Frais professionnels : comment être en conformité ?

Comment être en conformité quand on émet 1000 notes de frais par mois ? Voici la problématique à laquelle est confrontée la société de facility management ISS France. « Les managers ont tendance à avoir le « clic » facile et à valider les notes de frais sans vérifier les documents. Et nous ne disposons pas des ressources nécessaires pour faire des contrôles complémentaires significatifs », raconte Philippe Hoarau, directeur de l'audit interne d'ISS France à l'occasion d'une table ronde organisée par SAP Concur le 13 avril 2023.

La solution : recourir à un logiciel d'audit de notes de frais (en l'occurrence celui de SAP) afin que 100% des notes de frais soient contrôlées et non plus 1% comme auparavant. « Désormais, seules les notes de frais conformes sont envoyées aux managers qui n'ont plus qu'à vérifier la réalité de la dépense professionnelles », rapporte Philippe Hoarau. De quoi s'assurer de ne payer que des frais professionnels réellement engagés. Une étude mondiale de l'Association of certified fraud examiners (ACFE) estime en effet que les fraudes représentent 5% du CA des entreprises.

Identifier les règles externes

Mais c'est avant tout pour être en conformité que Philippe Hoarau a décidé de s'équiper de cet outil. Cela est en effet important quand on sait que 15% des montants des redressements fiscaux sont liés aux frais professionnels (étude de l'ACFE). Avant de s'outiller, l'entreprise a fait appel à des experts EY pour connaître le risque Urssaf porté par l'entreprise. Cette visibilité est jugée importante par Philippe Hoarau.

La conformité exige en effet de s'assurer que les process internes soient en accord avec les exigences réglementaires. Et il faut pour cela bien connaître ces exigences. Aurélie Broussy Marchandon, avocate en droit social chez EY Société d'Avocats, conseille de suivre les évolutions des règles, et notamment celles édictées par le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale). « C'est un réel outil pour suivre la conformité externe », insiste-t-elle.

Un process interne bien huilé

C'est seulement une fois ces règles externes bien identifiées qu'il est possible de mettre en place un pilotage de la conformité interne afin de s'assurer que les process sont bien en conformité. Cyril Repussard, dirigeant fondateur de Mon Inspecteur et ex-inspecteur Urssaf avertit de ne pas oublier d'intégrer le service comptabilité. « Le contrôleur Urssaf analyse les éléments juridiques de la société, les éléments sociaux puis les éléments comptables. Il n'y a pas que la paye qui est impliquée », décrit-il. En effet, l'administration s'assure que n'apparaissent pas dans le fichier des écritures comptables des éléments qui pourraient être assimilés à de la rémunération.

Autre bonne pratique pour s'assurer d'être en conformité : être en capacité de fournir les justificatifs des notes de frais et surtout de démontrer le caractère professionnel de la dépense. « Les notes de frais doivent faire apparaître des motifs qui prouvent qu'il s'agit de dépenses professionnelles. Concernant les déplacements pour lesquels sont attribués des forfaits, même si des justificatifs ne sont pas exigés, il faut bien démontrer que le déplacement était professionnel », met en garde Cyril Repussard. Cela demande d'avoir un process bien huilé en interne, avec un bon archivage des pièces via un outil qui dispose des agréments nécessaires.

Soigner sa relation avec l'inspecteur

En cas de doute sur la conformité, l'ex-inspecteur Urssaf invite à s'en enquérir auprès de l'Urssaf. « Cela n'induira pas de contrôle », assure-t-il. Et on s'assure d'être réellement en phase avec les attendus de l'administration. Il est également possible d'organiser un audit à blanc si l'Urssaf n'est pas venue depuis longtemps. De quoi tester la conformité de ses process.

Cette conformité est d'autant plus importante que les montants des redressements sont significatifs, atteignant jusqu'à 6 chiffres. Même si Aurélie Broussy Marchandon annonce qu'il est possible de contester les redressements et de faire baisser leur montant. « Il y a parfois des problèmes d'incompréhension avec les inspecteurs, souvent parce que ce ne sont pas les bonnes personnes qui ont été alignées en interne », indique-t-elle. Il peut aussi y avoir des problématiques d'interprétation de la loi.

Quoi qu'il en soit, Aurélie Broussy Marchandon recommande de contester quand cela est possible, notamment pour se prémunir en cas d'un autre contrôle. « Si le contrôle suivant fait apparaître la même faute que précédemment, le montant du redressement est majoré », explique l'avocate qui constate que les inspecteurs Urssaf sont mieux formés et que les contrôles sont plus professionnalisés. « Les discussions sont facilitées », juge-t-elle.

En cas de contrôle à distance, Aurélie Broussy Marchandon incite à caler des rendez-vous téléphoniques avec l'inspecteur pour justement faire vivre le contrôle et garder un lien. « L'approche relationnelle avec l'inspecteur est à soigner, les équipes en face doivent être bien briefées », conclut-elle.