[Tribune] Quand l'IT et la finance doivent s'aligner pour optimiser la gestion des dépenses

Rencontrer des difficultés de gestion des dépenses, des frais de déplacement ou des factures n'a rien d'inhabituel pour une entreprise. En cause la plupart du temps, des technologies vieillissantes et, pour 60 % des organisations, des problèmes liés à un traitement manuel de cette gestion. Celui-ci se révèle en effet poussif, chronophage, sujet aux erreurs humaines, entraînant un manque de précision et une lenteur qui se traduisent par des difficultés au niveau des audits, ainsi que par un surcroît de travail et des surcoûts. Des technologies existent pour automatiser et optimiser le traitement des dépenses, faut-il encore qu'elles répondent aux attentes des équipes IT et finances, qui ne sont pas toujours bien alignées...

Une solution unifiée qui bénéficie à tout le monde

L'un des grands problèmes qui se posent encore dans la gestion des dépenses, des frais de déplacement et des factures afférentes, provient du manque d'alignement entre les services financiers et IT. Ainsi, 60 % des entreprises déclarent que l'IT se concentre davantage sur la simplicité d'utilisation et l'expérience des collaborateurs plutôt que sur la réduction des dépenses, tandis que 64 % estiment que la direction financière fait exactement l'inverse ! Les priorités de ces deux services sont-elles irréconciliables pour autant ?

Pas forcément, car là où l'IT et le service financier se retrouvent, c'est sur leur volonté commune d'intensifier l'automatisation de cette gestion au cours de la prochaine année, voire dans les deux ans à venir. La solution naît ainsi au croisement des besoins : un processus automatisé de gestion des dépenses, frais de déplacement et factures capable d'améliorer l'expérience des employés et de réduire les dépenses. Bref, de concilier toutes les attentes. Ceci n'est possible que par un total alignement des services IT et financier, permettant à chacun d'accomplir ses propres objectifs.

75 % des entreprises ayant adopté cette stratégie unifiée ont confirmé de hauts taux de satisfaction quant à l'utilisation d'outils de gestion des dépenses et des frais de déplacement, contre 35 % seulement dans le cas contraire. Cela a donc une forte incidence sur le processus global et son efficience.

Concilier usage et réduction des coûts

Concrètement, les services financiers, qui sont au coeur de la gestion des dépenses, des notes de frais et de déplacement des entreprises doivent pouvoir simplifier leurs processus et faire des économies. Dans ce sens, de nouveaux outils, basés sur l'automatisation, garantiront en effet que les factures ou notes de frais seront traitées et réglées en temps et en heure, évitant ainsi par exemple à l'entreprise de se voir contrainte à payer des pénalités de retard. Cela libèrera également du temps pour permettre aux équipes financières de se consacrer à d'autres tâches à valeur ajoutée.

Pour les accompagner, les équipes IT sont en première ligne et vont trouver dans les outils Cloud automatisés, l'efficacité demandée, tout en allégeant la charge pesant sur l'équipe support. Cette dernière pourra ainsi concentrer leur attention sur l'accompagnement des salariés d'une autre façon. D'autant que ces outils accroissent la productivité, le niveau d'adoption comme de satisfaction des collaborateurs.

Ces sujets une fois réglés, il s'agira d'obtenir une bonne visibilité sur ce qui va être - ou a déjà été - dépensé, à qui, où, sur quel budget... Cela passe par un reporting global, indispensable pour bien comprendre où et quand les dépenses se produisent en garantissant suffisamment de marges de manoeuvre pour intervenir, voire introduire des notions de prédictivité.

Et les collaborateurs dans tout ça ?

Au-delà de l'IT et des services financiers, un autre public attend beaucoup de l'amélioration de la gestion des notes de frais, déplacements et factures : les salariés. Ils souhaitent notamment que les avancées technologiques qu'ils utilisent dans leur vie personnelle puissent être utilisées dans leur vie professionnelle. Or, ils se retrouvent souvent confrontés à des processus de gestion des dépenses manuels, fragmentés, chronophages, donc inefficaces. C'est ce qui explique, par exemple, que les salariés classent les processus manuels au premier rang des sources de frustration en ce qui concerne leur gestion des notes de frais.

En automatisant complètement ces processus au moyen d'outils Cloud et disponibles sur mobiles, il devient possible de réduire cette frustration, de bénéficier d'une adoption rapide des outils, et d'accroître d'autant la conformité de l'entreprise dans le cadre de ses obligations légales ou internes. De même, les outils de business intelligence associés contribueront à responsabiliser les utilisateurs, mieux détecter les fraudes potentielles, les anomalies, en agrégeant les données de multiples solutions de gestion de dépenses (déplacements, notes de frais, factures, dépenses salariales). Avec, à la clé, des gains d'argent, de temps et d'efficacité pour tous !

1Tous les chiffres et affirmations de cette tribune sont issus de l'étude Forrester Consulting pour SAP Concur (septembre 2017)

Julien Million-Rousseau, est ingénieur informatique de formation et dispose de 7 ans d'expérience dans le domaine de la facture électronique. Il est aujourd'hui directeur avant-vente SAP Concur.