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Télétravail : vers une autre gestion des déplacements ?

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Télétravail : vers une autre gestion des déplacements ?

En l'espace de deux ans, la Covid-19 a remis en cause les habitudes de déplacement des entreprises. Le télétravail s'est généralisé dans un format intermittent qui complexifie la gestion de la mobilité tout comme la traçabilité de ces dépenses.

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Après avoir pris la poussière pendant le confinement, les voitures de fonction ont retrouvé leur pleine utilité. Interrogés pour le Baromètre 2021 des flottes et de la mobilité de l'Arval Mobility Observatory, 49 % des gestionnaires en charge des flottes anticipent une augmentation du nombre de véhicules dans les trois ans. Le rebond de la croissance, confirmé par l'Insee (+7 % de PIB en un an), devrait la conforter mais le contexte se caractérise aussi par une fragmentation des mobilités. Moins de déplacements pendulaires et de nouvelles manières de travailler. Est-il nécessaire qu'un commercial se déplace chez un client quand une visioconférence peut suffire ? Ces questions font trembler le stylo des gestionnaires au moment de signer des locations de véhicules pour trois ou quatre ans. « La mobilité devient variable. Les lois de roulage ne sont plus du tout prévisibles or les coûts sont fixes, ce qui pose un problème d'adaptation des contrats de LLD », observe Katia Lehnert, chef de projet en mobilité responsable chez Fatec Group.

Les bouleversements en cours dépassent le seul périmètre du parc automobile. « Le contexte sanitaire a aussi imposé aux gestionnaires de repenser (certainement plus rapidement que prévu) leur offre de mobilité avec des solutions sûres sur le plan sanitaire. En effet, à l'issue du déconfinement, il ne s'agissait plus seulement de fournir des véhicules de société à certains employés, mais d'offrir des solutions de mobilité à tous les employés », souligne Arval Mobility Observatory. Loin de supprimer les voitures de fonction, le contexte impose de nouvelles dépenses dont le ciblage requiert une réflexion en interne. « Les gestionnaires sont très vite bloqués car on entre dans un sujet RH. Pour avoir une vision d'ensemble, il faut savoir comment fonctionne l'entreprise et comment se déplacer moins ou mieux », confirme Katia Lehnert.

Des solutions plus agiles

Quant au choix des solutions de mobilité, il demande un screening approfondi. En Ile-de-France, les salariés qui se rendent occasionnellement au bureau peuvent s'équiper du « Navigo Liberté + » pour régler leurs déplacements à l'unité. Mais l'offre laissera sur le quai ceux qui doivent se rendre au-delà de la zone 1 de tarification, la plus centrale. Pour les télétravailleurs éloignés, la SNCF commercialise un forfait longues distances, Max Actif, qui donne droit à 40 % de réduction. Mais, là encore, il ne conviendra pas à tous puisque l'avantage tarifaire s'applique dans la limite de 250 trajets par an et jamais le vendredi. Les offres les plus adaptables proviennent des start-ups porteuses de nouveaux services de mobilité. « Les RH et les patrons de BU ont voulu faire revenir les gens au travail dans un contexte sécurisé, se réjouit Jérôme Blanc, co-fondateur de Tim Sports, spécialiste du vélo de fonction à assistance électrique (VAE). Aucun de nos clients n'a supprimé de voitures de fonction. Ils proposent une mobilité complémentaire pour répondre à la demande des collaborateurs ou pour des « millenials », qui n'ont ni le permis ni les moyens de s'acheter un VAE. » Les entreprises règlent 70 % du loyer et les utilisateurs 30 %, ce qui permet de pédaler, y compris le week-end, sans que l'Urssaf y voit un avantage en nature. Et pour une location d'au moins 36 mois, 25% des loyers sont déductibles de l'IS.

Intégrer des flux de dépenses

Parmi les solutions qui ont le vent en poupe, on compte également les plateformes de multi-mobilité, telles que « Freenow for business ». Une seule application permet aux collaborateurs d'utiliser un VTC, une trottinette, un VAE ou une voiture en auto-partage de réseaux partenaires. « Le gestionnaire dispose d'une plateforme d'administration pour adapter sa politique de voyage par collaborateur ou par usage, par exemple en n'autorisant les VTC que pour un retour du bureau après 21 heures », détaille Benjamin Giovanni, directeur général de Freeenow for Business France. Quant à l'utilisateur, il catégorise chaque trajet dans l'application comme public ou privé, ce qui sécurise le traitement comptable de la dépense. Tous les paiements sont regroupés sur une seule facture et la solution peut s'interfacer avec deux outils de traitement des frais, SAP Concur et Amadeus Cytric. En novembre dernier, Freenow for Business a enrichi son offre avec le « mobility budget », un crédit que chaque collaborateur peut dépenser via l'application pour ses trajets privés (et non pas pour venir au bureau, contrairement au forfait mobilité durable). Un argument supplémentaire pour attirer des jeunes talents dans les entreprises mais qui devra être intégré dans l'assiette des AEN.

Tracer les frais de déplacement

L'organisation du travail hybride, au bureau et à domicile, impacte également la gestion des frais. « Auparavant, les entreprises remboursaient des Pass Navigo. Aujourd'hui se pose la question de savoir si un collaborateur qui vient au bureau une fois par semaine a besoin de ce Pass ou d'un abonnement SNCF», interroge Karim Jouini, co-fondateur d'Expensya. D'autant que la réglementation laisse des zones d'ombre. Lorsqu'un collaborateur choisit de s'exiler à la campagne ; son employeur doit-il lui rembourser 50 % de son abonnement de transport, alors que déménagement n'a pas été contraint ?

L'émergence du télétravail et l'introduction du forfait mobilité durable ont renforcé l'intérêt des solutions de gestion automatisée des dépenses. « Notre outil permet de classer les collaborateurs en fonction de leur résidence, de leur statut en télétravail et tous les contrôles sont automatisés car nous nous connectons à la base RH », évoque Karim Jouini. Utile pour répondre à la multiplication des notes frais depuis le confinement, chaque salarié adaptant son domicile au télétravail. « Depuis, nous avons ajouté des outils de paiement comme une carte virtuelle activable immédiatement, ajoute le dirigeant. Ces transformations ont mis beaucoup de pression sur les RH mais également sur les Daf qui doivent être des « data analysts » pour optimiser le fonctionnement de l'entreprise tout en simplifiant l'accès de tous les collaborateurs aux ressources disponibles. »

Témoignage : Agama Conseil gagne du temps à vélo

Pour son siège parisien, Agama Conseil dispose de quinze vélos de fonction et deux autres en libre-service. Une quarantaine de collaborateurs, spécialistes du conseil en conformité réglementaire, travaille dans le quartier de l'Opéra avec une journée hebdomadaire de télétravail. « Aucun collaborateur n'avait de voiture de fonction. Ils utilisaient les transports en commun ou des trottinettes », résume Louis-Grégoire Logre, associé chez Agama Conseil. Le prestataire, Tim Sports, leur a fait tester une dizaine de modèles à assistance électrique avant la prise en location des 17 vélos. Les loyers varient entre 80 et 180 € (pour des cargos), dont un tiers à la charge des collaborateurs, et ils intègrent les équipements de sécurité et la maintenance. « Aujourd'hui, c'est un coût complémentaire car nous remboursons 50 % des Pass Navigo mais cette solution fait gagner du temps de trajet, de traitement administratif, et elle a diminué les notes de taxi et de VTC. », se félicite le dirigeant.

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