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PME : gardez le bon rythme !

Plus vite, plus haut, plus fort... La devise des jeux Olympiques s'applique au monde des PME. Pour relever tous les défis et rester efficaces en toutes circonstances, dirigeants, managers et collaborateurs doivent passer maîtres en gestion du temps. Marie-Christine Lapierre, consultante et formatrice senior chez Cegos partage sa vision et donne ses conseils.

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PME : gardez le bon rythme !

La gestion optimale du temps est essentielle pour toute entreprise, mais elle est particulièrement critique pour les petites et moyennes entreprises (PME). Si la planification, l'organisation et la coordination constituent trois piliers indispensables à l'efficacité des équipes comme des dirigeants, ils ne suffisent pas toujours à garantir la performance et le bien-être des collaborateurs et de leurs managers. « Au-delà de ce socle, le véritable défi, c'est celui du rythme ! », commente Marie-Christine Lapierre, consultante chez Cegos, leader sur le marché de la formation. Dans une PME, chaque collaborateur est polyvalent et, les effectifs étant par nature contraints, les sollicitations entre collègues sont nombreuses. « Pour garder le rythme et rester maître du temps, il faut éviter de se faire distraire par les autres », conseille l'experte en performance commerciale, efficacité professionnelle et développement personnel. Comment ? En fixant des limites. « Ce n'est pas parce que vous n'avez pas le temps de répondre à la sollicitation d'un collègue que vous n'êtes pas sympa », précise Marie-Christine Lapierre qui évoque la théorie des diablotins, ces comportements chronophages.

Savoir se focaliser sur les missions essentielles

« Le diablotin « Sois sympa » amène le collaborateur à s'autocensurer par peur de prendre une décision qui pourrait froisser son entourage ». En cas de divergence de point de vue, il se sur-adapte et accepte malgré lui une décision à laquelle il n'adhère pas et finit par accumuler des tâches qui nuisent à son efficacité et augmente son stress. Or nous pouvons décompter 11 diablotins qui nuisent à notre efficacité, comme par exemple « sois fort », « sois parfait », et pour les dompter, nous les prenons en « flagrant délit » lors de nos ateliers de formation. Pour gagner la course contre le temps, il existe un outil clé : la carte des missions essentielles. Il s'agit, pour chaque collaborateur, d'établir une carte mentale de la finalité de sa mission et, en périphérie, l'ensemble des valeurs ajoutées associées et, dans un troisième cercle, toutes les tâches qui s'y rattachent. « Quand un collaborateur doit prioriser ses tâches, il peut se référer à cette carte mentale pour décider comment et quand il répondra à la sollicitation d'un collègue », explique Marie-Christine Lapierre.

Priorisation : ne pas confondre urgence et importance

Maîtriser le temps, rester efficace dans un environnement où les sollicitations sont constantes, cela suppose une capacité de discernement forte pour distinguer ce qui est urgent de ce qui est important et ainsi définir une échelle des priorités. Une réalité encore plus forte avec le développement des organisations hybrides et des solutions numériques qui multiplient les sollicitations des équipes sur fond d'hyperconnexion. « La course effrénée dans laquelle les PME sont inscrites brouille les cartes et crée un sentiment d'urgence permanente ». Ce qui est prioritaire n'est pas nécessairement urgent. « L'urgence, c'est ce qui expose l'entreprise à un risque sévère si elle n'est pas traitée. Ce qui est important est inscrit dans la carte des missions essentielles. Une priorité est à la fois très urgente et très importante », indique Marie-Christine Lapierre. L'idée, appliquer la matrice d'Eisenhower, un outil de gestion qui permet de classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à mettre de côté. « L'une de nos formations Cegos dédiée à la gestion du temps s'effectue en mode expérientiel. Nous organisons des ateliers qui permettent à chaque collaborateur de s'observer dans sa propre gestion du temps. Cela permet une appropriation rapide des bonnes pratiques pour qu'elles soient appliquées instantanément dès le temps dans l'entreprise ». Au-delà de la méthode et des outils d'aide à la priorisation et à la planification, il est capital de prendre du recul. « C'est en cela que la lutte contre les diablotins est essentielle, mais elle ne se limite pas aux collaborateurs et aux managers, conclut Marie-Christine Lapierre. Les dirigeants de PME sont sans cesse amenés à s'interroger sur leurs comportements, leurs attitudes et leurs méthodes... En se formant eux aussi à la Gestion du temps en amont de leurs équipes, ils pourront mieux les accompagner et mieux saisir l'ensemble des enjeux ! »


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