DossierInventaire des stocks : comment faire concrètement ?

1 Quand procéder à l'inventaire ?

Le principe est simple: conformément à l'article L. 123-12 du Code de commerce, l'entreprise doit obligatoirement procéder à l'inventaire physique de ses stocks, en quantité comme en valeur, au moins une fois par an.

2 Démarche qualité

L'inventaire va permettre aux équipes de faire le point sur ses stocks: les références utilisées sont-elles justes? Le zonage géographique des stocks est-il maîtrisé? Les stocks détériorés ou obsolètes sont- ils correctement dépréciés? Les flux d'entrée et de sortie des stocks correctement paramétrés? C'est l'occasion pour l'entreprise d'avoir une démarche qualité et d'évaluer la performance de son système d'information.

L'inventaire physique doit en principe être réalisé le jour de la clôture, sauf si l'entreprise dispose d'un système d'inventaire permanent. " Il est cependant admis que l'inventaire puisse être effectué quelques jours avant ou après la clôture, précise Antoine Guiot, expert-comptable au cabinet Strego à Saint-Nazaire. A la condition de pouvoir rétablir le montant des stocks par une neutralisation de chaque entrée et de chaque sortie survenue entre la date de clôture et la date de la réalisation de l'inventaire physique. C'est souvent une nécessité lorsque la clôture de l'exercice se situe sur un jour férié ou à une période de vacances ou au contraire de grande activité de l'entreprise, par exemple", explique l'expert-comptable.

Et la pratique grandissante du fast close a également un impact sur le calendrier de l'inventaire. "On voit de plus en plus de sociétés clôturant en décembre réaliser leurs inventaires en novembre", signale Philippe Mularski. Dans tous les cas, l'entreprise devra choisir un moment où elle peut s'organiser pour interrompre toute entrée ou sortie de produits jusqu'à la fin du comptage.

L'inventaire physique doit en principe être réalisé le jour de la clôture, sauf si l'entreprise dispose d'un système d'inventaire permanent.

3 Inventaire permanent ou inventaire tournant ?

Les entreprises qui pratiquent un inventaire permanent sont dotées d'un logiciel qui opère un décompte automatique des quantités disponibles en stock, immédiatement après chaque entrée marchandise et chaque sortie. "Attention, ce dispositif ne dispense pas l'entreprise de pratiquer un inventaire physique annuel", avertit Antoine Guiot, expert-comptable au cabinet Strego à Saint-Nazaire. "Les paramétrages de ces logiciels sont souvent source d'erreur. Et les écritures d'inventaires vont permettre de réajuster les comptes de l'entreprise en fonction du comptage effectif des quantités et des volumes", confirme Thierry Goemans, Daf indépendant.

Certaines entreprises pratiquent, quant à elles, un inventaire tournant, soit le comptage périodique et planifié des stocks sur l'année. L'entreprise détermine une série de références et vérifie l'exactitude du décompte des quantités disponibles pour chacune de ces références. La périodicité de l'inventaire tournant est déterminée en fonction de l'importance des stocks concernés.

Automatisé, l'inventaire permanent nécessite la mise en place d'un logiciel dédié.

4 Inventaire : quel rétroplanning mettre en place ?

L'inventaire est exigeant en temps: il doit être anticipé et préparé en amont. "C'est un travail d'équipe, il doit être pensé en comité de direction, envisagé avec plusieurs métiers: directeur des achats, directeur logistique, directeur financier, etc. ", témoigne Philippe Mularski, Daf spécialisé dans les situations de transition. Un inventaire physique que j'ai pratiqué peut durer trois jours pour un mois de préparation pour la direction administrative et financière.

5 Intérim ou embauches de CDD

Ce temps de réflexion permet à l'entreprise de se positionner: doit-elle pratiquer l'inventaire en interne? Doit-elle l'externaliser? " Bien souvent, les entreprises de taille importante, notamment mes clients de la grande distribution, recourent à de l'intérim ou à des embauches en CDD, pour renforcer leurs effectifs", témoigne Antoine Guiot (Strego).

Pour Thierry Goemans, Daf indépendant, " une entreprise qui souhaite externaliser l'inventaire physique doit réfléchir aux éléments qu'elle compte déléguer: le comptage, le management des équipes de comptage, voire toute la procédure d'inventaire. Reste que, pour que l'inventaire reflète une image fidèle de l'entreprise, bien connaître l'établissement constitue un avantage indéniable", conclut le Daf.

6 Procédure d'inventaire

Ce temps en amont est également mis en pratique pour rédiger un document décrivant la procédure d'inventaire. "Soit a minima une dizaine de pages et a maxima une vingtaine. Il doit pouvoir prévoir toutes les situations susceptibles d'être rencontrées et apporter une réponse aux difficultés éventuelles", précise Philippe Mularski. Première étape à organiser et à préciser: la procédure de comptage. Comment seront constituées les équipes de comptage? Comment seront relevées les quantités? Manuellement ou à l'aide d'un lecteur de codes-barres? Quel signe sera apposé sur les produits recensés pour signaler qu'ils sont déjà comptés: une étiquette de couleur? Un signe à la craie? " Sur le papier, tout a l'air très simple, mais quand concrètement vous êtes dans un entrepôt portuaire avec des citernes de mélasse à évaluer et des bateaux qui continuent à décharger, il est indispensable d'avoir réfléchi à la bonne procédure très en amont", témoigne Thierry Goemans.

Exercice chronophage, l'inventaire ne doit pas être traité au dernier moment. La mise en place d'un rétroplanning adéquat est fondamentale pour permettre à l'entreprise de choisir entre internalisation ou externalisation des process.

7 Comment valoriser le stock ?

Deuxième étape de l'inventaire: la valorisation du stock. Quelle méthode choisir pour calculer ladite valeur? Faut-il opter pour le coût d'achat à rechercher dans les factures fournisseurs pour un bien individualisable, ou pour une méthode forfaitaire, comme la méthode du coût unitaire moyen pondéré (méthode CUMP)? Pour la méthode Fifo (ou Peps - premier entré, premier sorti)? Voire la méthode Lifo (Deps - dernier entré, premier sorti)?

8 Travaux en cours

La méthode du coût moyen pondéré sera, par exemple, privilégiée pour des matières premières dont la valeur peut être très fluctuante. Pour des biens individualisés, on choisira la méthode du coût d'achat et, pour des biens non individualisables, on privilégiera la méthode Fifo. " Il convient aussi de s'interroger sur des spécificités propres à un métier, alerte Antoine Guiot, expert-comptable au cabinet Strego à Saint-Nazaire. Pour un luthier, les violons rachetés en vue de les louer à des clients doivent-ils être intégrés dans les stocks à l'instar de ceux rachetés pour la revente?" Autre sujet d'interrogation: la délicate valorisation des travaux en cours. " Par simplification, on retient souvent un pourcentage d'avancement du chantier par rapport au devis qui avait été réalisé ", préconise l'expert-comptable.

Méthode du coût moyen pondéré, méthode Peps (premier entré, premier sorti), ou Deps (dernier entré, premier sorti) : le choix d'une méthode de valorisation dépend de la nature des biens.

9 Quatre bonnes raisons d'externaliser son inventaire

Bien qu'elle peine à s'imposer en France, l'externalisation d'inventaire est pourtant une bonne idée pour les entreprises, notamment en termes de maîtrise des coûts cachés, préparation impartiale d'un événement majeur tel qu'une fusion-acquisition ou encore fiabilité pour ne pas pénaliser l'activité de l'entreprise.

10 Fiabilité

Moment important pour toute entreprise, l'inventaire, régulier ou annuel, doit être fiable, pour ne pas pénaliser l'activité des entreprises. Faire appel à une équipe spécialisée et indépendante permet de garantir l'exactitude de cet inventaire, car bon nombre d'entreprises ne disposent pas d'un personnel suffisant pour assurer ce travail.

11 Des salariés moins tendus

Autre bénéfice d'une externalisation d'inventaire : soulager les salariés des tensions inhérentes à la réalisation de ce moment inévitable. Les équipes salariées peuvent ainsi se concentrer sur leur métier et cela peut également éviter de fermer le magasin, les équipes de spécialistes s'installant bien souvent au plus près des stocks et sans gêner le travail des salariés.

12 Maîtrise des coûts cachés

Argument de poids en faveur de l'externalisation d'inventaire, la maîtrise des coûts cachés : l'entreprise indépendante et spécialisée en inventaires s'occupe alors de la gestion des intérimaires et du personnel permanent, des heures supplémentaires et du temps de récupération, du manque à gagner en cas de vols... Le rapport rendu est alors plus impartial et plus sûr (notamment en cas de vols en interne, qui mettent toujours les entreprises mal à l'aise).

13 Impartialité en cas d'événement majeur

La nécessité d'impartialité est également très importante, notamment en cas de fusion-acquisition. Pour Frédéric Giancarli, avocat associé au cabinet Debussy-Giancarli-Chevalier, "il est fréquent (en cas de fusion-acquisition, NDLR) qu'un prix provisoire soit payé au closing de l'opération, avec un ajustement du stock réel après inventaire". L'externalisation est alors fortement "requise" plus que choisie, pour des raisons évidentes d'intégrité et d'équité.

Faire appel à des spécialistes indépendants pour réaliser son inventaire est une riche idée pour les entreprises. Externaliser rime alors avec fiabilité, soulagement des salariés, maîtrise des coûts cachés et impartialité...