DossierComment votre entreprise doit-elle structurer sa politique d'achats

2 - Dialogue entre un Daf et un directeur des achats

Parfois tendues, souvent au diapason, les relations entre la direction financière et les achats sont toujours essentielles. Pour en savoir plus, Alain Ruiz, directeur des achats, et Jean-Philippe Suzanna, Daf du groupe Afnor, ont accepté de jouer le jeu de l'interview croisée.

Comment la structure achats a-t-elle évolué au sein de l'Afnor, ces dernières années?

Alain Ruiz, directeur des achats d'Afnor

Alain Ruiz, directeur des achats: Deux époques se sont succédé. Celle des achats effectués à l'ère des services généraux jusqu'à la fin des années 1990, d'une part, durant laquelle la maîtrise de la dépense représentait la ligne de conduite principale. Puis, à partir des années 2000, la vraie entité achats a commencé à travailler sur des acquisitions stratégiques, avec une vision de business partner. Ainsi, les acheteurs ont commencé à peser sur la stratégie du chiffre d'affaires de l'entreprise.

Avec un effectif de sept personnes (trois acheteurs métiers, deux approvisionneurs et deux assistantes achats), nous sommes directement rattachés au secrétariat général. À noter que nous sommes soumis à une directive européenne qui se rapproche du code des marchés publics. Aussi, nous avons la chance de pouvoir travailler sur une double culture, en bénéficiant, d'un côté, de la rigueur du code des marchés publics, tout en possédant une culture privée grâce à laquelle nous organisons nos processus achats de manière efficace.

Quelle est la nature des achats?

Alain Ruiz: Les achats, en 2014, représentent 42% de notre chiffre d'affaires (51 millions d'euros d'achats pour 134 millions de CA total); les leviers de performance et de compétitivité que l'on peut mettre en place sont donc déterminants pour la bonne santé de l'entreprise. Parmi ces achats dits "stratégiques" (ou métiers), c'est-à-dire ceux qui ont une incidence sur le chiffre d'affaires, 30 millions d'euros sont consacrés aux audits et autres . 20 millions d'euros d'achats de fonctionnement-investissement sont consacrés à l'informatique, aux frais généraux, mobiliers, voyages... Ces deux grandes familles d'achats impliquent d'avoir des comportements d'acheteur différents selon les enjeux. Il est intéressant de voir, également, que notre typologie de fournisseurs est très variée, puisqu'elle rassemble des entreprises allant du CAC 40 jusqu'aux TPE, ce qui réclame un sourcing et un référencement très larges. Rappelons, enfin, que notre métier a profondément changé. Alors que l'acheteur prenait un cahier des charges pour lancer et piloter les consultations, désormais, il scrute les leviers de performance et d'innovation au service de l'entreprise.

Quel est le rôle de la Daf dans la stratégie achats?

Jean-Philippe Suzanna, Daf d'Afnor

Jean-Philippe Suzanna, directeur administratif et financier: La direction financière et celle des achats partagent ce souci constant d'améliorer la performance. Il faut savoir, en effet, que l'Afnor était quasiment un service public, avec des subventions qui représentaient plus de 80% des ressources, il y a quelques années. Une aide qui est tombée, aujourd'hui, à 5,8%. Aussi, gagner un point de marge en achats entraîne quasiment 10 points de gain en termes de chiffre d'affaires. La Daf doit accompagner le service achats, notamment durant la période de l'année où les budgets sont établis. En parallèle, une collaboration quasi quotidienne existe entre le service du contrôle de gestion et les achats. Quant aux appels d'offres, notre volonté est d'accentuer encore notre collaboration afin d'avoir une vision plus large des achats, avec une idée forte toujours présente: non pas acheter le moins cher possible, mais acheter le mieux possible, dans une logique RSE, en respectant un code éthique environnemental et social.

En réalité, plus qu'un rôle, je dirais plutôt que la Daf doit se contenter d'instaurer des échanges, de manière à ce que les achats puissent garder une certaine indépendance vis-à-vis des autres directions, y compris financière. Le département achats performant d'une PME doit en effet être indépendant.

Quelles peuvent être les pistes d'amélioration dans cette collaboration?

Jean-Philippe Suzanna: La première piste repose sur un outil informatique efficace. Avec la nouvelle version de Qualiac, nous sommes en train de bâtir des outils de reporting afin que notre service achats puisse développer des familles d'achats plus pertinentes, en fonction de nos besoins. Par ailleurs, nous allons renforcer les contrôles internes en étant encore plus précis sur la gestion, notamment pour ce qui concerne les bons de commande.

Alain Ruiz: Notre stratégie RSE devient une ligne de conduite très forte, que nous partageons avec la Daf. Notre volonté n'est pas d'asphyxier les fournisseurs, au risque de tarir la source du circuit d'approvisionnement. Au contraire, de par la nature même de notre activité, nous agissons de manière à ce que les fournisseurs puissent profiter pleinement de notre collaboration. Exemple avec les délais de règlement. Négociés à 30 jours, ces délais doivent ainsi être respectés par l'ensemble des parties, finance-achats y compris, pour que le fournisseur récupère son dû. Par ailleurs, lors de l'établissement de budgets, le service achats et la Daf doivent être cohérents et explicites, de manière à avoir une compréhension commune des données financières.

Comment pourriez-vous résumer votre collaboration?

Alain Ruiz: En dépit d'un langage spécifique au service achats, nous sommes complices, à savoir complémentaires, dans la construction de tableaux communs.

Jean-Philippe Suzanna: Pouvoir travailler à partir d'une source comprise par les deux services est essentiel. Notre tâche consiste à maintenir cette compréhension et, pourquoi pas, encore améliorer nos échanges.