DossierReporting financier : comment trouver la bonne solution ?

1 Un outil de cohésion

Considérée comme la colonne vertébrale des indicateurs financiers, la solution de reporting rend possible le partage d'indicateurs à une population plus large de l'entreprise, que ce soit des responsables des opérations ou des responsables commerciaux.

2 Un reporting à des fins externes

Le reporting financier permet de répondre à une finalité interne, mais recouvre aussi une utilité vis-à-vis de la communication externe, lorsqu'elle a pour but d'informer les actionnaires de l'entreprise ou les entités institutionnelles intéressées (banques, fonds d'investissements...). " Les PME étant des cibles très prisées par les fonds d'investissement, se doter d'outils de reporting capables de communiquer des indicateurs pertinents a du sens ", estime Jean-Baptiste Mérel, directeur de marchés de Report One.

3 Délivrer les indicateurs vite et bien

Le CA, la marge opérationnelle, le suivi du cash/trésorerie, la situation de cash flow, le suivi du BFR..., autant d'indicateurs qui sont réclamés par ces fonds d'investissements et qu'une PME de 1 000 collaborateurs (ayant quelques filiales), doit être en mesure de délivrer vite et bien. C'est donc souvent l'entrée d'une banque, ou d'un fonds d'investissement, qui va déclencher l'acquisition d'une solution de reporting.

" De par la nature et le volume d'informations à fournir, la direction financière n'a pas d'autre choix que de s'équiper ", remarque Jean Baptiste Mérel. A fortiori pour les grosses structures, il n'est pas rare de voir des business unit équipées d'un reporting différent de l'outil adopté par l'entreprise sur le plan corporate. " Il est fréquent qu'une entreprise soit équipée au niveau de ses départements avec différents logiciels, comme IBM Cognos TM1, Hyperion Planning, d'Oracle, SAP BPC ou Tagetik, tout en disposant d'un logiciel de consolidation au niveau du siège, tel que SAP BFC ou Hyperion Financial Management ", confirme Frédéric Collé. L'objectif sera alors de rationaliser l'équipement en essayant d'aboutir à une seule solution commune de reporting.

Le reporting financier représente un atout en interne, mais il peut aussi s'avérer nécessaire dans la communication avec des partenaires extérieurs à l'entreprise, comme les banques ou les investisseurs.

4 La couverture fonctionnelle, un critère de taille

L'opportunité d'acquérir un outil de reporting peut être déclenchée par une rupture technologique. La dernière en date étant l'arrivée du cloud. " Avant le SaaS/cloud, de nombreuses PME étaient freinées par la complexité et le prix de déploiement (coût de licence et de maintenance) des solutions de reporting, ce qui est moins le cas aujourd'hui ", confirme Xavier Juhel.

Mais la question sur la couverture fonctionnelle que doit posséder la solution, notamment en fonction des besoins exprimés par les dirigeants, reste prépondérante. Doit-on se diriger vers un outil qui fait de la consolidation ou de l'agrégation de données ? Autre cas de figure : l'ERP existant est-il suffisant pour une entreprise qui possède un outil de comptabilité générale et qui souhaite mettre en place une comptabilité analytique ? Doit-elle investir dans un ERP plus coûteux, ou un logiciel de reporting ayant des capacités analytiques approfondies ?

Bien sûr, il convient, à l'instar de tout investissement d'outil informatique, d'anticiper sur les besoins futurs, et donc de choisir un outil évolutif... même si tous les éditeurs font preuve d'un discours pour le moins flatteur et élogieux sur leurs solutions.

5 Un marché atypique en termes de coûts

Le marché des logiciels de reporting financier est singulier sur un point : il est très difficile d'avoir une idée précise du coût. En effet, le monde des éditeurs de reporting a pour habitude de fonctionner sur des taux de remises très forts, par rapport aux prix catalogues. Il ne faut donc pas hésiter à se lancer dans des négociations par rapport aux prix affichés... qui sont quelque peu gonflés. " Comme dans toutes les procédures d'achats, le tarif est un critère important et doit être discuté en fonction des fonctionnalités souhaitées et du mode d'utilisation ", remarque Frédéric Collé. Des négociations qui peuvent se "jouer" sur des réductions allant de 30 à 40%. Enfin, ne surtout pas oublier les coûts de maintenance (obligatoires) qui sont de l'ordre de 20 à 25% (par an) du prix de la licence.

La question de la couverture fonctionnelle de la solution demeure prépondérante dans le choix d'une solution de reporting.

6 Le reporting intégré : quels bénéfices pour la communication vis-à-vis des investisseurs?

Malgré le terme quasi similaire, le reporting intégré ne doit pas être confondu avec le reporting financier. Le reporting intégré représente en réalité une nouvelle méthode pour améliorer la communication entre l'entreprise et ses actionnaires. En partant du principe qu'un actionnaire/investisseur doit pouvoir prendre des décisions, notamment en matière d'investissements, il lui importe d'avoir une vision à long terme sur l'entreprise pour pouvoir se projeter.

7 Définir le business model

Une visibilité qu'apporte le reporting intégré, en donnant en quelque sorte des "garanties". Les points essentiels étant de définir le business model, la manière de créer de la valeur sur le long terme, les avantages concurrentiels, les grands indicateurs-clés que l'entreprise suit, ou les indicateurs financiers (ainsi que non financiers) qui symbolisent le mieux les performances sur le long terme.

" Avec le reporting intégré, nous sommes dans l'explication de texte : il vise à replacer une information financière souvent réglementaire et détaillée dans une perspective stratégique à long terme ", souligne Jean-Florent Rérolle, associé chez KPMG. Toutes les entreprises, qu'elle que soit leur taille, sont concernées, " sachant que les PME de taille moyenne auront plus de facilités à exprimer leur vision et leur business model ", poursuit Jean-Florent Rérolle.

Le reporting intégré, à ne pas confondre avec le reporting financier, permer d'améliorer la communication entre l'entreprise et ses actionnaires et de gagner en visibilité.

8 " Nous souhaitions réduire la dépendance du service financier face à la DSI et développer la responsabilisation des managers. " Isabelle Regnier, Daf de la Cité de l'espace.

Parc à thème éducatif et culturel, considéré comme l'établissement grand public dédié au spatial et à l'astronomie le plus important en Europe (300 000 visiteurs par an), la Cité de l'espace dispose d'un système d'information complexe. " Nous souhaitions également réduire la dépendance du service financier face à la DSI ", annonce Isabelle Regnier, Daf et directrice des ressources et moyens. Un SI composé d'une multitude de solutions très diversifiées rassemblant des bases de données hétérogènes : Cegid pour les ressources humaines, Elyx pour l'approvisionnement et la gestion des restaurants, Irec pour la gestion de la boutique et du contrôle d'accès, I-Resa pour la gestion des réservations et billetterie, Qualiac pour l'ERP achats, comptabilité, finances, maintenance, et Visual planning pour la partie planification des ressources.

9 Amélioration de la communication financière

La solution de reporting devait en outre répondre à un certain nombre d'exigences : être orientée utilisateurs, permettre une restitution globale de la performance de l'entreprise, et perfectionner l'automatisation des calculs, " tout en améliorant la communication financière ", précise la Daf. À la suite d'un appel d'offres, l'outil MyReport de Report One fut retenu, notamment du fait de ces délais de mise en oeuvre plus rapides. Le prix a également joué : 60 000 euros ont été nécessaires et investis dans le projet global, somme inférieure au budget initial.

Parmi les gains constatés, les délais de restitution des tableaux de reporting sont passés de 15 à 5 jours, et les tableaux de bord de contrôle budgétaire sont mis à jour en 10 secondes, au lieu de 2 jours sans l'outil. " La mise en place de MyReport nous a réellement permis d'améliorer la gestion du parc au quotidien et d'accélérer la prise de décision. Auparavant, chaque demande devait être adressée au service informatique qui écrivait des requêtes SQL, l'autonomie nous faisant réellement défaut ", conclut Isabelle Regnier.

Pour la Cité de l'Espace, le choix de recourir à une solution de reporting venait répondre à la nécessité de croiser et fiabiliser les données, mais aussi de réduire les délais d'extraction de ces données.