Facturation électronique : quels changements pour les PME au 1er septembre 2026 ?

Si au 1er septembre 2026, les PME ne seront pas tenues d'émettre leurs factures par voie électronique, l'obligation de réception leur est applicable. Mode de transmission ou nouveaux formats de facture : des changements sont à venir. Et des décisions à prendre.

Publié par Pitney Bowes le 13 déc. 2023 - mis à jour à 11:50 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Précisé dans le projet de loi de finances pour 2024, le nouveau calendrier relatif à la facturation électronique entre entreprises comporte deux grandes étapes. La première, au 1^er septembre 2026, prévoit une obligation de réception pour toutes les entreprises. A cette même date, l'obligation d'émission et d'e-reporting ne concernera que les grandes entreprises, les ETI et les groupes TVA. Ainsi, au 1^er septembre 2026, les PME ne seront pas tenues d'émettre mais devront « obligatoirement réceptionner les factures électroniques « des grands fournisseurs d'énergie et de téléphonie notamment, sauf si ces prestataires ne sont pas français » éclaire Grégory Haastrup, ingénieur commercial avant-vente Pitney Bowes. La facture électronique fera donc souvent son entrée au sein des PME via les services généraux. Avec quelles conséquences ?

Réception des factures électroniques : quels changements pour les PME ?

Portail public, OD ou PDP, la transmission des factures se fera par l'intermédiaire d'une plateforme dédiée. « C'est aux entreprises de faire ce choix, il devrait se faire logiquement et en conclusion de l'étude/cartographie à réaliser en interne. Pour la majorité des entreprises le choix se portera néanmoins vers les plateformes les plus souples et les plus permissives, réglementairement parlant, soit les PDP. Les Opérateurs de Dématérialisation seront de très bonnes alternatives pour les clients qui ont une très grande maitrise de leur flux » indique Stéphane Crespo, ingénieur commercial avant-vente Pitney Bowes.

De plus « Ces factures ne seront pas dans les formats classiques, comme le papier ou le PDF. Les PME devront, si elles-mêmes n'ont pas opté pour une PDP, se connecter sur la plateforme de chaque fournisseur, récupérer chaque facture qui sera soit sous format Factur-X, UBL ou CII, puis la traduire dans un format acceptable pour leurs process internes » décrit Grégory Haastrup.

Troisième implication, le e-reporting. Tant le réceptionnaire que l'émetteur doivent communiquer à l'administration fiscale de l'information sur le devenir de la facture, à savoir la mise en paiement pour le premier, le paiement pour le second. Là encore deux chemins sont possibles : via plateforme publique de facturation ou via PDP.

Dépasser l'exigence de conformité permet d'évacuer certains risques

Si la PME ne pense qu'à se conformer aux obligations, elle aura tendance à penser sa facturation électronique en étapes : 2026 réception, 2027 émission. « C'est une fausse bonne idée : il faut avoir une vision globale des factures entrantes et sortantes. La volumétrie est le critère qui permet d'opter ou non pour une solution automatisée, une PDP » pointe Stéphane Crespo. « Aborder l'ensemble des factures permet de cerner tous les cas d'usage, de définir les besoins au regard des process métiers et des clients. Cela guide le choix de la PDP », poursuit Grégory Haastrup. Et d'alerter : « Dissocier les briques, en scindant par exemple comptabilité fournisseurs et comptabilité clients, c'est risquer de rentrer dans un schéma contraint et non évolutif, alors qu'il faut rechercher du sur-mesure ».

Le report même de la réforme « peut pousser à ralentir les travaux préparatoires voire à les différer. Mais ne pas se mettre en ordre de marche revient à prendre le risque de ne plus être payé ou de ne plus être livré, avertit Stéphane Crespo. Même pour une société à structuration simple, environ quatre mois sont nécessaires entre le lancement des travaux et le déploiement de la PDP »

Anticiper pour un vrai ROI

Limiter son approche de la facturation électronique à la seule conformité, c'est aussi occulter que sa mise en place (si elle s'appuie sur une PDP efficace) permet un meilleur contrôle, un meilleur flux et un archivage optimisé. « D'où une baisse des coûts de traitement. C'est rarement identifié car les coûts cachés sur les factures entrantes ne sont pas calculés, relèveGrégory Haastrup. Chez Pitney Bowes, nous avons mené une étude : dans un schéma classique et en intégrant au raisonnement une part du salaire des fonctions impliquées ou encore le temps requis par le circuit de validation, le coût global de traitement d'une facture entrante est en moyenne de 12 euros. Recourir à une PDP entraine entre 50 à 90% de réduction selon la maturité des process envisagés ».

Autre point à avoir en tête : on compte 7 millions d'entreprises contre 30 à 40 futures PDP. A trop attendre, les PME se retrouveront en file d'attente. Mais, bonne nouvelle, une fois installée, la PDP absorbera, en toute transparence pour l'entreprise cliente, les évolutions à venir, dont celle qui s'annonce au niveau européen avec la directive VAT in the digital age" (VIDA) pour « TVA à l'ère du digital ».

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