Reporting : de l'importance d'une bonne analyse des données

S'équiper d'une solution de reporting financier procure un certain nombre d'avantages : éviter de se baser sur des feuilles de calcul pour ses budgets, ses prévisions ou ses rapports, gagner du temps sur la planification, la budgétisation et les prévisions, obtenir une meilleure visibilité sur les performances de l'entreprise et les moteurs de l'activité, ou encore améliorer les prises de décisions. Seulement, quel que soit son outil (IBM "TM1", SAP "BPC", Microsoft "Excel", etc.), la qualité de la donnée, qui va servir à alimenter la solution, reste déterminante. Autrement dit, comment faire pour produire des données plus fiables et bien intégrées à son SI en vue d'obtenir un reporting efficace ?

Rassembler les données

Le reporting financier repose sur un postulat : avoir une vision sur ce qui s'est passé dans l'entreprise et se donner les moyens, dans un second temps, d'anticiper sur l'avenir. Or, pour établir un reporting fiable, la direction administrative et financière doit récolter des données issues de tous les services de l'entreprise via l'utilisation d'outils logiciels, ce qui sous-entend l'implication et l'adhésion de l'ensemble des services impliqués : le contrôle de gestion, la comptabilité, l'informatique, les services achats/généraux, commerciaux/marketing, etc. Or, " lors de la mise en place de solutions d'analyse, le risque de se heurter à une résistance du terrain est grand ", résume Laurent Lefouet, dg EMEA de Anaplan, fournisseur de solutions pour modéliser et planifier des prévisions. Une telle mise en place est souvent perçue comme du contrôle de performance et une chasse à l'erreur. Georges Vidal, business consultant EMEA chez Infor, éditeur de logiciels d'entreprise et notamment de gestion financière, préconise la mise en place d'un " groupe projet qui va définir les attentes et les objectifs, avec un rétroplanning précis pour aboutir à un référentiel commun ".

Premier impératif selon Erwan Lirin, associé en charge des activités supports opérationnels de BMA, cabinet d'audit comptable-financier et de conseil: "Travailler sur l'intégrité des données pour que les référentiels comptables, gestions et ceux issus de l'opérationnel puissent communiquer entre eux". Soit l'entreprise dispose d'une comptabilité analytique embarquée dans le logiciel comptable, proposée par la plupart des éditeurs, ce qu'Erwan Lirin estime " être la base en termes d'équipements pour toute PME, soit le service financier réalise des extractions via des tableurs sous Excel. Dernier cas de figure, il existe des logiciels de type "requêteurs", qui viennent se brancher sur le système comptable et qui peuvent construire des tableaux dynamiques de reporting."

Contrairement à une idée reçue, le "travail" exercé sur les données n'a pas besoin d'une importante puissance de calcul provenant des logiciels. En revanche, s'appuyer sur un outil collaboratif est très efficace. " Le gain de temps ne se fait pas forcément sur la durée prise par les calculs, mais davantage sur le temps entre le moment où une question est posée et le moment où on peut y répondre ", souligne Thierry Asmar, directeur général d'Altares, spécialiste de la collecte de données descriptives et financières sur les entreprises. En effet, avant d'appuyer sur le bouton pour lancer le calcul, il faut obtenir les données, les modéliser, voire ajuster cette modélisation. Cette étape, précieuse pour capter les bonnes données, requiert que les bonnes personnes soient impliquées. Or, la limite de la plupart des solutions - Excel notamment - est de ne pas être suffisamment collaborative.

Selon Erwan Lirin, si "l'impulsion la plus forte doit émaner de la dg dans la mesure où les outils d'analyse et de reporting doivent permettre de piloter l'entreprise en s'assurant qu'elle est sur un bon cap, l'investissement de la direction financière est indispensable : la donnée comptable est, en effet, la "colonne vertébrale" d'un projet d'analyse financière". Et pour la DSI ? " Elle a un rôle à jouer pour fluidifier les processus en mettant en oeuvre l'extraction des données aux bons endroits, en interfaçant les différents systèmes pour assurer la communication des données, sans oublier d'assurer leur intégrité."