DossierLes contrôles internes et externes, mode d'emploi pour les directions administratives et financières

5 - Le contrôle Urssaf, un incontournable à traiter en audit

Suscitant souvent des appréhensions, le contrôle Urssaf est un moment qui tend à devenir de plus en plus pédagogique et non plus seulement répressif. D'autant plus si l'entreprise s'y est préparée.

Chaque année, 90 000 à 100 000 entreprises sont contrôlées, selon l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale (Acoss). Toutefois, ce chiffre est loin de l'objectif affiché : contrôler la totalité des entreprises tous les trois ans. Pourtant, l'appréhension persiste à la réception de la notification d'un contrôle Urssaf, peut-être trop facilement comparé au contrôle fiscal. La cause de cette crainte : les PME ne bénéficient pas toujours de l'expertise RH nécessaire pour maîtriser les subtilités du Code de la sécurité sociale. Et selon une étude du cabinet de conseil Atequacy ⁽¹⁾, c'est dans 19 % des cas au Daf qu'incombe la tâche d'assurer l'interface avec l'inspecteur Urssaf, et dans 20 % des cas au directeur paie. Pour que la visite de l'inspecteur dans les locaux de l'entreprise soit la moins gênante possible pour les employés, il est important qu'il n'ait qu'un seul interlocuteur, une fois le premier rendez-vous avec le dirigeant passé.

Préparer l'entreprise

Pour arriver à instaurer un dialogue, pas de recette miracle : le contrôle doit être préparé au fil de l'eau. " Les dossiers délicats doivent être rangés à part, souligne Laurent Dussert, de façon à ce que, le jour de la réception de la notification, il n'y ait plus qu'à finir de constituer les dossiers et à relire ceux qui posent problème pour préparer les réponses à apporter à l'inspecteur. " Il est donc essentiel de bien exploiter la période de deux à trois semaines qui s'écoule entre la réception de la notification et la venue du contrôleur.

Bulletins de salaires, bilans, comptes de résultats, justificatifs de frais de déplacement, conventions collectives, accords d'entreprise, détail des frais généraux des trois dernières années font partie de la liste des documents à fournir jointe à la notification. "Tout doit être préparé en amont, car l'interlocuteur choisi doit savoir si certains documents ne sont pas accessibles pour en informer le contrôleur le plus tôt possible, explique Laurent Dussert (Atequacy). Sinon, il y a un risque de promettre des documents et de devoir ensuite se rétracter, ce qui est à éviter. "

Des régimes de cotisations complexes

Parmi les législations complexes qui font l'objet d'une attention particulière lors du contrôle, on trouve les dossiers impliquant des frais professionnels, des avantages en nature, des réductions Fillon, des heures supplémentaires défiscalisées ou encore des cadeaux d'affaires qui peuvent être assimilés à des rémunérations déguisées. Les voitures de fonction font aussi l'objet d'une grande attention de l'Urssaf. L'inspecteur s'intéressera également à la nuance entre salaire et honoraires en cas de recours régulier à un prestataire extérieur. Si la collaboration est très suivie, les honoraires pourront être assimilés à un salaire et donc soumis à cotisations. Des dispositions complexes, qui peuvent paraître très floues aux personnes non initiées. Et les inspecteurs Urssaf le savent bien : " Il ne faut pas hésiter à profiter de leur présence pour leur demander conseil sur un texte ou sur l'application d'un calcul", suggère Bénédicte Rattier (Becouze et associés).

En général, l'inspecteur ne passe pas plus de cinq jours dans une PME, phase que l'on appelle le contrôle sur place. Celui-ci consacre son temps à la collecte des documents, sur papier ou numériques, pour les étudier ensuite à son bureau. C'est la phase du contrôle sur pièces. Parmi les documents que l'inspecteur pourra demander : les actes constitutifs ou modificatifs de la société, les éventuels dossiers de licenciement et décisions prud'homales, les contrats de retraite supplémentaire et de prévoyance, et, bien sûr, les justificatifs de remboursement des frais de déplacement.

Certains secteurs attirent particulièrement l'attention des services de l'Urssaf, comme le bâtiment ou le travail temporaire. Car ce sont des domaines d'activité qui répondent à des législations complexes : frais professionnels, contrats multiples, allégements de charges... "La difficulté dans le secteur de l'intérim est que nous devons nous adapter aux différentes conventions collectives", précise Christian Defontaine, p-dg d'Assistra Intérim. Ces secteurs font partie du "ciblage" de l'Urssaf. Ce dernier est complété par un plan aléatoire qui permet de s'affranchir des critères pour ne pas créer d'inégalités entre les secteurs d'activité. Bien sûr, les entreprises qui ne se sont pas mises en conformité lors d'un précédent contrôle font souvent l'objet d'un deuxième contrôle trois ans après. La déclaration annuelle des données sociales est aussi une base de travail pour les quelque 1 500 inspecteurs Urssaf de France.

Tirer des leçons du contrôle

Au cours du contrôle, l'inspecteur peut demander des explications sur des points à éclaircir au fur et à mesure de l'avancée des vérifications. "A l'issue du contrôle, l'inspecteur adresse une lettre d'observations au chef d'entreprise, explique Jean-Marie Guerra, adjoint au directeur de la réglementation de l'Acoss. Celui-ci a 30 jours pour y répondre en apportant des éléments complémentaires pour justifier ces points." L'inspecteur devra ensuite adresser un nouveau chiffrage ou, le cas échéant, démontrer que les pièces apportées ne sont pas probantes et spécifier un motif.

" L'inspecteur dépose alors le PV de contrôle qui donnera lieu à une mise en demeure pour réclamer les cotisations, poursuit Jean-Marie Guerra. En cas de litige, l'entreprise est en droit de formuler un recours en saisissant la commission de recours amiable de l'Urssaf. " Une démarche qui ne concerne que 8 % des entreprises, selon l'étude Atequacy. Alors que dans sept cas sur dix, ce contrôle détecte une anomalie. Chaque année, l'Urssaf récupère environ 1,3 milliard d'euros et rend 200 millions d'euros aux cotisants.

Après un redressement de 10000 euros, Christian Defontaine en a tiré des conséquences quant au fonctionnement de son entreprise. "Notre redressement concernait des primes que nous croyions non assujetties alors qu'elles l'étaient. Depuis, nous demandons des justificatifs à nos clients qui nous affirment que certaines primes sont exonérées. " Mais aussi dans l'information aux salariés. " Nous organisons régulièrement des réunions d'information avec nos directeurs d'agence pour les sensibiliser et éviter ainsi la régularisation. Pour Assistra Intérim, ce contrôle Urssaf a vraiment été un audit gratuit. "

(1) Etude Atequacy Junior Essec Conseil, "Le contrôle Urssaf en question", juin 2012.