DossierLe risk management s'étend aux ETM

11 - [Méthodologie] La gestion des risques côté achats

En mars 2015, Jean-Claude Barberan, directeur achats de Sagemcom, livrait à nos lecteurs sa méthode pour gérer les risques associés à la fonction achats. Retour d'expérience. [Article publié le 03/03/2015]

Le printemps arabe, le tsunami, la crise ukrainienne... À la direction des achats de Sagemcom - un groupe électronique français qui vend notamment des boitiers connectés, des compteurs intelligents et autres micro-projecteurs en BtoB - Jean-Claude Barberan a essuyé l'ensemble des risques fournisseurs possibles liés à la géopolitique ou au climat. Une expérience pour le moins malchanceuse qui rappelle que toutes les précautions du monde ne suffisent pas toujours à éviter une crise, laquelle peut être liée à des événements en dehors de votre contrôle. "Le risque 0 n'existe pas mais nous pouvons et nous devons nous en approcher à travers des actions concrètes", souligne pour autant ce super acheteur, revenu de tout.

Invité à s'exprimer lors un événement sur la gestion de risque dans les achats organisé, fin février, par la business school ESCP Europe, il a exhorté son auditoire, composé d'acheteurs du privé et du public, à s'emparer de cet enjeu absolument majeur pour l'entreprise. En effet, et ainsi qu'il l'a rappelé, les risques encourus par cette dernière en lien avec les achats sont nombreux (nommons parmi les sources possibles: la qualité, la stratégie et la finance ou bien les contrats et la loi)..., et parfois fatals. Pour les gérer et, en amont, s'en prémunir, Jean-Claude Barberan préconise, loin du flou des grandes théories, une approche pratico-pratique qui s'articule autour de trois grands axes.

1 - La sélection des fournisseurs

Chronologie oblige, tout effort de sécurisation des achats commence par apporter un soin particulier à la sélection des fournisseurs. Pour cela, Sagemcom a mis au point un process, qui se décompose en 7 étapes :

1- Faire signer un contrat de confidentialité au prospect;

2- Faire analyser ses finances;

3- Remplir une fiche d'information répondant à des questions précises. (Le prospect est-il certifié ISO? Est-il éthique...?). Sur cette base, le noter.

4- Lui faire signer un contrat relatif à la propriété intellectuelle;

5- Communiquer sur sa charte éthique;

6- Rentrer dans une phases de négociations techniques;

À ce stade, les candidats au contrat n'ayant pas été éliminés peuvent être compilés dans une "shortlist". Pour la réduire au seul nom de l'heureux élu, il reste une dernière étape :

7 - Faire faire un audit qualité évaluant tant les process de production que la capacité à faire de la R&D.

Un point important : si le process est clair, précis, il n'est pas figé au point de ne pas permettre à la direction des achats une certaine agilité. "Il nous arrive de faire passer une étape avant une autre", indique Jean-Claude Barberan. Qui explique cela par un impératif lié à son secteur d'activité : "faire au plus vite pour réduire le time to market'.

2 - Formation et audits

Toute réponse aux questions qui peuvent se poser à un acheteur dans l'urgence d'une crise imminente n'est pas nécessairement couchée dans une feuille de route prête à l'emploi. D'où la nécessité d'avoir de "bons réflexes", comme Jean-Claude Barberan le souligne. Loin d'être innés, ils doivent être cultivés.... C'est pourquoi Sagemcom a fait appel à un prestataire extérieur pour proposer une formation de deux jours qui fait la part belle aux simulations de crise. Preuve que la gestion de crise n'est pas l'affaire du seul directeur d'achats, sur 1000 collaborateurs présents sur le site Sagemcom de Rueil-Malmaison, non moins de 200 personnes ont pu en profiter.

"Les audits sont de formidables outils de risk management", affirme Jean-Claude Barberan. Une conviction qui s'accompagne d'actions.... 20 à 30 fois par an, Sagemcom audite ses fournisseurs avec une attention particulière sur trois points : l'éthique, l'environnement et la RSE.

3 - Créer une cellule de crise

L'ensemble de ces mesures soulignent la place privilégiée qu'occupent les achats dans l'organigramme de l'entreprise. "Chez Sagemcom, ils représentent 70% du CA", indique, de fait, Jean-Claude Barberan. Qui doit au caractère crucial de sa fonction une place au sein du comité de direction qui devient, quand la conjoncture l'exige, cellule de crise...