Selon les dernières réglementations : les justificatifs des notes de frais sous forme papier sont-ils toujours nécessaires?
La question des justificatifs sous forme papier se pose depuis quelques années, suite à la venue de stockage sur support informatique. Cette forme de conservation est acceptée par la loi, mais seulement si l'on respecte plusieurs règles lors de la numérisation des documents.
Des sanctions conséquentes
La réglementation sur les justificatifs de notes de frais évolue et autorise désormais le stockage sur support informatique. Mais ne pas suivre les procédures précises édictées par la loi, peut coûter très cher à une entreprise. La jurisprudence sanctionne régulièrement les employeurs qui ne rapportent pas fidèlement la réalité des frais engagés. Pire encore, l'entreprise risque de subir un redressement par l'URSSAF, ce qu'aucun dirigeant ne souhaite devoir traverser.
Il est donc conseiller de se munir d'un bon logiciel de gestion des dépenses professionnelles et notes de frais, afin que tout soit dans l'ordre et selon les règles. Pour un bon exemple, voir la solution de gestion des frais sur le site Traveldoo. Les sanctions pécuniaires pouvant être importantes, il vaut mieux ne pas prendre de chance.
Une clarification de la loi
La loi de financement de la Sécurité sociale de 2019 est venue clarifier la question des justificatifs papiers, en introduisant l'article L.243-16 du Code de la sécurité sociale. Celui-ci oblige dorénavant les employeurs à conserver, et ce, pour une période d'au moins 6 ans, les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Si l'URSSAF fait un contrôle de l'entreprise, ils seront donc exigés afin de vérifier la véracité des données indiquées aux comptes de dépenses.
Cependant, et c'est là la grande nouveauté, le deuxième alinéa de cet article indique que lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique. En ce sens, la gestion par voie électronique, représente une avancée importante pour les entreprises.
Comment numériser une pièce justificative de manière légale ?
Les modalités de numérisation de ces pièces justificatives sont prévues dans un arrêté établi par le ministre chargé de la sécurité sociale. Il indique que les justificatifs des notes de frais doivent être strictement reproduits à l'identique de la copie originale. Aucune modification, aussi mineure soit-elle, ne sera acceptée. Dans les faits, cela veut dire qu'il ne doit pas y avoir de flou, que l'image ne doit pas avoir été filtrée, pas de recadrage et aucune modification de couleurs qui se doivent d'être retranscrites à l'identique.
Le seul format d'enregistrement des justificatifs numérisés est PDF ou PDF A/3 sans compression de fichier ou, si la compression est nécessaire, sans perte de qualité. La numérisation doit aussi être sécurisée en utilisant un des moyens suivants :
- Par un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile
- Par une empreinte numérique
- Par une signature électronique fondée sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile
- Par tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française
Au final, si la numérisation d'une pièce justificative ne respecte pas les exigences de l'arrêté, l'employeur devra présenter l'original sous format papier. En cas de doute, il vaut mieux donc tout conserver !
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