Transformez un processus administratif en levier stratégique avec Cegid Notilus
La digitalisation des notes de frais constitue un levier d'optimisation majeur pour les DAF. Entre digitalisation et IA, Cegid Notilus transforme ce processus chronophage en outil stratégique. Décryptage avec Laurent Lassure, Product Marketing Manager pour Cegid Notilus.
La gestion des notes de frais constitue depuis longtemps un enjeu pour les entreprises. Un enjeu récurrent mais au ROI limité... Cependant, l'évolution législative de 2019 a véritablement catalysé sa transformation numérique. « La nouvelle législation autorise la dématérialisation complète des justificatifs. C'est elle qui a réellement ouvert la voie à une prise de conscience des optimisations possibles sur les notes de frais », explique Laurent Lassure, Product Marketing Manager pour Cegid Notilus. Cette avancée réglementaire, associée à la démocratisation des smartphones et aux progrès de l'intelligence artificielle, a permis aux directions financières de repenser entièrement ce processus longtemps considéré comme une simple contrainte administrative.
Laurent Lassure, Product Marketing Manager pour Cegid Notilus
20 minutes perdues par note de frais : le coût caché des processus manuels
Avant la digitalisation, la gestion des notes de frais représentait un gouffre en termes de temps et d'efficacité. « Une note de frais traditionnelle, c'est environ 20 minutes de temps passé pour un équivalent de 50 euros. Et cela, uniquement quand tout se déroule sans accroc », souligne Laurent Lassure, citant une étude de la GBTA (Global Business Travel Association). Ce coût explose lorsque des erreurs surviennent, obligeant à reprendre l'ensemble du cycle de traitement d'une note de frais. Le processus classique impliquait de conserver ses justificatifs, de compléter un formulaire Excel, d'envoyer le tout au service comptable, puis d'attendre la validation et le remboursement sans visibilité sur l'avancement du traitement. Cette opacité générait frustration et stress chez les collaborateurs, contraints d'avancer des frais professionnels sans savoir quand ils seraient remboursés. Laurent Lassure résume parfaitement la situation : « Faire des notes de frais n'est le métier de personne. C'est forcément une tâche supplémentaire, et l'intérêt des solutions comme Notilus est que tout le temps gagné puisse être réalloué aux missions principales de chacun. »
La technologie au service de l'efficacité
La transformation digitale des notes de frais s'articule aujourd'hui autour de plusieurs technologies clés. L'OCR (reconnaissance optique de caractères) combinée au machine learning permet désormais d'extraire automatiquement les informations pertinentes des justificatifs. « En prenant simplement une photo de mon ticket, j'obtiens immédiatement un frais généré et déclaré dans le système, alors qu'auparavant je devais conserver mes justificatifs, revenir au bureau et effectuer une saisie manuelle », détaille Laurent Lassure. L'IA joue également un rôle crucial dans cette transformation, notamment sur le plan de la conformité. « Il y aura toujours un humain pour valider le paiement, mais notre objectif est de lui faciliter cette décision en exposant toutes les informations pertinentes », précise-t-il. Le système peut ainsi alerter sur des anomalies potentielles : un déplacement pendant un jour férié, la présence d'alcool sur une facture de restaurant, ou encore un écart entre une réservation et la facture correspondante.
Et le virage IA n'en est qu'à ses prémices : parmi les innovations en cours de déploiement, un agent conversationnel orienté analyse et reporting devrait bientôt enrichir la solution. « Vous pourrez demander à la solution de vous produire une extraction de données ou un rapport en langage naturel. Par exemple, visualiser l'état des remboursements sur 2024, puis affiner par nature de dépense, sans connaître les noms des colonnes ou la structure de la base de données », annonce Laurent Lassure.
Dézoomer pour mieux optimiser : l'expérience voyageur réinventée
L'approche de Notilus ne se limite pas à la simple note de frais mais englobe l'ensemble du cycle de déplacement professionnel. « Nous proposons une vision complète du déplacement. L'optimisation n'intervient plus seulement au niveau de la note de frais, mais pendant le voyage, voire avant celui-ci, dès les premières étapes de réservation », indique Laurent Lassure. Cette vision élargie permet de créer des synergies entre différentes composantes souvent gérées séparément. « En rapprochant les informations, comme les kilomètres remboursés aux collaborateurs utilisant leur véhicule personnel avec les véhicules disponibles dans le parc automobile, on peut identifier des situations où l'entreprise paie deux fois : une fois pour un véhicule de service qui ne bouge pas, et une fois pour indemniser le collaborateur », illustre Laurent Lassure. L'innovation la plus prometteuse réside dans le concept de "compagnon de voyage" proactif. « Grâce aux smartphones et aux applications, nous pouvons contextualiser les déplacements. Si nous détectons que vous êtes à l'aéroport et connaissons votre feuille de route, nous pouvons vous informer proactivement que la politique voyage vous autorise à prendre les transports en commun ou un taxi pour rejoindre le centre-ville », explique-t-il.
Mais la réponse aux enjeux des entreprises ne peut pas se limiter à sa dimension fonctionnelle ou technologique. « Selon les entreprises, la gestion des notes de frais peut relever de la RH, de la DAF ou encore de la DSI. Le premier axe d'optimisation consiste à réunir ces acteurs autour d'une table pour définir une politique voyage cohérente », souligne Laurent Lassure. Il conclut ainsi : « l'accompagnement humain reste fondamental dans cette transformation. Nous transmettons la maîtrise de l'outil. Nous organisons des clubs utilisateurs et des ateliers de co-création pour comprendre les besoins métier et faire évoluer notre solution. »
En savoir plus sur la solution Cegid Notilus.
Sur le même thème
Voir tous les articles Gestion des dépenses
Par Audrey Fréel
5 min.Par Christina DIEGO
Par Audrey Fréel
Par La rédaction
Par Alvaro Dexeus, directeur [...]
Thématiques associées :
