

5 - Prestations intellectuelles, la nouvelle donne

Des sujets immatériels divers allant du juridique à l'IT, en passant par les RH ou le marketing, des acteurs nombreux, des attentes trop ou pas assez précises côté acheteurs, tout cela rend l'achat de prestations intellectuelles complexe. Une nouvelle ère semble s'ouvrir, celle de la raison.

Sébastien Vernède, directeur associé chez Spot a Partner

L'achat de prestations intellectuelles est loin d'être un long fleuve tranquille! Première explication: les près de 300000 acteurs aux compétences qui ne cessent d'évoluer, spécialement dans l'IT, en raison de technologies en perpétuel renouvellement. Selon l'étude Spot a Partner, portant sur ce marché et publiée début 2014, plus de 50% des PME estiment difficile de trouver le bon prestataire (contre 37% pour les grandes entreprises). "Plus la société est petite, plus la difficulté est grande pour identifier le bon fournisseur, notamment concernant les DSI. Et Daf, sont 43% à rencontrer des difficultés à trouver les bons prestataires", précise Sébastien Vernède, directeur associé chez Spot a Partner, réseau de confiance entre clients et prestataires. Parmi les prestations intellectuelles achetées par les entreprises, le conseil en management et en ressources humaines est largement répandu dans les PME.

Double discours des fournisseurs et manque de temps des clients

Les difficultés rencontrées dans la recherche d'un fournisseur de prestations intellectuelles s'expliquent, d'abord, par le "décalage" entre le discours commercial et la réalité des compétences des prestataires, car "il s'avère difficile de savoir en amont si le discours sera suivi de faits concrets", souligne Sébastien Vernède. Et le manque de temps pour faire le tri sur les choix possibles, ainsi que le manque de visibilité sur les offres des prestataires n'arrangent pas la situation. De fait, l'achat de PI (prestations intellectuelles) est lié à la façon dont est organisée la structure achats de l'entreprise. Si celle-ci possède un service achats ou services généraux, les offres sont examinées avec plus de soin et de temps, à la différence des structures où les achats sont effectués par le DG ou la Daf, ce qui est le cas pour les PME de 200 à 1200 collaborateurs. Tout comme les grands groupes, les PME sont soumises à la globalisation, à la mondialisation, à l'innovation... mais elles pâtissent d'un déficit d'outils et de l'absence de structures internes de conseils, de gestions de projets, etc.

Bertrand Molinier, coanimateur du groupe achat de Syntec Conseil en Management, syndicat professionnel

"Un projet de PI doit être un projet d'entreprise partagée par la direction, et dont on peut mesurer la réussite", indique Bertrand Molinier, coanimateur du groupe achat de Syntec Conseil en Management, syndicat professionnel. Il faut, par ailleurs, maîtriser le sourcing en identifiant les fournisseurs en fonction de ses besoins, en gardant une grande vigilance sur les discours très optimistes des prestataires en question. Toute aide s'avère précieuse et le recours au Web pour la recherche de prestations intellectuelles s'est répandu. Dans les TPE/PME, il est utilisé systématiquement, une fois le réseau personnel épuisé. Dans les plus grandes entreprises, c'est d'abord le référencement des prestataires qui permet de trouver la perle rare, puis Internet en complément.

Pour autant, les outils web ne sont pas totalement adaptés à l'achat de PI. D'où un vrai besoin d'acquérir des outils dédiés permettant d'avoir des retours d'expérience, de noter, de lire des commentaires. In fine, l'achat de PI repose sur la recommandation: selon l'étude précitée, 63% des PME sont prêtes à accepter un rendez-vous avec un prestataire... s'il est recommandé par un tiers et si les compétences qu'il revendique correspondent aux besoins. À noter que les notions de prix (quoiqu'en hausse dans le dernier baromètre Syntec) ou de notoriété n'interviennent que très peu dans le choix.

Un accord à suivre...

Après près de deux ans de négociations, un a été signé entre la Compagnie des dirigeants acheteurs de France (Cdaf) et Syntec conseil en management, syndicat professionnel représentant des acteurs du conseil (management certes mais aussi RH, marketing, stratégie...), sous le parrainage de Pierre Pelouzet, médiateur national des relations interentreprises.

Cet accord regroupe six clauses représentant les points les plus fréquents de divergences dans le cadre de négociations contractuelles entre acheteurs et consultants. Citons celle baptisée "obligation de résultat" qui indique que, par défaut, une prestation intellectuelle doit être liée à une obligation de moyens.

Elle prévoit, toutefois, qu'en fonction de la nature de la mission qui serait à même de définir des critères mesurables, l'obligation de résultat peut porter sur certains critères. Ou bien la clause dite de plafonnement de réparation qui vise à indemniser réciproquement les parties de tout préjudice lié à un manquement dans la prestation, à hauteur du budget de la mission. Cette limitation ne s'applique pas en cas d'action d'un tiers, d'un dommage aux biens, aux personnes et de dol. Les quatre autres clauses concernent la garantie d'éviction, la résiliation, les pénalités et la non-sollicitation de personnel.

L'enjeu de l'accord est que ces clauses soient considérées à terme "comme des conditions générales de vente standard" et qu'elles soient enrichies avec d'autres discussions, comme la propriété intellectuelle.