[Tribune] Comment faire évoluer les processus de dépenses face aux nouvelles exigences des salariés ?

Évolution des exigences des salariés

Les attentes des salariés en matière d'avantages sociaux évoluent, obligeant les entreprises à ajuster leurs processus. Le travail à domicile, amplifié par les restrictions liées à la Covid-19, a entraîné une demande croissante d'un soutien aux équipements de bureau et de paiement du Wi-Fi à domicile.

Les budgets de mobilité flexibles gagnent en popularité, offrant des alternatives à la voiture de fonction pour accroître la durabilité. Les événements professionnels, réduits pour des raisons budgétaires, passent d'organisations massives à des exercices d'équipe plus restreints, avec une gestion répartie entre plusieurs chefs d'équipe.

Les dépenses variées génèrent des problèmes tels que la catégorisation incorrecte et les erreurs d'imputation. Les salariés expriment le désir de processus de dépenses intuitifs, d'où la montée en puissance des plateformes mettant l'accent sur l'expérience utilisateur. L'intégration d'applications mobiles, utilisant la technologie OCR pour scanner les reçus et automatiser les dépenses, est en plein essor, répondant à la demande croissante d'efficacité et de simplicité.

Les obstacles à prendre en compte

Les risques liés au traitement précis des avantages sociaux dans les dépenses augmentent avec la diversification des catégories et des types d'avantages imposables. Pour simplifier le processus et tenir compte du manque d'expertise fiscal des employés, il est envisageable de réduire le nombre de catégories de dépenses globales.

Du côté de l'employeur, rester informé des évolutions réglementaires internationales peut être complexe. L'intégration de solutions d'IA permettrait automatiquement de détecter les avantages imposables des employés en appliquant les règles appropriées, améliorant ainsi la conformité. L'utilisation d'outils basés sur l'IA, visant à catégoriser les avantages imposables, simplifie la comptabilisation, les employés n'ayant qu'à télécharger les images des reçus.

Comment les entreprises peuvent-elles réagir aux changements ?

Il y a une décennie, les services financiers géraient largement les dépenses, avec une implication minimale des employés qui se limitaient à transmettre leurs reçus. Au fil du temps, la responsabilité a migré vers les employés, libérant considérablement les équipes financières en termes de temps.

Cependant, cette évolution vers la responsabilité individuelle a accru les marges d'erreur et le risque de dégradation de l'expérience des employés, une menace qui s'amplifie avec la diversification continue des avantages sociaux. Pour s'adapter, les entreprises doivent mettre en place des processus moins dépendants de la participation des salariés tout en garantissant la conformité, sans ajouter de responsabilités supplémentaires aux équipes financières.

Lorsqu'il s'agit d'introduire de nouveaux avantages tels que des budgets de mobilité flexibles pour le transport privé, la technologie peut aider à gérer les implications fiscales, répondant ainsi aux préoccupations budgétaires tant des employés que des employeurs.

En conclusion, les solutions évoquées se présentent comme des alliées précieuses pour le département Finance - et les équipes RH, garantissant la conformité grâce à une correspondance minutieuse entre les données, les reçus et les dépenses. Essentiellement, les entreprises doivent offrir des processus adaptatifs, permettant aux employés de réclamer facilement le remboursement de leurs frais sans compromettre la conformité, une facette cruciale. En réussissant cela, elles peuvent poursuivre leurs efforts de fidélisation des talents tout en maintenant une visibilité financière, y compris sur les dépenses. Cette agilité opérationnelle positionne l'entreprise pour prospérer dans un paysage professionnel en constante évolution, tout en répondant aux attentes changeantes de ses salariés.