Gestion des dépenses et notes de frais : faire d'une contrainte un atout
Grâce à l'innovation digitale, les traitements relatifs aux dépenses professionnelles cessent d'être un fardeau coûteux. Au contraire, ils deviennent une opératrice créatrice de valeur profitable à l'ensemble de l'organisation. Explications.
Quelle entreprise n'a pas été confrontée à la gestion fastidieuse et chronophage des dépenses et notes de frais ? Un rapport récent publiée par l'éditeur de solutions Pleo indique qu'environ 10 heures et 30 minutes sont nécessaires pour traiter manuellement 120 factures par mois. Les employés passent 3 à 4 heures à faire leurs notes de frais chaque mois. Autant dire que la perte de temps, sans outil digital véritablement efficace, est loin d'être négligeable. Le taux d'erreur est lui aussi un problème majeur : 94 % des DAF déclarent avoir reçu au moins une fois des factures en double et 31 % d'entre eux ont déjà accidentellement payé deux fois la même facture.
Face à ces freins et aux insatisfactions qu'ils occasionnent, les solutions innovantes de gestion des dépenses professionnelles deviennent incontournables. « Elles permettent de réduire considérablement les erreurs, de fluidifier le traitement de la facturation, des notes de frais et des remboursements, en offrant aux organisations une vision plus globale de leurs flux de trésorerie. Ce gain de visibilité accrue au sein d'une entreprise est primordial : il permet de traquer les pertes et profits, les budgets, de mieux prévoir les bénéfices, de surveiller l'évolution du marché ou encore de planifier la croissance. La meilleure gestion de la conformité et de la sécurité est un autre atout. Enfin, l'intuitivité et la simplicité d'usage favorisent l'adoption d'un tel outil. Aucune formation n'est nécessaire », explique Gaëtan Desmidt, Directeur du Développement chez Pleo France.
Ce dernier point est l'un des obstacles majeurs qui empêchent les décideurs de mettre en marche une transformation digitale permettant de profiter du potentiel de la technologie, avec le manque de budget et les craintes relatives à la sécurité des données. « On peut aussi rajouter le manque de temps à y consacrer, et parfois le manque de compréhension des enjeux ou de l'impact que peut avoir la digitalisation des processus. Notre dernière étude précise que 44 % des décideurs financiers français s'inquiètent du niveau de formation nécessaire une fois que l'obligation de la facturation électronique sera en vigueur », ajoute-t-il.
Outre les gains de temps et d'efficacité, l'adoption d'un outil tel que Pleo constitue un marchepied vers une transformation digitale plus globale de l'entreprise, tournée vers l'avenir. Les apports en termes de visibilité et de cohérence des données, avec des informations comptables et financières à jour à tout instant, forment un volet de première importance pour les DAF. « Seulement 29 % des entreprises françaises estiment avoir une bonne visibilité de leurs dépenses », rappelle Gaëtan Desmidt. Enfin, une solution de ce type contribue aussi au bien-être des collaborateurs, une notion plus que jamais d'actualité à l'heure où la fidélisation et les difficultés de recrutement préoccupent de nombreux dirigeants.
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