Notes de frais : optez pour des outils web sur mesure

1) Pourquoi mettre fin à la saisie manuelle des frais professionnels ?

Agrafage des reçus sur des feuilles blanches, insertion dans une enveloppe et envoi au service comptabilité = perte de temps et erreurs possibles.

De plus, selon Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa, spécialisé dans l'optimisation des achats hors production : " près de deux tiers des sociétés en France traitent encore leurs notes de frais sur des fichiers Excel "; or, " les déplacements professionnels constituent l'un des premiers postes de dépenses dans l'entreprise et nos études révèlent qu'un tel budget est absorbé pour 41 % en moyenne par les frais dits indirects : notes de parking, taxi, restaurants ... ".

2 ) Pour quelle solution opter?

Nombre d'éditeurs spécialisés, à l'instar de KDS, Concur, Notilus ou Traveldoo, proposent des outils de " travel & expense " dotés d'un logiciel ad hoc de gestion électronique des notes de frais. Des solutions globales dédiées aux déplacements professionnels, même si les clients restent libres d'opter uniquement pour le module "notes de frais". La valeur ajoutée de tels systèmes accessibles en mode Saas ?

- " une solution on line capable d'automatiser un tel processus de A à Z ", répond Pierre-Emmanuel Tétaz, vice-président de Concur.

- " faciliter la vie des collaborateurs qui peuvent saisir en quelques clics, et en temps réel, leurs notes de frais dans une interface web intuitive" pour Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS.

3) Quid des sociétés ayant déjà équipé leurs voyageurs en cartes corporate?

Ici le gain est encore plus flagrant, puisque via ces moyens de paiement émis par des établissements bancaires - BNP Paribas, American Express Corporate Card...- " les lignes de frais sont rapatriées automatiquement dans l'outil ", souligne Gilles Bobichon, directeur activité chez Dimo Gestion. Une solution tout confort pour le voyageur qui n'a plu qu'à finaliser le formulaire déjà prérempli à son retour au bureau, en y renseignant les champs manquants : motif du déplacement, nom du client invité, etc.

Et le salarié n'a plus à faire l'avance sur les frais engagés. "Car ce système prévoit un débit différé d'un à deux mois, variable selon les offres. De quoi permettre au voyageur d'établir sa note de frais et de se faire rembourser avant le prélèvement", précise Stanislas Berteloot.

4) Contrôle a priori des frais

Certains prestataires rivalisent d'ailleurs d'ingéniosité en proposant une solution de bout en bout intégrant les deux volets. C'est le cas d'Edenred qui a lancé, en septembre 2014, Ticket Travel Pro, une offre intégrée composée d'une carte rechargeable et paramétrable, d'un espace de réservation et d'une plateforme dédiée aux notes de frais. " La force de notre solution est de pouvoir offrir un contrôle a priori des frais professionnels, explique Yan Mortreux, directeur général, BU gestion de frais professionnels pour Edenred France, car le Daf peut décider, en amont, du budget alloué à tel ou tel déplacement en créditant un compte travel qui alimentera les différentes cartes distribuées aux salariés. Sécurisées par un code PIN, ces cartes à autorisation systématique fonctionnent sur le réseau MasterCard, et sont valables trois ans. "

5) Impact sur le service comptable

Le service comptable profite d'un avantage de taille : un système de workflow 100 % optimisé. Pierre-Emmanuel Tétaz (Concur) illustre : "Notre solution a pour vocation de garantir le respect de la politique travel & expense de l'entreprise, en intégrant les règles de dépenses et de remboursement de celle-ci. Ainsi, chaque note de frais dépassant les plafonds autorisés est systématiquement signalée via une alerte de non-conformité et peut faire l'objet d'un processus d'approbation spécifique."
Circuits de validation facilités, contrôle et suivi des dépenses renforcés, la direction financière profite ainsi d'une meilleure maîtrise budgétaire grâce à de nombreuses possibilités de configuration intégrées dans l'outil : reporting par type de dépense, identification et explication des non-conformités, calcul automatique des taux de change et de la TVA...

Révolution technique versus réglementation

De nouvelles fonctionnalités high tech viennent désormais doper l'efficacité de telles solutions : hébergement en full native web, notamment sur smartphone, numérisation des justificatifs fournisseurs grâce à la fonction OCR (reconnaissance optique de caractères), etc. " Une vraie révolution technologique qui permet au voyageur de scanner ses justificatifs via son smartphone et de les intégrer directement dans sa déclaration de frais ", indique Pierre-Emmanuel Tétaz.

Christophe Drezet (Epsa)

De quoi présager la disparition prochaine des reçus papiers ? "Pas encore, répond Christophe Drezet (Epsa), du moins tant que le droit français impose aux entreprises de conserver les originaux. Ainsi, le fichier électronique seul ne constitue pas une preuve suffisante."

Un obstacle au "tout dématérialisé" toutefois mineur face aux gains de productivité d'ores et déjà générés par de telles solutions en mode Saas à la portée de la plupart des PME. " En termes de ROI, le recours à ces outils se justifie dès que l'entreprise génère une cinquantaine de notes de frais par mois, avance le directeur marketing de KDS, car le coût d'accès n'est pas exorbitant - un abonnement mensuel revenant à trois ou quatre euros par note de frais émise - sans oublier l'implémentation rapide, ne dépassant pas quelques mois. " De quoi vous convaincre à franchir un tel cap... A condition de satisfaire un dernier pré-requis : avoir sensibilisé, en amont, vos collaborateurs au contrôle plus accru de leurs notes de frais. Et pour cause : "Ce chantier RH reste très complexe à réformer dans les entreprises où les frais professionnels font encore guise de compléments de rémunération ", conclut Christophe Drezet.

" Implémenté depuis 2011, le taux d'adoption de notre outil en ligne atteint 95 %" : le témoignage de Guillaume Querneau, Daf de Gattefossé et Jean-Michel Morin, responsable comptable

C'est pour en finir avec les notes de frais sur Excel que Gattefossé, ETI spécialisée dans les excipients pour la pharmacie et la cosmétique, s'appuie depuis 2011 sur l'outil de travel & expense Notilus, édité par Dimo Gestion. La valeur ajoutée d'un tel système on line de gestion des notes de frais ?" Permettre à nos collaborateurs de saisir en ligne leurs notes de frais dans un outil normé et éviter une seconde saisie manuelle des dépenses dans l'ERP par notre service comptable ", explique Guillaume Querneau, Daf de l'entreprise. Interfaçable avec SAP et compatible avec Avexia, l'agence de voyages en place, l'outil favorise le respect de la politique voyages de Gattefossé. "Dès qu'un frais dépasse le plafond autorisé, un avertissement nous est envoyé", indique Jean-Michel Morin, responsable comptable de la société en charge du projet . Un contrôle plus strict des coûts qui, malgré certaines réticences au départ quant à l'encadrement des réservations d'avions, est désormais bien accepté dans l'entreprise. La preuve : le taux d'adoption en ligne atteint aujourd'hui 95 % ! Ce projet génère également un autre avantage portant sur la récupération de TVA . " Exit les opérations comptables fastidieuses à faire à la main, grâce à ce système, la récupération de la TVA est facilitée", précise Jean-Michel Morin. De quoi permettre à Gattefossé d'amortir, in fine, le coût d'accès à la solution.