DossierLes contrôles internes et externes, mode d'emploi pour les directions administratives et financières
7 - Bien préparer le contrôle fiscal
L'avis de vérification modèle 3927 vient d'arriver au courrier. S'ouvre alors une période de de 15 à 20 jours qui doit être permettre de constituer une bonne documentation, laquelle renverse la charge de la preuve. Et outre le contenu, le support compte!
Votre entreprise est visée par un contrôle fiscal ? Entre la réception de l'avis et le début des opérations de vérification, vous disposez d'un délai de 15 à 20 jours. Durant cette période, le Daf, aux côtés de son comptable, doit rassembler tous les documents comptables et les registres obligatoires relatifs aux exercices vérifiés. Une attention particulière doit être portée aux éléments fondamentaux qui assurent la cohérence des données chiffrées par rapport à la situation réelle de l'entreprise : concordance d'ensemble des données comptables après arrêté et du rassemblement des feuilles de travail ; aspect formel du dossier ; bonne tenue des divers registres obligatoires...
" Une bonne documentation renverse la charge de la preuve ", rappelle maître Hervé Oliel, avocat spécialisé en fiscalité et partenaire du cabinet Wan Avocats. Par exemple, pour les frais de réception, si, sur les "notes", figurent le nom, la fonction du bénéficiaire et l'objet du déjeuner, l'opportunité de ces actions est présumée. Or l'inspecteur ne peut pas matériellement vérifier l'identité des personnes. Conclusion : si une note n'est pas complète, il convient de la remplir avant le premier rendez-vous en recoupant les agendas.
Il faut aussi identifier les "faiblesses" de l'entreprise et retirer des documents embarrassants ou confidentiels s'ils n'ont pas d'incidence comptable : négociation financière avec la banque, proposition de rachat d'une autre société...
Avant le premier rendez-vous, décider des supports...
Outre ces exigences relatives à la documentation, réfléchissez aux types de supports à remettre au vérificateur. Point incontournable : la comptabilité. Pour l'heure, vous avez le choix entre une remise papier ou une version dématérialisée. L'avantage de cette dernière, côté administration, est le gain de temps et une vérification de la cohérence globale facilitée. Côté contribuable, il s'agit de limiter la présence du vérificateur dans l'entreprise.
Mais accepter de fournir une version dématérialisée, c'est aussi prendre le risque que le vérificateur, persuadé de disposer de tous les éléments, se dispense de poser des questions. D'où des conclusions peut-être hâtives que vous ne pourrez combattre qu'après la fin de la vérification.
Carlos Fernandes, expert-comptable, commissaire aux comptes et dirigeant d'Amparo Conseil, précise que, souvent, le Daf accepte la remise dématérialisée. " Si sa comptabilité comporte des particularités techniques, c'est un mauvais calcul, sauf si, à la remise, on expose clairement les schémas comptables utilisés. Les outils informatiques d'étude de vraisemblance fonctionnent sur la base de standards. Or, quelle entreprise peut se targuer de rentrer dans les standards ? "
Et si la préférence du contribuable va à la dématérialisation, reste la question de la protection des données : mieux vaut un CD-Rom qu'une clé USB et un PDF qu'un fichier Excel.
